Дата актуализации: 21 мая 2026 г. (информация из открытых источников‚ актуальна на момент написания статьи).

Содержание

1. Нормативная база
2. Когда необходимо вносить изменения
3. Какие документы подтверждают изменение образования
4. Как правильно оформить запись в трудовой книжке
5. Образцы записей для разных уровней образования
6. Как исправить ошибочную запись
7. Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)
8. Практические рекомендации для кадровой службы

Нормативная база

Изменения сведений об образовании в трудовой книжке регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66 – ведение трудовой книжки);
• Постановление Правительства РФ от  № 841 «О трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от  № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
• Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации» (в части уровней и форм профессионального образования);
• Разъяснения Минтруда и Роструда (информационные письма‚ методические рекомендации).

Согласно пункту 2.1 Приказа № 69‚ запись об образовании вносится на титульном листе трудовой книжки на основании документа‚ подтверждающего получение нового уровня образования или присвоения новой специальности.

Когда необходимо вносить изменения

Изменения в трудовой книжке по образованию вносятся в следующих случаях:

• Получение первого высшего образования (бакалавр‚ специалист) после начала трудовой деятельности;
• Повышение уровня образования (например‚ переход от бакалавра к магистру‚ от специалиста к магистру‚ получение степени кандидата/доктора наук);
• Завершение дополнительного профессионального образования‚ которое присваивает новую квалификацию (аспирантура‚ адъюнктура‚ ординатура‚ ассистентура‑стажировка‚ профессиональная переподготовка);
• Получение второго высшего образования по другой специальности;
• Изменение формулировки уровня образования в связи с реформой системы образования (например‚ переход от «высшее» к «бакалавр»/«магистр»).

Если работник получил документ об образовании до вступления в силу изменений в законодательстве об образовании (например‚ до 2013 г.‚ когда были введены уровни бакалавриата/магистратуры)‚ запись делается exatamente так‚ как указано в дипломе (одним словом «высшее»‚ «специалист» и т.д.)‚ без приведения к современной терминологии.

Какие документы подтверждают изменение образования

Для внесения записи необходимы оригиналы или заверенные копии следующих документов:

• Диплом о высшем профессиональном образовании (бакалавр‚ специалист‚ магистр);
• Диплом о послевузовском профессиональном образовании (аспирантура‚ адъюнктура‚ ординатура‚ ассистентура‑стажировка);
• Свидетельство о присвоении ученой степени (кандидат‚ доктор наук);
• Сертификат о профессиональной переподготовке или повышении квалификации‚ если он присваивает новую квалификацию;
• Выписка из приказа о присвоении звания «доцент»‚ «профессор» (если требуется отразить в трудовой книжке).

Важно: документ должен быть выдан аккредитованным образовательным учреждением и содержать реквизиты‚ позволяющие идентифицировать его (номер‚ серия‚ дата выдачи‚ наименование учреждения).

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Запись об образовании размещается на титульном листе трудовой книжки в разделе «Образование». Оформление выполняет уполномоченное лицо кадровой службы (кадровик‚ специалист по кадрам‚ руководитель подразделения).

Общие правила оформления

1. Запись делается черной или синей пастой‚ разборчивым почерком.
2. В начале строки ставится порядковый номер записи (если это первое изменение – «1»‚ если уже были записи – следующий номер).
3. После номера ставится точка и пробел.
4. Далее указывается дата внесения записи в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
5. После даты – пробел и сам текст записи.
6. В конце записи ставится подпись лица‚ внесшего изменение‚ и расшифровка подписи (ФИО).
7. При наличии печати организации – ставится оттиск печати рядом с подписью.

Структура текста записи

Текст записи должен содержать:

• Уровень образования (например‚ «высшее»‚ «бакалавр»‚ «магистр»‚ «специалист»);
• Направление/специальность (как указано в дипломе);
• Наименование образовательного учреждения;
• Год окончания (год выдачи диплома).

Пример общего шаблона:

Высшее образование‚ направление «Информационные системы»‚ Московский государственный университет‚ 2026 г.

Если запись является дополнением к уже существующей (например‚ работник уже имел запись о бакалавре и теперь получает магистра)‚ то вносятся дополнительные строки с новым порядковым номером‚ не стирая предыдущую запись.

Образцы записей для разных уровней образования

Бакалавр

Пример 1. Работник получил диплом бакалавра после начала работы.

Бакалавр‚ направление «Экономика»‚ Санкт-Петербургский государственный экономический университет‚ 2025 г.

Специалист

Пример 2. Диплом специалиста получен до реформы образования (2008 г.).

Специалист‚ направление «Механическое машиностроение»‚ Московский государственный технический университет им. Н.Э. Баумана‚ 2008 г.

Магистр

Пример 3. Повышение уровня с бакалавра до магистра по той же специальности.

Магистр‚ направление «Юриспруденция»‚ Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»‚ 2026 г.

Аспирантура (подготовка кадров высшей квалификации)

Пример 4. Завершение аспирантуры и получение диплома кандидата наук.

Высшее образование‚ направление «Физика»‚ аспирантура‚ диплом кандидата физико‑математических наук‚ Московский государственный университет‚ 2027 г.

Ординатура / ассистентура‑стажировка

Пример 5. Получение диплома ординатора по специальности «Хирургия».

Высшее образование‚ направление «Хирургия»‚ ординатура‚ Санкт-Петербургский государственный медицинский университет им. акад. И.П. Павлова‚ 2026 г.

Второе высшее образование по другой специальности

Пример 6. Работник уже имел запись о бакалавре по экономике‚ теперь получил второе высшее – инженер.

Бакалавр‚ направление «Строительство»‚ Московский государственный строительный университет‚ 2026 г.

Изменение формулировки в связи с реформой образования

Пример 7. До 2013 г. запись была «высшее»‚ после получения диплома бакавра необходимо уточнить.

Высшее образование‚ направление «Педагогика»‚ Московский государственный педагогический университет‚ 2010 г.
Бакалавр‚ направление «Педагогика»‚ Московский государственный педагогический университет‚ 2010 г. (диплом выдан до введения бакалавриата/магистратуры‚ запись уточнена согласно диплому).

Как исправить ошибочную запись об образовании

Если в трудовой книжке обнаружена неверная запись (например‚ неправильно указан уровень образования или специальность)‚ порядок исправления регламентирован пунктом 2.3 Приказа № 69:

1. Не допускается замазывать‚ стирать или использовать корректирующую жидкость.
2. Ошибочная запись зачеркивается одной тонкой горизонтальной линией так‚ чтобы текст оставался читаемым.
3. Рядом с зачеркнутым текстом пишется исправленная версия.
4. Под исправлением ставится дата исправления‚ подпись лица‚ внесшего исправление‚ и расшифровка подписи.
5. При наличии печати организации – ставится оттиск печати рядом с подписью.

Пример исправления:

Высшее образование‚ направление «Менеджмент»‚ Московский государственный университет‚ 2023 г.

~~Высшее образование‚ направление «Менеджмент»‚ Московский государственный университет‚ 2023 г.~~

Бакалавр‚ направление «Менеджмент»‚ Московский государственный университет‚ 2023 г.
Важно: исправление допускается только на основании подтверждающего документа (нового диплома или справки об образовании).

Особенности работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)
С 2021 г. в России ведётся переход на электронный формат трудовых книжек. При работе с ЭТК порядок внесения изменений об образовании имеет свои нюансы:

Сведения об образовании вносятся через личный кабинет работника на портале «Госуслуги» или в системе кадрового учёта организации‚ интегрированной с ПФР.
Работник загружает скан или фотографию диплома (или иного подтверждающего документа) в систему.
После проверки документа кадровой службой запись автоматически обновляется в электронной трудовой книжке.
Бумажная фиксация данных не требуется‚ однако при наличии бумажного дубликата трудовой книжки рекомендуется синхронно вносить соответствующую запись и в неё.
В случае ошибки в ЭТК процедура исправления аналогична бумажному варианту: ошибочная запись помечается как недействительная‚ вносится новая запись с указанием даты исправления и ссылкой на подтверждающий документ.

При работе с ЭТК важно соблюдать требования по защите персональных данных (ФЗ‑152) и обеспечивать конфиденциальность загруженных документов.

Практические рекомендации для кадровой службы

Своевременность. Запрос документа об образовании следует делать сразу после его получения работником (в течение 5 рабочих дней).
Проверка подлинности. Сверять реквизиты диплома с данными в реестре образовательных организаций (например‚ через сервис «Рособрнадзор»).
Единообразие формулировок. Использовать утверждённые в организации шаблоны записей (можно создать внутренний нормативный акт).
Обучение сотрудников. Проводить инструктаж для кадровиков и руководителей по порядку внесения и исправления записей.
Архивирование. Копии документов‚ послуживших основанием для внесения записи‚ хранить в личном деле работника не менее 50 лет (с учётом требований трудового законодательства).
Синхронизация с ЭТК; При ведении как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек обеспечивать идентичность сведений.
Контроль за изменениями законодательства. Периодически (не реже одного раза в год) пересматривать внутренние инструкции в свете новых приказов Минтруда и изменений в законе об образовании.


Правильное внесение изменений об образовании в трудовую книжку – это не только формальное соблюдение требований законодательства‚ но и важный элемент кадровой политики организации‚ влияющий на прозрачность трудовых отношений и доверие сотрудников. Следуя представленным рекомендациям‚ используя актуальные нормативные акты и шаблоны записей‚ кадровая служба сможет избежать ошибок‚ обеспечить корректность документооборота и минимизировать риски споров с работниками и контролирующими органами.
Помните: основание для любой записи – документ‚ выданный аккредитованным образовательным учреждением. Только на его основании можно вносить изменения в трудовую книжку‚ будь то бумажный или электронный формат.