Изменение фамилии – обычное явление в жизни, и оно неизбежно отражается на документах, включая трудовую книжку. Правильная процедура внесения записи об изменении фамилии в трудовую книжку важна для соблюдения трудового законодательства и поддержания актуальности кадровой документации. В этой статье мы подробно рассмотрим, как это сделать, какие документы необходимы и какие правила следует соблюдать.

Основания для внесения записи об изменении фамилии

Запись об изменении фамилии в трудовую книжку производится на основании следующих документов:

• Свидетельство о браке: При изменении фамилии в связи с вступлением в брак.
• Свидетельство о расторжении брака: При возвращении фамилии к девичьей или прежней фамилии после развода.
• Свидетельство о перемене имени (фамилии, отчества): При официальном изменении фамилии.
• Паспорт: Для подтверждения смены фамилии и других личных данных.

Документы, необходимые для внесения записи

Для внесения записи в трудовую книжку необходимо предоставить работодателю следующие документы:

Заявление сотрудника: Письменное заявление сотрудника о внесении записи об изменении фамилии. В заявлении необходимо указать старую и новую фамилии, дату изменения фамилии и документ, на основании которого происходит изменение.
Копия документа, подтверждающего изменение фамилии: Копия свидетельства о браке, свидетельства о расторжении брака или свидетельства о перемене имени (фамилии, отчества).
Копия паспорта: Копия страницы паспорта с фотографией и регистрацией.

Приказ руководителя (в некоторых случаях): В некоторых организациях для внесения записи об изменении фамилии может потребоваться приказ руководителя.

Процедура внесения записи в трудовую книжку

Получение заявления и документов от сотрудника: Работодатель должен получить от сотрудника заявление и необходимые документы.
Проверка предоставленных документов: Работодатель проверяет подлинность предоставленных документов.
Внесение записи в трудовую книжку: Запись об изменении фамилии вносится в трудовую книжку в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек.

• На обложке трудовой книжки: Старая фамилия зачеркивается, а над ней записывается новая фамилия, собственное имя и отчество, а также дата изменения фамилии.
• Во вкладыше трудовой книжки: Запись вносится в том же порядке, что и на обложке, с указанием номера и даты документа, на основании которого произошла смена фамилии.

Подпись работодателя: Запись об изменении фамилии подписывается работодателем (или уполномоченным им лицом).

Где вносить запись: в трудовую книжку или во вкладыш?

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовлений бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от N 225, запись об изменении фамилии может быть внесена либо в конце трудовой книжки, либо отображена во вкладыше. Оба варианта допустимы.

Образец записи в трудовой книжке

Вот пример записи в трудовую книжку об изменении фамилии:

На обложке:

Антонов И.И. -> Пшеницын И.И.

Во вкладыше:

Свидетельство о перемене имени № [Номер свидетельства] от [Дата выдачи свидетельства]

Важные моменты

• Сроки: Запись об изменении фамилии должна быть внесена в трудовую книжку в течение 10 календарных дней с момента получения документов от сотрудника.
• Ошибки: При внесении записи в трудовую книжку необходимо соблюдать аккуратность и точность. В случае обнаружения ошибки, ее необходимо исправить в течение 5 рабочих дней.
• Электронная трудовая книжка: Если в организации используется электронная трудовая книжка, запись об изменении фамилии вносится в электронном виде.

Правильное внесение записи об изменении фамилии в трудовую книжку – важная задача работодателя. Соблюдение установленной процедуры и требований законодательства позволит избежать проблем и обеспечить актуальность кадровой документации. В случае возникновения вопросов, рекомендуется обратиться к специалистам в области кадрового делопроизводства.