Перевод сотрудника с совмещения или внешнего совместительства на основное место работы требует правильного оформления в трудовой книжке (или электронном трудовом договоре). Ниже представлен подробный порядок действий, нормативные основания и типичные подводные камни, которые помогут избежать ошибок кадровикам и бухгалтерам.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 72.1) – регулирует порядок перевода и внесения записей в трудовую книжку.
• Постановление Минтруда России от № 69 «О ведении трудовых книжек» – содержит образцы записей и требования к их оформлению.
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О электронном трудовом книжке» – регламентирует ведение электронных трудовых книжек (ЭТК).

Когда требуется запись о переводе на основное место работы?

Запись делается в следующих случаях:

• Сотрудник ранее работал у данного работодателя как внешний совместитель (по совместительству) и теперь переводится на основную должность.
• Сотрудник был принят на работу по срочному трудовому договору, а затем договор переводится на неопределённый срок с изменением условий (основное место работы).
• Изменение условий трудового договора, при котором прежняя работа становится основной (например, сокращение числа совмещаемых должностей до одной).

Порядок оформления записи в бумажной трудовой книжке

1. Подготовка приказа – издаётся приказ о переводе сотрудника на основное место работы (форма Т-5 или аналогичная). В приказе указываются:
   • дата перевода;
   • новое структурное подразделение и должность;
   • условия труда (режим работы, оклад и т.д.).
2. Внесение записи в трудовую книжку – в разделе «Сведения о работе» делается запись следующего вида:

    2026 г. 21 мая Переведён на основное место работы в отдел продаж, должность менеджер по продажам (по приказу № 123 от ).
    

   Обязательно указываются:

   • дата записи (день, месяц, год);
   • наименование организации (если меняется);
   • структурное подразделение;
   • должность;
   • основание (номер и дата приказа).
3. Подпись и печать – запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.

Особенности оформления при электронной трудовой книжке (ЭТК)

С введением ЭТК порядок записи изменился, но суть осталась той же:

• Запись формируется в информационной системе работодателя и передаётся в ПФР через СЗВ-ТД.
• В поле «Тип записи» выбирается значение «Перевод» (или «Изменение условий трудового договора»).
• Обязательно заполняются подпункты:
  • Дата перевода;
  • Новое структурное подразделение;
  • Новая должность;
  • Основание (номер и дата приказа).
• После отправки СЗВ-ТД работник получает уведомление в личном кабинете на портале «Работа в России» и может проверить корректность записи.

Важно: при электронном ведении трудовой книжки не требуется физическая подпись и печать в книжке, но обязательна электронная подпись работодателя при формировании СЗВ-ТД.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на приказ – запись без номера и даты приказа считается неполной. Всегда указывайте реквизиты основания.
• Неправильная формулировка должности – используйте именно ту должность, которая указана в штатном расписании и приказе.
• Смешивание разделов – запись о переводе помещают в раздел «Сведения о работе», а не в «Сведения о награждениях» или «Сведения о профессии».
• Забыв об электронной трудовой книжке – если у сотрудника ведётся ЭТК, запись должна быть сделана только в электронном виде; дублирование в бумажную книжку не требуется и может привести к противоречиям.
• Несвоевременная передача данных в ПФР – СЗВ-ТД должна быть направлена не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа.

Рекомендации для кадровых служб

1. Создайте шаблон приказа о переводе на основное место работы, включающий все обязательные реквизиты.
2. Обучите сотрудников отдела кадров правильному заполнению трудовой книжки и формированию СЗВ-ТД.
3. Периодически проводите внутренний аудит записей в трудовых книжках (бумажных и электронных) на предмет соответствия законодательству.
4. При переходе на ЭТК настройте интеграцию вашей кадровой системы с ПФР (через СЗВ-ТД) чтобы минимизировать ручной ввод данных.
5. Храните копии приказов и личных карточек сотрудников в течение 50 лет, как требует законодательство.

Правильное оформление записи о переводе на основное место работы – важный элемент кадрового документооборота, который обеспечивает легальность трудовой деятельности сотрудника и защищает интересы обеих сторон трудового отношения. Соблюдение установленного порядка, внимание к деталям (дата, номер приказа, точная формулировка должности) и своевременная передача данных в ПФР позволяют избежать штрафов, споров и недоразумений в будущем.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, перевод внешнего совместителя с сохранением стажа или перевод при реорганизации организации), рекомендуется обратиться к актуальным разъяснениям Роструда или проконсультироваться с юристом, специализирующимся на трудовом праве.