Важность правильного оформления. Смена фамилии (по причине брака, развода, решения суда и т.п.) требует корректного внесения изменений в трудовую книжку. Ошибки в этом документе могут привести к штрафам для работодателя и осложнить получение пенсии, соц‑пособий и других государственных выплат.

Правовая база

• Постановление Минтруда России от № 69 – Инструкция по заполнению трудовых книжек (п. 2.3).
• Пункт 26 Правил ведения трудовых книжек – изменение записей о ФИО и дате рождения производится на основании официальных документов.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 80, 81) – работодатель обязан вести и своевременно обновлять трудовую книжку.

Согласно вышеуказанным нормативным актам, изменения в трудовой книжке вносятся на основании одного из следующих документов:

1. Паспорт (при изменении ФИО в нем);
2. Свидетельство о браке (при смене фамилии после замужества/женитьбы);
3. Свидетельство о разводе (при возврате прежней фамилии);
4. Свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества (выданное органом ЗАГС);
5. Судебное решение об изменении ФИО.

Какие документы нужны сотруднику

Порядок действий

Действия сотрудника

1. Получить новый паспорт (или иной документ, подтверждающий изменение ФИО).
2. Составить заявление в свободной форме:

    «Прошу внести изменения в трудовую книжку в связи с изменением фамилии (имени, отчества) на основании
    (указать документ: паспорт № ___ от ___, свидетельство о браке № ___ от ___).»
    

3. Подать заявление и копии документов в отдел кадров.

Действия работодателя (кадровика)

1. Проверить подлинность предоставленных документов.
2. Сформировать приказ о внесении изменений в трудовую книжку (пример приказа см. ниже).
3. Внести запись в трудовую книжку:
   • На ьной странице (или на оборотной стороне обложки) зачеркнуть прежнюю фамилию одной чертой.
   • Рядом (или сверху) написать новую фамилию, указать дату внесения и подпись руководителя.
4. Обновить электронные кадровые системы (ЛНА, ТК‑1, ТК‑2, СФР и др.).
5. Внести изменения в личную карточку сотрудника, трудовой договор, штатное расписание, справки и др.
6. Сохранить копию приказа и скан‑копию внесённой записи в личном деле.

Пример приказа

Приказ № ___
от «__» __________ 2026 г.

О внесении изменений в трудовую книжку

В соответствии с пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек,
на основании паспорта № ___ от «__» __________ 2026 г.,
приказываю:

Внести в трудовую книжку сотрудника Иванова Ивана Петровича (трудовая книжка № ___) запись:
 «Фамилия: — Иванов — Иванова (с )».
Указать в записи номер и дату документа‑основания (паспорт № ___ от «__» __________ 2026 г.).
Оформить запись в электронных кадровых системах.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров.

Глава организации ____________
(подпись) ____________

Образец записи в трудовой книжке

Запись делается одной чертой (не стирается), после чего в свободном месте указывается новое ФИО, дата и подпись.

Оформление в электронных системах

• В системе Личный Налоговый Аккаунт (ЛНА) – изменить ФИО в разделе «Персональные данные».
• В системе СФР (Система Фондов России) – внести корректировку через форму «Изменение персональных данных».
• В корпоративных HR‑системах (1С:Зарплата, SAP HR и др.) – обновить профиль сотрудника, указав номер и дату документа‑основания.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять фамилию в трудовой книжке, если она уже изменена в паспорте?

Да. Трудовая книжка – официальный документ, отражающий данные, указанные в паспорте. Несоответствие может стать причиной отказа в пенсионных выплатах.

Можно ли просто написать новую фамилию без зачеркивания старой?

Нет. По инструкции (п. 2.3) требуется зачеркнуть прежнюю запись одной чертой и указать новую фамилию рядом.

Как быстро вносится запись?

Запись должна быть внесена в течение трёх рабочих дней после получения заявления и подтверждающих документов.

Что делать, если трудовая книжка уже заполнена полностью (нет свободных страниц)?

Запись вносят на внутренней стороне обложки (вкладке) книжки, указав номер и дату документа‑основания.

Нужно ли менять фамилию в других документах (трудовой договор, справка 2‑НДФЛ и т.п.)?

Да. После изменения в трудовой книжке необходимо обновить все кадровые документы, иначе могут возникнуть несоответствия при проверках ФНС, Пенсионного фонда и др.

Последствия несвоевременного изменения

• Штраф для работодателя – до 5 000 руб. (п. 13.2.1 КоАП РФ).
• Отказ в получении пенсионных баллов, выплаты пособий.
• Усложнение при оформлении заграничного паспорта, виз и др.

Смена фамилии в трудовой книжке – процесс, требующий четкого соблюдения нормативных требований. Ключевые моменты:

• Собрать оригиналы и копии официальных документов, подтверждающих изменение ФИО.
• Подать заявление сотрудника и оформить приказ работодателя.
• Внести запись в бумажную трудовую книжку, соблюдая правила зачеркивания и подписи.
• Обновить все электронные и бумажные кадровые документы.
• Контролировать сроки – запись должна быть сделана в течение трех рабочих дней.

Тщательное соблюдение этих шагов позволит избежать штрафов, сохранить правовую чистоту трудовой истории и обеспечить корректный расчет будущих социальных выплат.

Дата актуализации: