С 2024 года в России вступили в силу изменения‚ касающиеся оформления‚ ведения и заверения трудовых книжек. Они затронули как бумажные‚ так и электронные варианты документа‚ а также порядок выдачи заверенных копий сотрудникам и сторонним организациям. Ниже – подробное руководство‚ которое поможет кадровикам‚ бухгалтерам и руководителям избежать ошибок и соблюсти все требования законодательства.

Что изменилось в 2024‑2026 годах?

• Отмена обязательного заверения всех записей при увольнении. С сотрудник больше не обязан просить заверить каждую запись в трудовой книжке при расторжении трудового договора.
• Упрощение ведения журналов учёта бланков. Не требуется опломбировка и скрепление сургучной печатью журналов по учету движения трудовых книжек.
• Актуализация записей. В книжку теперь вносятся сведения об образовании‚ дистанционной работе‚ изменениях в должности и т.д.‚ а также указываются реквизиты электронной трудовой книжки (если она ведётся).
• Утверждены новые формы трудовой книжки и вкладыша. Образцы утверждены Приказом Минтруда России № XXX от XX.XX.2024.
• Изменения в ГОСТ Р 7.0.97‑2025. Новый стандарт не меняет структуру заверенной копии‚ но уточняет порядок проставления отметки «Копия верна» и допускает заверение как ручкой‚ так и готовым штампом.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2026 году

С работодатель обязан завести ЭТК для каждого сотрудника. К 2026 году электронный формат стал основным для newly hired сотрудников‚ а бумажная книжка сохраняется только по заявлению работника.

Кто должен вести ЭТК?

• Все организации и индивидуальные предприниматели‚ имеющие наёмных работников.
• Исключение – сотрудники‚ работающие по договорам ГПХ (в этом случае ЭТК не ведётся‚ но можно вести бумажную книжку по соглашению сторон).

Как заполнять ЭТК?

1. Внести сведения о сотруднике (ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные).
2. Записывать события трудовой деятельности (приём‚ перевод‚ увольнение‚ повышение квалификации и т.д.) на основании приказов и других документов.
3. Каждая запись заверяется электронной подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель) и timestamp‑меткой.
4. При необходимости выдать сотруднику выписку из ЭТК – формируется в виде PDF‑файла с электронной подписью и отметкой «Копия верна» согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2025.

Преимущества ЭТК

• Минимизация риска потери или повреждения документа.
• Быстрый доступ к данным для ПФР‚ налоговой и других ведомств.
• Отсутствие необходимости в физическом хранении и опломбировании журналов.

Бумажная трудовая книжка в 2026 году

Бумажный вариант всё ещё допустим‚ но его использование регулируется новыми правилами.

Когда можно оформить бумажную ТК?

• По заявлению сотрудника (например‚ если он предпочитает иметь бумажный носитель).
• Для сотрудников‚ принятых до ‚ которые не перешли на ЭТК.

Особенности ведения

• Записи вносятся на основании документов‚ представленных сотрудником (паспорт‚ аттестат‚ diploma‚ трудовой договор и т.д.).
• Каждая запись заверяется подписью ответственного лица и датой внесения.
• На титульном листе обязательно должна стоять печать организации; иначе книжка считается недействительной.
• Исправления на титульном листе запрещены – при ошибке нужно оформить новый бланк и перенести данные.

Хранение и учёт

• Журналы учёта бланков и движения трудовых книжек ведутся без опломбировки и сургучной печати.
• Хранить книжки следует в условиях‚ исключающих повреждение (пожар‚ влага‚ механическое воздействие).
• Срок хранения – 50 лет после увольнения сотрудника (в соответствии с ТК РФ).

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году

Заверение копии необходимо при выдаче документа сотруднику‚ предоставлении его в банк‚ ПФР‚ судебные органы или иные организации.

Требования ГОСТ Р 7.0.97‑2025

• На копии ставится отметка «Копия верна» (или «Верно») рядом с подписью уполномоченного лица.
• Отметка может быть сделана:
  • ручкой синего или чёрного цвета;
  • готовым резиновым штампом с текстом «Копия верна»;
  • электронной подписью при выдаче электронной выписки.
• Под подписью указывается должность‚ ФИО и дата заверения.
• Если копия передаётся в другую организацию‚ внизу делается дополнительная запись: «Подлинник хранится в отделе кадров ООО «Название» (адрес‚ индекс)».

Пошаговая инструкция

1. Сделать photocopy или скан трудовой книжки (все страницы‚ включая титульный лист и вкладыш).
2. Проверить‚ чтобы копия была чёткой и читаемой.
3. На лицевой стороне копии (обычно на последней странице или на отдельном листе-вкладыше) поставить отметку «Копия верна».
4. Под отметкой расписаться уполномоченному лицу (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и указать дату.
5. При необходимости добавить запись о месте хранения подлинника.
6. При выдаче копии сотруднику оформить расписку о получении (можно в виде заявления на выдачу копии).

Образец заверенной копии (текстовый)

КОПИЯ ВЕРНА
_________________________
Подпись: __________________ (Иванов И.И.)
Должность: специалист отдела кадров

При электронном заверении вместо подписи ставится квалифицированная электронная подпись (КЭП) и отметка «Копия верна» в виде графического элемента.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие отметки «Копия верна». Всегда проверяйте наличие этой фразы.
• Нечитаемая печать или подпись. Используйте чёрную или синюю пасту‚ проверяйте оттиск перед выдачей.
• Не указана дата заверения. Дата обязательна.
• Отсутствие информации о месте хранения подлинника при передаче копии третьим лицам. Добавьте соответствующую строку.
• Исправления на титульном листе бумажной книжки. При ошибке оформите новый бланк.

Практические рекомендации для кадровой службы

• Создайте внутренний регламент «Оформление и заверение трудовых книжек»‚ в котором зафиксируйте порядок работы с бумажными и электронными вариантами‚ образцы отметок и инструкции по хранению.
• Проводите ежеквартальные инструктажи для сотрудников отдела кадров по изменениям в законодательстве и ГОСТ.
• Ведите журнал выдачи заверенных копий (номер‚ ФИО сотрудника‚ цель выдачи‚ дата‚ подпись получателя). Это упростит контроль и снизит риск споров.
• При переходе на ЭТК обеспечьте обучение сотрудников работе с личным кабинетом на портале «Госуслуги» или в специализированной системе кадрового учёта.
• Храните резервные копии электронных трудовых книжек на защищённом сервере с регулярным бэкапом (не реже одного раза в месяц).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверять копию трудовой книжки только печатью организации?

Нет. Согласно ГОСТ Р 7.0.97‑2025 обязательна подпись уполномоченного лица и отметка «Копия верна». Печать может дополнительно ставиться‚ но не заменяет подпись.

Нужно ли заверять каждую запись в трудовой книжке при увольнении?

С это требование отменено. Достаточно оформить запись об увольнении и заверенную копию всей книжки (или выписку) при запросе сотрудника.

Какие документы нужны для внесения записи об образовании?

Копия диплома‚ аттестата или иного документа‚ подтверждающего уровень образования‚ заверенная подписью сотрудника и датой внесения.

Можно ли использовать электронную подпись для заверения бумажной копии?

Да‚ если копия выдаётся в электронном виде (PDF). Для бумажной копии требуется ручная подпись или штамп.

Что делать‚ если работник потерял трудовую книжку?

Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата. Работодатель оформляет дубликат на основании имеющихся данных (приказы‚ личные дела) и заверяет его как обычную копию.

Изменения в порядке ведения и заверения трудовых книжек‚ введённые с 2024 года‚ направлены на simplification процедур и снижение административной нагрузки на работодателей. Однако соблюдение всех требований – от правильного внесения записей до корректного оформления заверенных копий – остаётся обязательным. Следуя представленным рекомендациям‚ вы сможете избежать штрафов‚ споров с сотрудниками и внешними организациями‚ а также обеспечить надёжное хранение трудовых данных на протяжении всего срока их действия.

Помните: актуальная информация всегда доступна в официальных источниках – на сайтах Минтруда России‚ ФНС‚ а также в системе «Главбух»‚ где размещены образцы форм‚ инструкции и нормативные акты.