Трудовая книжка – один из основных документов, фиксирующих трудвующую деятельность сотрудника. После увольнения вопрос о сроках её хранения часто вызывает множество вопросов у работодателей и самих работников. В этой статье подробно разберём, какой срок хранения установлен законодательством, какие нюансы следует учитывать и как правильно оформить процесс выдачи и последующего хранения.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 841) и Постановлению Правительства РФ № 225 от «О трудовых книжках», невостребованные трудовые книжки хранятся в течение 75 лет. Этот срок начинается с момента увольнения сотрудника, если он не забрал документ в день увольнения.
Ключевые нормы
- Срок хранения – 75 лет с даты увольнения.
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (п. 4 ст. 841 ТК РФ).
- Если выдача была задержана по вине работодателя, он обязан возместить работнику неполученный заработок за весь период задержки (ст. 234 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
- После направления работнику уведомления о необходимости забора книжки или согласия на её отправку по почте, работодатель освобождается от ответственности за дальнейшие задержки.
Когда начинается отсчёт 75‑летнего срока?
Отсчёт срока начинается с момента, когда сотрудник отказывается от получения трудовой книжки в день увольнения или когда работодатель не может её передать по вине сотрудника (например, отсутствие на рабочем месте). В таком случае работодатель должен уведомить работника о необходимости забора документа или дать согласие на отправку по почте.
Уведомление работника
- Работодатель направляет сотруднику уведомление (обычно заказным письмом).
- В уведомлении указывается, что работник может:
- Сам прийти за книжкой;
- Согласиться на её отправку по почте.
- Только после получения письменного согласия работодатель может отправить трудовую книжку по почте.
Что происходит, если работник не забрал книжку?
Если работник не получил трудовую книжку в день увольнения, работодатель сохраняет её в архиве до тех пор, пока не истечёт 75‑летний срок. При этом:
- Работодатель не несёт ответственность за задержку, если он уже отправил уведомление и получил согласие на почтовую отправку.
- Если же согласие не получено, работодатель обязан хранить документ в организации и обеспечить его сохранность.
- При последующей необходимости (например, при проверке со стороны инспекции) документ должен быть доступен для выдачи.
Как правильно оформить процесс хранения
Для соблюдения требований законодательства рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Проверить дату увольнения и определить, был ли документ выдан в день увольнения.
- Если нет – незамедлительно уведомить сотрудника о необходимости забора трудовой книжки.
- Получить письменное согласие на отправку по почте (если сотрудник выбирает этот вариант).
- После получения согласия отправить книжку заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Вести учёт хранения в бухгалтерии/кадровой службе, фиксируя дату отправки и получения.
- Через 75 лет после увольнения уничтожить документ в соответствии с внутренними регламентами.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли сократить срок хранения? – Нет, закон установлен строго – 75 лет.
- Что делать, если сотрудник запросил книжку спустя 10 лет? – Документ всё ещё хранится, его можно выдать, но только после подтверждения его личности и прав на документ.
- Как избежать штрафов и возмещения заработка? – Выдавать трудовую книжку в день увольнения или своевременно уведомить работника и получить согласие на её отправку.
- Можно ли хранить книжку в электронном виде? – Нет, закон требует физического хранения оригинального документа в архиве организации.
Согласно действующему законодательству, трудовая книжка хранится 75 лет после увольнения сотрудника, если он не получил её в день увольнения. Важно своевременно уведомить работника, получить его письменное согласие на отправку по почте и вести соответствующий учёт. Соблюдение этих требований позволяет избежать штрафов, возмещения неполученного заработка и других юридических рисков.
Для более детального ознакомления с нормативными актами рекомендуем обратиться к официальным источникам:
- [1] Хранение трудовых книжек в организации – Кадровое Дело
- [2] Консультация № 7: Что делать, если при увольнении работник не забрал свою трудовую книжку