Дата публикации: 22 мая 2026 года

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современная форма учета трудовой деятельности работников‚ которая позволяет хранить и передавать сведения о стаже в электронном виде. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3) и других конфигурациях 1С реализованы инструменты для работы с ЭТК.

В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как выдать сотруднику электронную трудовую книжку в 1С‚ какие настройки необходимы и какие документы нужно оформить.

Подготовка к работе с электронными трудовыми книжками

Настройка программы 1С

Перед началом работы с электронными трудовыми книжками необходимо убедиться‚ что в программе установлены правильные флаги и настройки:

1. Установка флагов:
   • Откройте 1С:Зарплата и управление персоналом 8‚ ред. 3
   • Перейдите в Настройки → Параметры учета
   • Убедитесь‚ что установлены следующие флаги:
     • Начало трудовой деятельности, для учета новых сотрудников
     • Отразить в трудовой книжке — для автоматического отражения сведений о трудовой деятельности
2. Настройка отчетов:
   • Убедитесь‚ что в программе настроен отчет Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД)
   • Этот отчет формируется автоматически при установке соответствующего флага и может быть отправлен в ПФР через сервис 1С-Отчетность

Получение заявления от сотрудника

Перед переходом на электронную трудову книжку необходимо получить от сотрудника заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Это обязательное условие‚ предусмотренное законодательством.

В 1С заявление оформляется следующим образом:

1. Перейдите в раздел Кадры → Отчетность‚ справки → Журнал «Электронные трудовые книжки»
2. Нажмите кнопку Создать → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности
3. Заполните данные сотрудника и укажите дату подачи заявления
4. Сохраните документ

Оформление электронной трудовой книжки при приеме на работу

Прием сотрудника на работу с установкой флага

При приеме нового сотрудника в 1С необходимо:

1. Создать документ Прием на работу в разделе Кадры
2. В карточке сотрудника установить флаг Отразить в трудовой книжке
3. Указать дату начала работы и другие необходимые данные
4. Сохранить документ

После этого сведения о трудовой деятельности сотрудника автоматически попадут в отчет СЗВ-ТД.

Формирование электронной трудовой книжки (СТД-Р)

Для выдачи сотруднику электронной трудовой книжки необходимо сформировать документ СТД-Р:

1. Перейдите в раздел Кадры → Электронные трудовые книжки
2. Нажмите кнопку Создать → СТД-Р
3. Выберите сотрудника из списка
4. Программа автоматически заполнит данные о трудовой деятельности
5. Нажмите Заполнить или Подбор‚ если нужно добавить дополнительные записи
6. Сформируйте печатную форму документа СТД-Р
7. Подпишите документ уполномоченным лицом
8. Выдайте сотруднику на руки

Выдача бумажной трудовой книжки при переходе на ЭТК

Если сотрудник ранее работал с бумажной трудовой книжкой‚ при переходе на электронный формат необходимо:

1. Внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на электронный формат ведения
2. Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с последней записью:
   • Выбран электронный способ ведения трудовой книжки
   • Дата перехода
   • Подпись ответственного лица
3. Направить в СФР информацию о переходе в составе отчета ЕФС-1

Отправка сведений в ПФР

Сведения о трудовой деятельности сотрудников необходимо регулярно отправлять в Пенсионный фонд России. В 1С это можно сделать следующим образом:

1. Сформируйте отчет СЗВ-ТД в разделе Кадры → Отчетность
2. Нажмите кнопку Заполнить‚ чтобы программа автоматически собрала данные о всех сотрудниках
3. Проверьте корректность данных и нажмите Сформировать
4. Отправьте отчет через сервис 1С-Отчетность или распечатайте и сдайте в бумажном виде

Особые случаи

Ведение электронной трудовой книжки для сотрудников без стажа

Если сотрудник впервые устраивается на работу и у него нет трудового стажа‚ в 1С необходимо:

1. Создать документ Прием на работу
2. Установить флаг Отразить в трудовой книжке
3. В документе СТД-Р указать‚ что это первая запись о трудовой деятельности

Изменение способа ведения трудовой книжки

Если сотрудник хочет вернуться к бумажной трудовой книжке‚ необходимо:

1. Получить от него заявление о возврате к бумажной форме
2. Внести соответствующую запись в электронную трудовую книжку
3. Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с последней записью

Полезные советы

• Используйте сервис 1С:Кабинет сотрудника для быстрого обмена документами (заявлениями‚ справками‚ расчетными листками) с сотрудниками.
• Регулярно проверяйте настройки программы‚ чтобы убедиться‚ что флаги установлены корректно и данные передаются в ПФР без ошибок.
• Своевременно обновляйте программу 1С‚ чтобы использовать актуальные формы отчетов и документов.
• Храните резервные копии данных‚ чтобы в случае сбоев можно было восстановить информацию о трудовой деятельности сотрудников.

Выдача электронной трудовой книжки в 1С — это важный процесс‚ который требует внимательного подхода и соблюдения всех законодательных норм. Следуя этой инструкции‚ вы сможете корректно оформить электронную трудовую книжку‚ выдать ее сотруднику и своевременно отправить сведения в ПФР.

Помните‚ что с 2026 года электронные трудовые книжки стали обязательными для всех работодателей‚ поэтому важно своевременно перейти на новый формат учета.