Изменение фамилии сотрудника – одно из самых распространённых кадровых действий, требующее точного оформления в трудовой книжке. Неправильная запись может привести к спорам при подтверждении трудового стажа, получении пенсии или при оформлении социальных выплат. Ниже представлен подробный руководство, основанное на действующем законодательстве и практических рекомендациях кадровых специалистов.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» – пункт 38 регулирует внесение изменений в сведения о работнике.
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения» – уточняет, что записи о изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения производятся одной чертой зачёркивания прежних данных и внесения новых.
• ФЗ № 432-ФЗ от «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – требует достоверности сведений в трудовой книжке для назначения пенсии.

Согласно пункту 38 Правил, при изменении фамилии (имени, отчества, даты рождения) в трудовой книжке:

1. Одной чертой зачёркивается прежняя запись;
2. Сразу под зачёркнутой строкой пишутся новые данные;
3. В поле «Основание» указываются документы, на основании которых внесено изменение (номер, дата, орган, выдавший документ).

Какие документы служат основанием для записи?

Запись о смене фамилии делается на основании любого документа, подтверждающего факт изменения личных данных. Наиболее типичные варианты:

• Свидетельство о браке (изменение фамилии при вступлении в брак);
• Свидетельство о расторжении брака (развод) – если фамилия возвращается к девичьей или меняется иным образом;
• Свидетельство об изменении фамилии (выдаётся органами ЗАГС по заявлению гражданина);
• Паспорт гражданина РФ (новый паспорт с изменённой фамилией);
• Иные документы, подтверждающие изменение имени (например, решение суда о перемене имени).

В поле «Основание» обязательно указываются:

• Наименование документа;
• Серия и номер;
• Дата выдачи;
• Наименование органа, выдавшего документ (например, отдел ЗАГС г. Пушкино).

Пошаговая процедура внесения записи

1. Получение документов от сотрудника. Сотрудник предоставляет оригинал (или заверенную копию) документа, подтверждающего изменение фамилии, а также заявление с просьбой внести изменения в трудовую книжку.
2. Подготовка приказа (распоряжения) руководителя. Хотя форма приказа не регламентирована строго, в нём необходимо указать:
   • На основании какого документа производится изменение;
   • ФИО сотрудника до и после изменения;
   • Дата внесения записи;
   • Ответственное лицо (кадровик, бухгалтер).
3. Зачёркивание старой записи. Одной тонкой чертой (лучше чёрной пастой) зачёркивается прежняя фамилия (и, при необходимости, имя, отчество, дата рождения) в соответствующем разделе трудовой книжки.
4. Внесение новых данных. Сразу под зачёркнутой строкой пишутся новая фамилия (и, если требуется, имя, отчество, дата рождения).
5. Указание основания. В колонке «Основание» прописывают реквизиты документа (пример: «Свидетельство о браке № 345611099 от , выдано отделом ЗАГС г. Пушкино»).
6. Подпись и дата. Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровика) и датой внесения.
7. Внесение аналогичной записи во вкладыш (если имеется). По пункту 38 Правил изменения должны быть отражены и во вкладыше трудовой книжки в том же порядке.

Образец записи в трудовую книжку (2026)

Ниже представлен типовой вариант оформления изменения фамилии после замужества. Запись делается в разделе «Сведения о работнике» (обычно первая страница трудовой книжки).

Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова

Основание: Свидетельство о браке № 345611099 от ,

выдано отделом ЗАГС г. Пушкино, и паспорт серии 46 № 06852985

выдан Правдинским ГОМ Пушкинского УВД Московской области.

При необходимости можно немного перефразировать, но обязательно сохранить:

Указание старой и новой фамилии;
Наименование документа, его номер и дату;
Наименование органа, выдавшего документ.


Особенности оформления во вкладыше
Если у трудовой книжки есть вкладыш (дополнительный лист для записи сведений о работе), то изменения фамилии необходимо внести и туда. Порядок тот же:

Зачёркиваем старую фамилию;
Записываем новую;
Указываем основание (тот же документ, что и в основной книжке).

Это обеспечивает полную идентичность данных в обеих частях документа и исключает расхождения при проверке.

Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие указания реквизитов документа. Запись типа «Фамилия изменена на основании брака» считается неполной и может быть оспорена.
Зачёркивание двумя или более линиями. Правила допускают только одну чертой; множественные зачёркивания могут быть признаны некорректными.
Запись в произвольном месте книжки. Изменения фамилии вносятся строго в раздел с личными данными (обычно первая строка).
Отказ от внесения изменения во вкладыш. Если вкладыш существует, игнорирование его приводит к несоответствию данных.
Использование не заверенных копий документов. Для основания достаточно заверенной копии, но лучше иметь оригинал для сверки.


Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли сделать запись только на основании паспорта?
Да. Паспорт с новой фамилией является достаточным основанием, однако рекомендуется также приложить документ, подтверждающий причину изменения (свидетельство о браке, о перемене фамилии и т.д.), чтобы избежать вопросов при проверке.
Нужно ли ставить печать организации рядом с записью?
Прямой необходимости нет, но многие кадровые службы ставят печать отдела кадров или подпись ответственного лица для дополнительной подтверждающей силы.
Что делать, если места для записи в трудовой книжке уже нет?
Согласно разъяснениям Минтруда, запись можно сделать в конце трудовой книжки (после последней записи о работе) или во вкладыше, указав, что это изменение личных данных.
Сроки внесения записи?
Нормативных сроков нет, но рекомендуется вносить изменения не позднее пяти рабочих дней после получения документов от сотрудника, чтобы обеспечить актуальность данных для начисления зарплаты, отпусков и других выплат.


Правильное оформление записи об изменении фамилии в трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота, обеспечивающий легитимность трудового стажа и защиту прав работника. Соблюдение пункта 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, указание полных реквизитов подтверждающего документа и аккуратное зачёркивание старой информации гарантируют, что запись будет признана действительной в любых инстанциях – от отдела кадров до Пенсионного фонда и суда.
Следуя представленному алгоритму и используя приведённый образец, кадровики и бухгалтеры смогут избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек сотрудников.