Изменение фамилии, распространенная кадровая процедура, с которой регулярно сталкиваются работодатели. Чаще всего это происходит после вступления в брак, однако причины могут быть и иными (расторжение брака, смена имени по личному заявлению). Важно понимать, что кадровику необходимо не только грамотно внести изменения в саму трудовую книжку, но и обновить данные в сопутствующих документах. В данной статье мы подробно разберем, как выглядит образец записи об изменении фамилии в трудовой книжке, какие документы для этого требуются и как действовать по новым правилам.
Нормативная база
С 1 сентября 2021 года действует Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от № 320н. Именно этот документ регламентирует, как правильно вносить изменения в сведения о работнике. Образцы записей актуальны на 2024–2026 годы и базируются именно на этих правилах.
Основания для изменения фамилии
Кадровый специалист не имеет права вносить изменения в трудовую книжку со слов работника. Для этого необходимы официальные подтверждающие документы. Согласно п. 30 Порядка № 320н, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится на основании:
- Паспорта (с уже измененными данными);
- Свидетельства о регистрации брака (самая частая причина);
- Свидетельства о расторжении брака;
- Свидетельства о перемене имени;
- Свидетельства о рождении.
Работник должен предоставить как документ, подтверждающий сам факт изменения фамилии (например, свидетельство о браке), так и документ, удостоверяющий личность с новыми данными (паспорт).
Пошаговая инструкция: как изменить фамилию в трудовой книжке
Алгоритм изменения персональных данных работника в трудовой книжке достаточно прост, но требует внимательности.
Шаг 1. Получение документов от работника
Работник предоставляет в отдел кадров заявление с просьбой о внесении изменений и прикладывает к нему подтверждающие документы (паспорт, свидетельство о браке и т.д.).
Шаг 2. Внесение записей на внутренней стороне обложки
Изменения вносятся на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Это связано с тем, что именно эта часть бланка предназначена для внесения информации о документах, на основании которых меняются личные данные.
- Прежняя фамилия зачеркивается одной тонкой чертой (так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое).
- Рядом (сверху или на свободном месте) пишется новая фамилия.
- На внутренней стороне обложки указываются ссылка на документ, его номер, дата и орган, выдавший документ.
- Ниже ставится подпись уполномоченного лица (работника отдела кадров или работодателя) и печать (при наличии).
Шаг 3. Внесение изменений в другие кадровые документы
Помимо трудовой книжки, необходимо обновить информацию в:
- Личной карточке формы Т-2;
- Трудовом договоре (оформляется дополнительное соглашение);
- Штатном расписании;
- Учетных и расчетных документах бухгалтерии (лицевой счет, расчетные документы).
Образец записи об изменении фамилии работника
На внутренней стороне обложки трудовой книжки запись должна выглядеть следующим образом:
Фамилия «Иванова» изменена на «Петрова» на основании свидетельства о заключении брака серии I-МП № 123456, выданного Ленинским отделом ЗАГС г. Москвы г.
Ниже ставится подпись инспектора отдела кадров и печать организации.
Особый случай: смена фамилии работодателя (ИП)
Ситуация, когда меняет фамилию не работник, а сам работодатель, индивидуальный предприниматель, регулируется отдельно. Нужно ли вносить запись в этом случае? Да, нужно.
Если ИП сменил фамилию, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки (отдельной строкой) делается следующая запись:
«Фамилия работодателя Иванов с изменена на Смирнов».
При этом в графе 4 проставляется основание переименования — указываются реквизиты свидетельства о перемене имени (либо свидетельства о заключении/расторжении брака): его дата, серия и номер.
Ответы на частые вопросы
Нужно ли зачеркивать старую фамилию на ьном листе?
Да, старая фамилия на ьном листе зачеркивается одной чертой, а новая пишется рядом. Заверяется это записью на внутренней стороне обложки.
Что делать с электронной трудовой книжкой (ЭТК)?
В электронной трудовой книжке изменения фамилии вносятся автоматически работодателем при подаче отчетности в Пенсионный фонд (форма ЕФС-1). Кадровику необходимо своевременно передать новые данные в бухгалтерию для корректного заполнения отчета.
Можно ли вносить изменения со слов работника без документов?
Категорически нет. Изменение персональных данных допускается только на основании официальных документов со ссылкой на их номер, дату и выдавший орган.
Внесение записи об изменении фамилии в трудовую книжку — процесс строго регламентированный. Главное правило — всегда требовать оригиналы подтверждающих документов, аккуратно зачеркивать старую фамилию, писать новую и обязательно оставлять ссылку на документ-основание на внутренней стороне обложки с заверением подписью и печатью. Использование актуальных образцов заполнения (в соответствии с Приказом Минтруда № 320н) позволит избежать кадровых ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции.