Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Иногда в ней требуется исправить или изменить запись об увольнении, например, когда:

• увольнение признано незаконным судом или трудовой инспекцией;
• изменена причина увольнения (например, с «сокращения штата» на «по собственному желанию»);
• выявлена ошибка в формулировке статьи ТК РФ, номер пункта или даты;
• необходимо оформить дубликат трудовой книжки в связи с потерей или повреждением оригинала.

Нормативная база

Основные документы, регулирующие порядок внесения изменений в трудовую книжку:

1. Приказ Минтруда России № 320н от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок 320н).
2. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 81, ст. 84.1, ст. 180).
3. Федеральный закон № 44‑ФЗ от «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в части требований к документам, подтверждающим стаж).
4. Письма и разъяснения Минтруда, Роструда и КонсультантПлюс (актуальные на 2026 г.).

Когда допускается изменение записи об увольнении?

Изменение записи допустимо только в случаях, когда первоначальная запись признана недействительной или содержит существенную ошибку, влияющую на права работника. К таким случаям относятся:

• Суд признал увольнение незаконным и восстановил работника на работе.
• Трудовая инспекция выявила нарушение процедуры увольнения (например, отсутствие уведомления, неправильное основание).
• В трудовой книжке ошибочно указана статья ТК РФ (например, вместо п. 2 ст. 81 написан п. 1 ст. 81).
• Изменена формулировка причины увольнения по соглашению сторон (например, с «сокращения штата» на «по соглашению сторон»).
• Трудовая книжка утрачена, повреждена или пришла в негодность – тогда оформляется дубликат, а не исправление оригинала.

Порядок внесения изменений

Согласно п. 12 Порядка 320н, изменение записи производится следующим образом:

1. Подготовка основания: получить документ, подтверждающий необходимость изменения (судебное решение, предписание трудовой инспекции, соглашение сторон, приказ об отмене увольнения и т.п.).
2. Определение места записи: изменения вносятся в тот же раздел «Сведения о работе», где находится ошибочная запись. Если запись полностью недействительна, её следует признать недействительной и внести новую запись ниже.
3. Заполнение граф:
   • Графа 1 – порядковый номер новой записи (последний номер в разделе + 1).
   • Графа 2 – дата увольнения (или дата восстановления, если увольнение отменено).
   • Графа 3 – формулировка, соответствующая основанию (например: «Уволен по сокращению штата работников организации, п. 2 ст. 81 ТК РФ» или «Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ»).
   • Графа 4 – ссылка на приказ или решение, которым произведено изменение (например: «Приказ № 123 от об отмене приказа об увольнении № 45 от »).
4. Подпись и печать: запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печатью организации.
5. Уведомление работника: работник должен быть ознакомлен с внесенным изменением под роспись.

Пример исправления записи

Исходная запись (ошибочная):

Уволен по сокращению штата работников организации, п. 1 ст. 81 ТК РФ Приказ № 45 от 

После признания увольнения незаконным и восстановления работника:

Уволен по собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ Приказ № 123 от (отмена приказа № 45 от )

Примечание: если увольнение полностью отменено и работник восстановлен, в графе 3 указывается формулировка восстановления (например: «Восстановлен на работе по решению суда № 2‑123/2026 от »).

Когда лучше оформить дубликат?

Согласно п. 30 Порядка 320н и разъяснениям КонсультантПлюс, дубликат трудовой книжки выдается, если:

• оригинальная книжка утрачена, украдена или пришла в негодность;
• в книжке содержится запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, и работник требует дубликат вместо исправления;
• количество исправлений делает оригинал трудночитаемым (например, более трех исправлений подряд).

При выдаче дубликата в него переносятся все верные записи из оригинала, за исключением тех, которые признаны недействительными. Дубликат заверяется печатью организации и подписью ответственного лица.

Ответственность за ошибки

Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь:

• административную ответственность должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ – штраф от 1 000 до 5 000 руб.);
• civile‑правовые последствия: работник может требовать компенсации морального вреда и возмещения ущерба, связанного с невозможностью подтвердить стаж;
• проблемы при назначении пенсии и социальных выплат.

Поэтому важно тщательно проверять основания для изменения, соблюдать формулировки и своевременно вносить записи.

Практический чек‑лист для кадровика

• Получить документ‑основание (судебное решение, предписание, соглашение).
• Убедиться, что изменение допустимо по закону (незаконное увольнение, ошибка в статье, изменение причины по соглашению).
• Определить, нужно ли исправлять запись или оформлять дубликат.
• Подготовить новую запись согласно графам 1‑4 Порядка 320н.
• Внести запись в трудовую книжку, заверить подписью и печатью.
• Ознакомить работника с изменением под роспись.
• Сделать копию измененной страницы для личного дела работника.
• При необходимости подготовить запрос на выдачу дубликата и оформить его в соответствии с п. 30 Порядка 320н.

Изменение статьи увольнения в трудовой книжке – процедура, требующая строгого соблюдения нормативных актов и внимательного отношения к деталям. Правильное оформление не только защищает права работника, но и минимизирует риски для работника и организации. При сомнениях всегда целесообразно обращаться за консультацией к юристу или специалисту по трудовому праву, а также пользоваться актуальными справочно‑правовыми системами (КонсультантПлюс, ГАРАНТ).