Изменение фамилии сотрудника — распространенная кадровая процедура, которая чаще всего происходит в связи с вступлением в брак или его расторжением․ Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), многие работники сохранили бумажный вариант, поэтому работодатели обязаны вести его корректно․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить смену фамилии в бумажной трудовой книжке, какие документы для этого нужны и как избежать типичных ошибок․
Нормативная база и общие правила
С сентября 2021 года действуют новые правила заполнения трудовых книжек, утвержденные Минтрудом․ Согласно им, а также п․ 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225), изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится на основании:
- Паспорта (с новыми данными);
- Свидетельства о браке или о расторжении брака;
- Свидетельства о перемене имени (фамилии, отчества);
- Свидетельства о рождении․
Важно помнить, что для сотрудников, начавших трудовую деятельность после 1 января 2021 года и не имеющих предыдущего стажа, бумажная трудовая книжка не оформляется — для них ведется только электронная форма․ Все процедуры по исправлению ошибок и изменению данных применяются исключительно к бумажным трудовым книжкам․
Кто и когда вносит запись?
Ключевое правило: запись об изменении фамилии делает работодатель, у которого специалист работает на момент изменений․ Если работник сменил фамилию, работая в компании «А», а в трудовую книжку заглянул только в компании «Б», вносить изменения должна компания «А»․ Новый работодатель не имеет права вносить такие изменения за предыдущего работодателя․
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1․ Получение документов от работника
Работник, сменивший фамилию, должен написать заявление с просьбой внести изменения в кадровую документацию и трудовую книжку․ К заявлению он обязан приложить подтверждающие документы (паспорт, свидетельство о браке и т․д․)․
Шаг 2․ Издание приказа
Изменения в трудовую книжку вносятся на основании приказа (распоряжения) руководителя․ Документ составляется в произвольной форме, однако в тексте обязательно нужно указать, на основании каких документов вносится запись — это документы, приложенные к заявлению сотрудника, и само личное заявление․
Шаг 3․ Внесение записи на обложку трудовой книжки
Сама процедура изменения фамилии на титульном листе (обложке) выглядит следующим образом:
- Зачеркивание: Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия (имя, отчество или дата рождения, если они тоже изменились)․ Зачеркивать нужно так, чтобы старые данные легко читались․
- Вписывание новых данных: Рядом (или сверху/снизу, если на обложке мало места) записываются новые данные — новая фамилия․
- Ссылка на документы: На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, на основании которого внесены изменения․ Указываются номер и дата подтверждающего документа (например: «Фамилия изменена на Иванова на основании свидетельства о браке серии I-АБ номер 123456, выданного г․»)․
- Заверение: Уполномоченный работник кадровой службы заверяет внесенные изменения своей подписью и печатью компании (при ее наличии)․
Шаг 4․ Что делать, если на обложке нет места?
Бывают ситуации, когда на титульном листе не осталось свободного места для вписывания новой фамилии и заверяющей записи․ В таком случае запись можно внести либо в конце трудовой книжки (на свободных страницах раздела «Сведения о работе»), либо отобразить во вкладыше․ Вкладыш оформляется и вшивается в трудовую книжку в установленном порядке․
Особенности изменения фамилии во вкладыше
Если у работника есть вкладыш в трудовую книжку, изменение фамилии должно быть отражено и в нем․ Согласно п․ 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, во вкладыше запись об изменении фамилии делается в том же порядке, что и в саму трудовую книжку: старая фамилия зачеркивается одной чертой, вписывается новая, а на обложке вкладыша делается заверительная запись со ссылкой на документ․
Дополнительные действия кадровой службы
Внесение записи в трудовую книжку — это лишь часть процесса․ При смене фамилии сотрудника кадровику и бухгалтеру необходимо:
- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (изменение паспортных данных — существенное условие);
- Внести изменения в личную карточку работника (форма Т-2);
- Обновить данные в отчетности по сотруднику (СЗВ-ТД, ЕФС-1 и др․);
- Попросить работника предпринять действия для обновления своих данных в системах учета (например, на портале Госуслуг, в налоговых органах, банках и ПФР)․
Частые ошибки и как их избежать
- Полное замазывание или стирание старой фамилии․ Это грубое нарушение․ Прежняя фамилия должна оставаться читаемой, зачеркивать можно только одной тонкой чертой․
- Отсутствие ссылки на подтверждающий документ․ Без указания номера и даты свидетельства или паспорта запись будет недействительной․
- Внесение записи в раздел «Сведения о работе»․ Информация об изменении личных данных вносится только на титульный лист (обложку) или во вкладыш, но никак не в раздел со сведениями о работе (если только это не вынужденная мера из-за нехватки места на обложке)․
- Отсутствие печати и подписи кадровика․ Заверение записи обязательно, иначе она не имеет юридической силы․
Процедура изменения фамилии в трудовой книжке строго регламентирована, но не представляет большой сложности, если следовать правилам․ Главное — действовать на основании приказа, обязательно ссылаться на подтверждающие документы, зачеркивать старые данные одной чертой и заверять изменения подписью и печатью․ Аккуратность и внимательность кадровика гарантируют, что в будущем у сотрудника не возникнет проблем с подтверждением стажа при оформлении пенсии или на новом месте работы․