Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий факт работы гражданина, его стаж и опыт. С помощью трудовой книжки можно подтвердить стаж для назначения пенсии или социальных выплат. Несмотря на то, что с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные аналоги продолжают действовать и сохраняют свою важность. Ошибки в записях или нарушение процедуры выдачи могут привести к серьёзным проблемам как для работника, так и для работодателя.
Когда выдается трудовая книжка?
В соответствии с трудовым законодательством, трудовая книжка выдается работнику в двух основных случаях:
- При увольнении, в день прекращения трудового договора (в последний рабочий день).
- По письменному заявлению работника — в период работы для предоставления в органы социального страхования, для оформления пенсии и других целей (согласно ст. 62 ТК РФ).
Записи при увольнении: как оформить правильно
Самое ответственное мероприятие — это внесение записи при увольнении сотрудника. Формулировка записи зависит от основания прекращения трудового договора.
Увольнение по собственному желанию
Часто кадровики не могут разобраться с формулировкой записи в трудовую книжку при увольнении сотрудника по собственному желанию. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, запись должна точно соответствовать тексту Трудового кодекса РФ.
Правильный вариант записи в графе 3 раздела «Сведения о работе»:
«Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Употреблять устаревшие формулировки вроде «Уволен по собственному желанию» недопустимо.
Особенности для руководителей филиалов
Существуют свои особенности при заполнении трудовой книжки директора филиала, если на работу его принимает головное предприятие. В графе 3 в качестве лица, принимающего решение об увольнении или приеме, указывается руководитель головной организации, а сама запись вноситься на основании приказа головного офиса.
Выдача трудовой книжки в период работы
Если сотрудник предоставил при приеме на работу оригинал трудовой книжки и дубликат не требуется, работодатель обязан выдать оригинал по письменному заявлению. При этом важно помнить:
- Работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
- В этот срок работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю.
- При выдаче на время в самой книжке никаких дополнительных записей не делается. Факт выдачи фиксируется только в книге учета движения трудовых книжек (ставится подпись работника о получении и дата).
Задержка выдачи: судебная практика и последствия
Трудовая книжка является документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж сотрудника. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или не выдана вовремя, это лишает человека возможности трудоустроиться и получать доход.
Судебная практика показывает, что задержка выдачи документа строго карается:
- Изменение даты увольнения. Если работник обратился в суд с требованием признать трудовой договор расторгнутым и взыскать ущерб, причиненный задержкой выдачи трудовой, суд обяжет работодателя изменить дату увольнения на день фактической выдачи книжки.
- Взыскание неполученного заработка. Гражданин имеет полное право обратиться в суд с иском к бывшему работодателю о взыскании неполученного заработка за весь период задержки выдачи трудовой книжки.
Чтобы избежать таких последствий, если работник отсутствует в день увольнения, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат, электронная трудовая книжка. Переход на ЭТК означает, что все данные о стаже теперь хранятся в базе Пенсионного фонда России.
Однако бумажная трудовая не отменена полностью:
- Если сотрудник сохранил бумажный формат, работодатель ведет две книжки одновременно: электронную и бумажную.
- Если сотрудник перешел на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки с соответствующей записью о подаче заявления о переходе на электронный формат. Дальнейшие записи в нее не вносяться.
Запись при выдаче трудовой книжки, а также сама процедура передачи документа требуют от кадровика максимального внимания. Любая неточность в формулировке или нарушение сроков выдачи могут обернуться для компании серьезными финансовыми и юридическими потерями. Помните: правильное оформление — это гарантия защиты интересов как работника, так и работодателя.