Трудовая книжка (ТК) — основной документ о трудовой деятельности работника, подтверждающий его стаж и опыт․ Правила её ведения регулируются Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда․ С 2026 года действуют упрощённые, но чёткие требования․
Ключевое изменение: С 1 января 2020 года введена возможность ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Бумажная форма сохраняется только по заявлению работника․
Две формы ведения: что выбрать?
Электронная трудовая книжка (ЭТК), основной вариант
- Сведения формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд (ПФР/СФР)․
- Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК (форма СТД-Р) через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении ПФР․
- Не требует физического хранения, исключены риски потери или порчи․
Бумажная трудовая книжка — по заявлению работника
- Работник вправе подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной ТК․
- Если заявление не подано, с 2020 года ведётся только ЭТК․
- Работник, выбравший бумажную форму, впоследствии может перейти на ЭТК, подав новое заявление․
Важно для работодателя: Ошибка — делегировать ведение ТК отделу кадров, а не бухгалтерии․ Ответственность за правильность и сохранность записей лежит на работодателе (ИП или организации)․
Порядок действий при приёме на работу
Для ЭТК:
- При приёме на работу работодатель создаёт электронную запись в системе․
- Запись включает: ФИО, дату рождения, данные документа, паспорт, должность, дату приёма, условия труда․
- Работник информируется о том, что его ТК ведётся в электронном виде․
Для бумажной ТК:
- На ьном листе заполняются все данные о работнике и организации․
- Ставится подпись лица, ответственного за ведение ТК (обычно сотрудник отдела кадров или бухгалтерии)․
- Печать организации ставится, если она используется․
- Запись о приёме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» с указанием даты, наименования организации, должности и основания приёма (приказ/трудовой договор)․
Порядок действий при увольнении
Для ЭТК:
- В день увольнения работодатель формирует сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р․
- Эти сведения передаются в ПФР и направляются работнику (по его запросу или автоматически)․
- Физическая трудовая книжка не выдается․
Для бумажной ТК:
- В день увольнения работнику выдается его трудовая книжка․
- Вносится запись об увольнении с указанием даты, наименования организации, причины (статья ТК РФ) и подписи ответственного лица․
- Работник ставит свою подпись в графе «Подпись работника»․
- Не требуется: заверять все записи при увольнении сургучной печатью или просить работника заверить предыдущие записи․
Хранение и учёт
Работодатель обязан вести учёт и обеспечивать сохранность:
- Журнал (книгу) учёта бланков трудовых книжек и вкладышей․ В него заносятся все полученные и выданные бланки с номерами․
- Книгу (журнал) учёта движения трудовых книжек и вкладышей․ Фиксируется, кому, когда и на каком основании выдана каждая книжка или вкладыш․
Важно: Эти журналы не нужно опломбировывать и скреплять сургучной печатью․ Их ведение и хранение — внутренняя обязанность работодателя․
Особые случаи
Дубликат трудовой книжки
Выдаётся при утрате бумажной ТК․ Оформляется на специальном бланке, с отметкой «Дубликат»․ Все записи переносятся из оригинального документа или из архивных данных․
Вкладыш в трудовую книжку
Используется, если в бумажной книжке закончились страницы․ Вкладыш прикрепляется к книжке, содержит те же реквизиты и последующие записи․ Учёт ведётся отдельно․
Ответственность
За нарушения правил ведения трудовых книжек (неправильное оформление, утрата, несвоевременное внесение записей) работодатель несёт административную ответственность (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ)․