Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), бумажный вариант всё ещё широко используется, а значит, знание правил внесения изменений и исправлений остаётся актуальным для кадровых специалистов и самих сотрудников.

В данной статье подробно рассмотрим:

правовые основания внесения изменений;
какие сведения могут быть изменены;
как правильно оформить заявление работника;
образцы записей и порядок их внесения;
особенности работы с электронной трудовой книжкой;
часто задаваемые вопросы и рекомендации экспертов.

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и изменения трудовой книжки:

Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 66.1 – о ведении трудовых книжек и электронных трудовых книжек);
Постановление Минтруда России № 69н от «О порядке ведения трудовых книжек»;
Приказ Минтруда России № 441н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения»;
Федеральный закон «О индивидуальном лицевом счёте в системе обязательного пенсионного страхования» (для взаимодействия с ПФР и ФСС при переходе на ЭТК).

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник имеет право один раз в течение профессиональной деятельности подать заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Отказ работника от ЭТК не освобождает работодателя от обязанности одновременно вносить сведения в бумажную трудовую книжку и в информационные системы фондов.

Какие изменения можно вносить?

Изменения в трудовой книжке делятся на две группы:

Изменения, касающиеся работника (личные данные)

фамилия, имя, отчество (например, после брака, развода, смены имени);
дата и место рождения;
серия и номер паспорта (при необходимости).

Изменения, касающиеся трудовой деятельности

приём на работу, перевод, увольнение;
изменение должности, профессии, специальности;
награждение, поощрение, применение дисциплинарных взысканий;
внесение сведений о повышении квалификации, получении нового образования;
исправление ошибочных записей (неверное наименование организации, неправильная дата, ошибочный номер приказа и т.п.).

Важно: любое изменение должно быть подкреплено документом‑основанием (приказ, распоряжение, справка, свидетельство о браке и т.д.).

Как оформить заявление работника о внесении изменений?

Заявление подаётся в письменном виде (можно в электронной форме, если работодатель принимает такие документы). Оно должно содержать следующие реквизиты:

Шапка – наименование организации, ФИО и должность руководителя (или отдела кадров), которому адресовано заявление;
– «Заявление о внесении изменений в трудовую книжку»;
Основная часть – краткое изложение сути просьбы:

какое именно изменение требуется (например, «прошу внести запись о смене фамилии с Ивановой Елены Сергеевны на Петрову Елену Сергеевну»);
основание для изменения (приказ № 123 от о смене фамилии, свидетельство о браке серия АА № 123456);
просьба внести запись в трудовую книжку и, при необходимости, в электронный трудовой реестр;

Приложения – копии документов‑оснований (приказ, свидетельство и т.д.).

Пример оформления заявления представлен ниже.

Пример заявления о смене фамилии

ООО «Развитие»
Отдел кадров
Иванову Елене Сергеевне
от Петрова Ивана Петровича

Заявление о внесении изменений в трудовую книжку

Прошу внести в мою трудовую книжку запись о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

Текущие сведения: фамилия – Иванова, имя – Елена, отчество – Сергеевна.
Новые сведения: фамилия – Петрова, имя – Елена, отчество – Сергеевна.

Основание: свидетельство о браке серия АА № 123456 от , выданное отделом ЗАГС г. Москвы.
Прошу также внести соответствующую запись в электронную трудовую книжку (если таковая ведётся).

Подпись: _____________ /Иванов И.П./

После получения заявления отдел кадров проверяет приложенные документы, делает запись в трудовой книжке согласно установленному порядку и ставит свою подпись с расшифровкой.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Согласно Приказу Минтруда № 441н, запись о внесении изменений оформляется следующим образом:

В колонке «№ п/п» указывается следующий порядковый номер после последней записи;
В колонке «Дата» – дата внесения записи (текущая дата);
В колонке «Сведения о работе» (или «Сведения о работнике», в зависимости от типа изменения) – формулировка изменения;
В колонке «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись» – реквизиты приказа, распоряжения, свидетельства и т.д.;
Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и его расшифровка;
При необходимости – печать организации.

Пример записи о смене фамилии:

№ п/п	Дата	Сведения о работе	Наименование, дата и номер документа
12	Смена фамилии с Ивановой Елены Сергеевны на Петрову Елену Сергеевну	Свидетельство о браке серия АА № 123456 от

Если требуется исправить ошибочную запись, порядок аналогичен, но в колонке «Сведения о работе» указывается фраза типа «Исправлена запись: вместо «ООО «Альфа»» записано «ООО «Бета»»» и т;д.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек, реализуемая через ПФР. Основные моменты:

Работник может один раз подать заявление о ведении сведений в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). После этого все последующие сведения о трудовой деятельности передаются работодателем напрямую в ПФР;
Если работник отказался от ЭТК, работодатель обязан одновременно вести бумажную трудовую книжку и передавать данные в ПФР;
Изменения личных данных (фамилия, имя, отчество) в ЭТК вносятся на основании тех же документов‑оснований, что и в бумажную версию. После получения заявления работника кадровая служба направляет соответствующее уведомление в ПФР через личный кабинет работодателя;
Выписка из ЭТК доступна работнику в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение ПФР.

При переходе на ЭТК рекомендуется:

Получить письменное согласие работника (если он ещё не подавал заявление);
Сформировать и направить в ПФР электронное извещение о начале ведения ЭТК;
Обеспечить синхронность записей: каждая запись, сделанная в бумажной книжке, должна иметь аналог в электронной системе и наоборот.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить изменения в трудовую книжку после увольнения?: Да. Если ошибка обнаружена после расторжения трудового договора, работник может обратиться к бывшему работодателю с заявлением об исправлении записи. Работодатель обязан внести исправление и выдать обновленную книжку или её дубликат.
Нужно ли заверять копию трудовой книжки при подаче заявления?: Копия трудовой книжки не требуется, если заявление подаётся текущему работодателю. При обращении к бывшему работодателю рекомендуется приложить заверенную копию страницы, где содержится ошибочная запись, чтобы ускорить процесс.
Какой срок рассмотрения заявления о внесении изменений?: Трудовое законодательство не устанавливает конкретный срок, однако разумный срок – не более 10 рабочих дней с даты получения заявления и всех необходимых документов.
Можно ли исправить запись без приказа работодателя?: Нет. Любое изменение должно быть основано на документе,issued by the employer (приказ, распоряжение, справка и т.п.). Исключение – исправление опечаток, обнаруженных при ведении книжки, которое может быть оформлено служебной запиской кадровика с указанием основания (например, внутренний memo).
Что делать, если работодатель отказывается вносить изменения?: Работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или подать иск в суд о защите своих трудовых прав. При этом необходимо сохранить копии заявления и всех приложенных документов.

Изменения и исправления в трудовой книжке: порядок оформления, нормативная база и практические рекомендации