Смена фамилии в связи с замужеством – одно из самых распространённых оснований для внесения изменений в личные данные работника. Чтобы трудовая книжка оставалась достоверным подтверждением стажа, необходимо правильно оформить запись о новой фамилии, сослаться на подтверждающие документы и издать соответствующий кадровый приказ. Ниже представлен подробный алгоритм действий, а также готовые образцы заявления, приказа и записи в трудовой книжке.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – требование о ведении трудовой книжки и внесении в неё изменений;
- Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
- Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (свидетельство о браке).
Согласно пункту 31 Инструкции по заполнению трудовых книжек, изменение фамилии работника оформляется на основании документов, подтверждающих факт смены личных данных (паспорт, свидетельство о браке и т.д.). В трудовой книжке делается запись с указанием реквизитов этих документов.
Какие документы нужны для изменения фамилии
- Заявление работника о внесении изменений в трудовую книжку (образец ниже);
- Паспорт гражданина РФ с новой фамилией (или заверенная копия);
- Свидетельство о заключении брака (оригинал или заверенная копия);
- Приказ о смене фамилии, изданный работодателем;
- Запись в трудовой книжке (в разделе «Сведения о работе» или на ьном листе, в зависимости от практики организации).
Важно: основанием для записи может служить как свидетельство о браке, так и паспорт с новой фамилием. На практике кадровики предпочитают ссылаться на свидетельство о браке, поскольку оно непосредственно подтверждает причину изменения фамилии.
Пошаговая процедура
- Получение документов от работницы. После свадьбы сотрудница предоставляет паспорт с новой фамилией и свидетельство о браке.
- Приём заявления. Работник пишет заявление на имя руководителя с просьбой внести изменения в трудовую книжку.
- Подготовка приказа. На основании заявления и представленных документов издаётся приказ о смене фамилии.
- Внесение записи в трудовую книжку. В соответствующем разделе делается запись о новой фамилии с указанием реквизитов подтверждающих документов.
- Обновление иных кадровых документов. Трудовой договор, личная карточка Form T-2, электронные базы и т.д. корректируются аналогичным образом.
- Ознакомление работника. Сотрудница подписывает приказ и получает копию записи в трудовой книжке.
Образец заявления о смене фамилии
Заявление
Ивановой Анне Сергеевне
отдел кадров
ООО «Ромашка»
г. Москва
Заявление
Прошу внести изменения в мою трудовую книжку в связи с изменением фамилии после замужества.
Прежняя фамилия: Иванова
Новая фамилия: Петрова
Дата изменения:
Основание: свидетельство о заключении брака № 45/2026 от , выданное отделом ЗАГС Центрального административного округа г. Москвы.
Прилагаю копии:
- паспорт гражданина РФ серии 45 06 № 123456 (новая фамилия);
- свидетельство о браке.
Подпись: ___________ /А.С. Петрова/
Образец приказа о смене фамилии
Приказ № 87
от г.
О внесении изменений в трудовую книжку работника в связи с изменением фамилии
На основании заявления работника Ивановой Анны Сергеевны (далее – работница) от г., представленного паспорта гражданина РФ серии 45 06 № 123456 и свидетельства о заключении брака № 45/2026 от г.,
Приказываю:
- Внести изменения в трудовую книжку работницы Ивановой Анны Сергеевны (новая фамилия – Петрова) в соответствии с представленными документами.
- Указать в трудовой книжке реквизиты подтверждающих документов: свидетельство о браке № 45/2026 от г., паспорт серии 45 06 № 123456.
- Ознакомить работницу с приказом под подпись.
- Отдел кадров обеспечить корректировку иных кадровых документов (трудовой договор, личная карточка Form T-2, электронные базы) в соответствии с новой фамилией.
Директор: _____________ /И.И. Иванов/
М.П.
Образец записи в трудовой книжке
Запись делается в разделе «Сведения о работе» (или на ьном листе, если организация ведёт такую практику). Ниже пример оформления:
– Изменение фамилии в связи с замужеством.
Новая фамилия: Петрова Анна Сергеевна
Прежняя фамилия: Иванова Анна Сергеевна
Основание: свидетельство о заключении брака № 45/2026 от г., выданное отделом ЗАГС ЦАО г. Москвы; паспорт гражданина РФ серии 45 06 № 123456.
Подпись работника: ___________ /А.С. Петрова/
Подпись ответственного лица отдела кадров: ___________ /С.В. Смирнова/
Примечание: если организация ведёт запись только на ьном листе, то туда вносятся те же данные, а в разделе «Сведения о работе» делается отметка «См. ьный лист».
Что ещё нужно учесть
- Сроки: законодательно не установлен конкретный срок для внесения изменений, однако рекомендуется оформить запись в течение 10 рабочих дней после получения документов от работницы.
- Хранение документов: копии паспорта и свидетельства о браке следует приобщить к личному делу работника и хранить в течение всего периода работы + 5 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к кадровому делопроизводству).
- Если работница меняет фамилию не впервые (например, после второго брака), процедура повторяется полностью: новое заявление, новый приказ, новая запись с указанием всех реквизитов.
- В случае, если работница не предоставила свидетельство о браке, но предоставила паспорт с новой фамилией, запись может быть сделана на основании паспорта, однако желательно запросить и свидетельство о браке для полноты подтверждения.
Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества – стандартная кадровая процедура, требующая внимательного отношения к документам и соблюдения установленного порядка. Следуя представленной инструкции и используя приведённые образцы заявления, приказа и записи, вы сможете оформить всё корректно, избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечить достоверность стажа работницы.
Помните: главная цель – сохранить непрерывность и достоверность сведений о трудовой деятельности, поэтому каждая запись должна быть подкреплена соответствующими документами и подписана ответственными лицами.