Изменения личных данных сотрудника (фамилия, имя, отчество, дата рождения) вводятся в трудовую книжку только на основании официальных документов. Ниже подробно описан порядок, необходимые документы, ответственные лица и примеры оформления.

На какой документ основывается запись?

В соответствии с нормами Трудового кодекса и Постановлением Правительства РФ запись в трудовой книжке о смене фамилии, имени, отчества или даты рождения производится на основании следующих документов:

• паспорт;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о браке;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство о перемене имени, фамилии, отчества;
• другие официальные документы, выданные уполномоченными органами.

Каждый документ должен быть пронумерован и указана дата его выдачи, а также орган, который его оформил.

Пример ссылки в записи

«Запись вносится на основании паспорта № 456789, выданного ОУФМС России , отделом по г. Москва».

Какие документы требуются для смены имени?

Для внесения изменения в трудовую книжку сотрудник должен предоставить:

1. Заявление о смене фамилии/имени/отчества.
2. Оригинал и копию свидетельства о расторжении брака (если смена связана с изменением фамилии после развода).
3. Оригинал свидетельства о перемене имени (выдаваемого в отделе ЗАГС).
4. Новый паспорт (или его копию) с обновлёнными данными.
5. Если смена связана с изменением даты рождения – свидетельство о рождении с корректировкой (в редких случаях).

Важно: все документы должны быть подлинными, а копии – заверенными печатью организации.

Кто вносит изменения в трудовую книжку?

Согласно практике Роструда и рекомендациям Кадровик‑практик, внесение изменений вносит работодатель (старый или новый), в зависимости от того, где сотрудник был трудоустроен в момент изменения данных.

• Если изменение произошло после увольнения у старого работодателя, то запись вносится в трудовую книжку старого работодателя по его заявлению.
• Если изменение произошло до трудоустройства у нового работодателя, то запись вносится в трудовую книжку нового работодателя на основании представленных документов.

В обоих случаях необходимо оформить акт изменения и сохранить его в личном деле сотрудника.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Алгоритм оформления выглядит так:

1. Получение документов от сотрудника.
2. Проверка соответствия документов (номер, дата, орган выдачи).
3. Оформление заявления о внесении изменений.
4. Внесение записи в соответствующее поле ьного листа (фамилия, имя, отчество, дата рождения).
5. Подпись сторон (сотрудника и представителя работодателя).
6. Сохранение копии акта в личном деле сотрудника.

Пример оформления записи:

Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Запись внесена на основании паспорта № 1234567, выданного ОУФМС России , отделом по г. Москва.

Образцы и формы

В интернете доступны готовые образцы актов изменения и формы заявлений. Ниже приведён типовый шаблон, который можно адаптировать под конкретные требования организации.

• Акт изменения записи в трудовой книжке – 1 страница, где указываются:
• ФИО сотрудника;
• Сведения о документе‑основании (тип, номер, дата, орган выдачи);
• Новые данные (фамилия, имя, отчество, дата рождения);
• Подписи сторон и дата составления акта.
• Заявление о смене фамилии/имени/отчества – форма, содержащая:
• ФИО сотрудника;
• Обоснование изменения;
• Список прилагаемых документов;
• Подпись и дата.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: На основании какого документа нужно сделать запись в трудовую книжку о смене фамилии?
Ответ: На основании свидетельства о расторжении брака и свидетельства о смене фамилии. Если предоставлены оба документа, то в запись указываются оба номера и даты.

Вопрос: Кто должен вносить изменение, если смена фамилии произошла между работами?
Ответ: Если смена произошла до трудоустройства у нового работодателя – запись делается в новой трудовой книжке. Если смена произошла после увольнения у старого работодателя – в трудовой книжке старого работодателя.

Вопрос: Как правильно оформить дубликат трудовой книжки после смены фамилии?
Ответ: При оформлении дубликата вносятся те же данные, что и в оригинале, с указанием номера и даты выдачи документа‑основания.

Для корректного внесения изменений в трудовую книжку необходимо:

1. Получить все оригинальные документы, подтверждающие изменение личных данных.
2. Оформить заявление и акт изменения с указанием всех реквизитов документа‑основания.
3. Внести изменения в соответствующее поле ьного листа.
4. Сохранить копию акта в личном деле сотрудника.

Соблюдение указанного порядка гарантирует юридическую корректность и избежит возможных проблем при оформлении будущих трудовых отношений.