В 2024‑2026 годах в России произошли значительные изменения в порядке оформления и ведения трудовой книжки. Эти изменения связаны с переходом на электронные документы, вводом новых бланков и уточнением требований к оформлению при приёме на работу. В статье разберём, когда и как оформлять трудовую книжку, какие есть особенности в 2026 году и что нужно учитывать работодателям и сотрудникам.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина:

• место и период работы;
• сведения о должностях, ставках и тарифных ставках;
• сведения о переводах, совместительстве, отпуске и иных условиях;
• сведения о трудоустройстве несовершеннолетних и иных особых категориях работников.

Эти данные используются при расчёте пенсии, выплатах, при проверках трудовой инспекции и при оформлении справок.

Бумажная vs электронная

С года возможен электронный вариант трудовой книжки, однако закон допускает одновременно вести её и в бумажном виде. С года для новых сотрудников бумажная форма может не требоваться, но для уже работающих работников она остаётся обязательной до полного перехода на электронный формат.

Когда оформлять трудовую книжку в 2024‑2026 годах?

Согласно информации из КонсультантПлюс (2026) и постановлению Минтруда, оформление новой трудовой книжки необходимо в следующих случаях:

1. При приёме на работу впервые (впервые в истории организации) – до 5‑дневного срока после начала работы.
2. При замене утерянной, повреждённой или недействительной книжки – в любой момент.
3. При переходе сотрудника на новую организацию, если у него уже есть книжка.

Если сотрудник начал работу после 1 января 2026 года, оформлять бумажную книжку не требуется – достаточно электронного варианта.

Как правильно оформить трудовую книжку при приёме на работу?

В 2026 году существуют специальные формы и образцы, утверждённые Министерством труда. Ниже перечислены основные шаги.

Шаблон заполнения

Образец заполнения (см. КонсультантПлюс, 2026) включает:

• ьный лист – название организации, ИНН, адрес, номер страницы.
• Раздел «ФИО работника», дата рождения, пол, паспортные данные.
• Раздел «Место и период работы» – название организации, подразделение, дата приёма, должность.
• Раздел «Сведения о переводе, отпуске, совместительстве» – даты и условия.

Заполнение страниц

Каждая страница трудовой книжки имеет строгий порядок заполнения:

1. Верхняя часть – реквизиты (номер страницы, серия, номер).
2. Нижняя часть – подпись работника и подпись руководителя.
3. Если закончились страницы – необходимо приобрести вкладыш и вшить его в книжку.
4. Если отсутствует штамп организации – вручную указываются серия и номер.

Пример оформления (см. ulex, 2023‑12‑13) показывает, как оформить запись о приёме, переводе и выдаче дубликата.

Новые правила оформления дубликата (с )

Изменения в ст. 50 ТК РФ вступили в силу . Основные новшества:

• Упрощённый порядок выдачи дубликата.
• Требование оформить дубликат на новом образце бланка, даже если прежний был приобретён до 2024 года.
• Возможность оформить дубликат в электронном виде через портал Госуслуги.

Для получения дубликата работник подаёт заявление, а работодатель вносит запись в трудовую книжку и выдаёт новый бланк.

Электронная трудовая книжка: как оформить и где её хранить?

С года возможна полностью электронная форма. Основные особенности:

• Ведётся сразу в электронном виде, без необходимости печати бумажной копии.
• Хранится в личном кабинете на портале Госуслуги.
• Позволяет быстро получать выписки, проверять сведения о трудовой деятельности и оформлять запросы.

Для просмотра электронной книжки достаточно зайти в личный кабинет, выбрать раздел «Трудовая книжка» и открыть нужный документ.

Бумажная трудовая книжка в 2026 году: нужна ли она?

Согласно последним рекомендациям Минтруда (2026), бумажная книжка может вестись одновременно с электронной. Однако:

• Для новых сотрудников, начавших работу после , бумажная форма не требуется.
• Для уже работающих сотрудников бумажная книжка остаётся обязательной до полного перехода на электронный формат.
• С 2024 года можно использовать как старые, так и новые бланки, но новый дубликат должен быть оформлен на актуальном образце.

Таким образом, бумажная книжка в 2026 году нужна только в случаях, когда работник или работодатель предпочитают её использовать, либо когда требуется печать и подписание в бумажном виде.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли оформить трудовую книжку без штампа организации? – Да, в случае отсутствия штампа вручную указываются серия и номер.
2. Сколько времени у работодателя есть на оформление книжки после приёма? – Не более 5 дней.
3. Что делать, если закончились страницы в книжке? – Нужно приобрести вкладыш, вшить его в книжку и продолжить запись.
4. Можно ли полностью отказаться от бумажной формы? – Да, с года для новых сотрудников это возможно, но для уже работающих работников бумажная форма остаётся обязательной до перехода на электронную.
5. Где хранить электронную трудовую книжку? – В личном кабинете на портале Госуслуг.

Оформление трудовой книжки в 2024‑2026 годах проходит переходный период от традиционной бумажной формы к электронному документообороту. Основные выводы:

• Новобрачные сотрудники после могут обходиться без бумажной книжки.
• Для существующих работников бумажная форма остаётся обязательной до полного перехода.
• Важно соблюдать новые правила оформления дубликата и использовать актуальные бланки.
• Электронная форма упрощает процесс ведения и контроля трудовой деятельности, однако не отменяет требований к подписи и штампу в бумажных записях.

Практически любой работодатель может оформить нужные документы, воспользовавшись образцами из КонсультантПлюс и следуя рекомендациям Минтруда. При правильном заполнении и своевременном обновлении трудовой книжки избежать проблем с контролирующими органами будет проще.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалистам по трудовому праву или воспользуйтесь онлайн‑консультантом на портале Госуслуги.