Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ С 2024 года в России активно вводится электронная трудовая книжка, хранящаяся в системе Социального фонда․ В статье мы разберём, кто обязан получать трудовую книжку (бумажную или электронную) при первом трудоустройстве, какие документы нужны и какие шаги следует выполнить․
Правовая база
Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом РФ (ст․ 70‑73) и Федеральным законом «О системе обязательного государственного социального страхования» от № 400‑ФЗ․ С 1 января 2024 года в действие вступил порядок оформления электронной трудовой книжки (ЭТК), которая заменяет традиционную бумажную форму в большинстве случаев․
Ключевые положения Трудового кодекса
- Трудовая книжка обязана вестись у каждого работника, который трудоустраивается в организации, где предусмотрено её ведение․
- Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после начала работы оформить запись в книжке․
- Сотрудник имеет право на получение копии записи, а также на перевод бумажной книжки в электронный формат․
Кто получает трудовую книжку впервые?
Трудовую книжку (бумажную или электронную) впервые получают:
- Граждане, впервые поступающие на работу после 18 лет (в России трудоспособный возраст начинается с 16 лет, но большинство работодателей требует 18 лет)․
- Студенты и выпускники, устраивающиеся на первую работу по специальности․
- Граждане, возвращающиеся из армии, учебных интернатов, интернатов для детей-сирот – при их первом официальном трудоустройстве оформляется новая книжка․
- Иностранные граждане и лица без гражданства, получившие разрешение на работу в РФ и подпадающие под действие Трудового кодекса․
- Работники, переходящие с временного (сезонного) труда на постоянную занятость – в этом случае также оформляется первая официальная трудовая книжка․
Электронная трудовая книжка
С 2024 года большинство новых работников получают ЭТК автоматически, если их работодатель подключён к системе «Электронная трудовая книжка» в Социальном фонде РФ․ При этом:
- Для получения ЭТК достаточно предоставить СНИЛС и паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)․
- ЭТК привязывается к персональному кабинету в Госуслугах и доступна в любой момент онлайн․
- Если работодатель не использует электронный формат, ему необходимо выдать бумажную трудовую книжку․
Какие документы нужны для оформления первой трудовой книжки?
Для оформления как бумажной, так и электронной трудовой книжки требуется набор документов, подтверждающих личность и право на трудовую деятельность:
Обязательные документы
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)․
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта)․
- Трудовой договор (или приказ о приёме на работу)․
- Справка о прохождении медицинского осмотра (при необходимости, например, для работ с вредными условиями)․
Дополнительные документы (по требованию работодателя)
- Военный билет (для мужчин, подлежащих воинскому учёту)․
- Документ об образовании (диплом, аттестат)․
- Свидетельство о браке/разводе (если требуется для расчёта налоговых вычетов)․
- Согласие на обработку персональных данных․
Пошаговая инструкция: как получить первую трудовую книжку
Шаг 1․ Подготовка документов
Соберите все перечисленные выше документы․ Убедитесь, что паспорт и СНИЛС находятся в актуальном состоянии․
Шаг 2․ Оформление трудового договора
Работодатель подписывает с вами трудовой договор․ В договоре указывается, будет ли использоваться бумажная или электронная трудовая книжка․
Шаг 3․ Регистрация в системе ЭТК (если применяется)
- Перейдите на портал Госуслуги и войдите в личный кабинет․
- В разделе «Электронная трудовая книжка» выберите пункт «Подключить ЭТК»․
- Введите СНИЛС и данные паспорта, подтвердите личность через SMS‑код․
- После подтверждения система автоматически создаст ваш электронный профиль в Социальном фонде․
Шаг 4․ Внесение первой записи работодателем
Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит запись о начале работы, указав:
- Наименование организации․
- Должность и код ОКДП (Общероссийский классификатор должностей)․
- Дата начала работы․
- Условия труда (полный/неполный рабочий день, сменный график и т․д․)․
Шаг 5․ Проверка записи
После внесения записи вы можете проверить её в личном кабинете Госуслуг (для ЭТК) или в бумажной книжке, получив её у работодателя․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кому не требуется оформлять трудовую книжку?
Трудовая книжка не требуется:
- Самозанятым и индивидуальным предпринимателям (их трудовая деятельность фиксируется в налоговых декларациях)․
- Работникам, нанятым на основании гражданско‑правового договора (например, договор подряда), если в договоре явно указано, что отношения не являются трудовыми․
Можно ли сразу получить электронную трудовую книжку, если работодатель работает только с бумажными?
Да․ По желанию сотрудника можно оформить ЭТК в личном кабинете Госуслуг, а затем попросить работодателя ввести запись в электронную систему․ При этом работодателю потребуется подключиться к сервису «Электронная трудовая книжка», что обычно делается через бухгалтерию․
Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?
Для исправления ошибки необходимо:
- Обратиться к работодателю с письменным заявлением о корректировке․
- Работодатель вносит исправление в течение 5 рабочих дней (в бумажной книжке – с помощью штампа «Исправление», в ЭТК – через систему)․
- Получить подтверждение исправления (копию записи или скриншот в личном кабинете)․
Можно ли перевести бумажную книжку в электронную?
Да․ Процедура называется «перевод в электронный формат»․ Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров, предоставляя скан копии бумажной книжки и свои персональные данные․ После проверки в Социальном фонде создаётся электронный профиль, а все записи копируются в ЭТК․
Первичная трудовая книжка – важный документ, фиксирующий начало профессионального пути․ С 2024 года большинство новых работников получает электронную трудовую книжку, что упрощает процесс учёта стажа и доступ к информации․ Чтобы избежать задержек и ошибок, следует заранее подготовить необходимые документы, внимательно ознакомиться с условиями трудового договора и, при необходимости, воспользоваться онлайн‑сервисами Госуслуг․
Помните: правильное оформление первой трудовой книжки гарантирует вам законные трудовые права, возможность получения пенсии и социальных льгот в будущем․
Дата публикации: 23 мая 2026 г․