Трудовая книжка – важный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. В 2026 году правила ее ведения и хранения претерпели изменения‚ поэтому важно быть в курсе актуальных требований. В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как правильно оформлять и хранить трудовую книжку‚ а также какие изменения произошли в 2026 году.

Что такое трудовая книжка и для чего она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ‚ который ведется работодателем и содержит сведения о трудовой деятельности работника:

• Сведения о приеме на работу.
• Сведения о переводах на другие должности.
• Сведения об увольнении.
• Сведения о награждениях‚ поощрениях‚ взысканиях.

Трудовая книжка является важным доказательством трудового стажа работника и используется для различных целей‚ например‚ при оформлении пенсии‚ получения кредита или при трудоустройстве.

Бумажная или электронная трудовая книжка?

В настоящее время в России существует два вида трудовых книжек:

• Бумажная трудовая книжка: Это традиционный вариант‚ который оформляется работодателем и ведется вручную. В 2026 году бумажная трудовая книжка оформляется отдельным сотрудникам. Для ведения документа нужно использовать специальные бланки.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Это электронный аналог бумажной трудовой книжки‚ который ведется в электронном виде и хранится в базе данных СФР (Социального Фонда России). С 2025 года вновь принимаемые сотрудники могут использовать только электронный вариант документа.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Для новых сотрудников (с 2025 года только ЭТК):

Сбор документов: Необходимо собрать следующие документы:

• Паспорт работника.
• СНИЛС.
• ИНН.
• Документы об образовании.

Оформление приема на работу:

• Подписать трудовой договор.
• Выпустить приказ о приеме на работу.

Внесение данных в трудовую книжку (ЭТК): Работодатель вносит сведения о работнике в электронную трудовую книжку через личный кабинет на сайте СФР. В случае бумажной книжки‚ работодатель заполняет соответствующие разделы.
Ознакомление работника: Работодатель должен ознакомить работника с содержанием трудовой книжки (ЭТК) и с правилами ведения и хранения.

Для сотрудников‚ у которых уже есть бумажная трудовая книжка:

При переходе на электронную трудовую книжку‚ работодатель должен отдать сотруднику бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

Правила заполнения трудовой книжки

• Записи в трудовой книжке должны быть сделаны аккуратно‚ разборчиво‚ без исправлений.
• Исправления допускаются только с указанием даты исправления и подписи ответственного лица.
• Записи в трудовой книжке должны соответствовать данным трудового договора и приказов о приеме‚ переводе и увольнении.
• Вкладыши в трудовую книжку являются неотъемлемой ее частью и оформляются по тем же правилам‚ что и сама книжка.

Хранение трудовой книжки

• Бумажная трудовая книжка: Хранится работодателем в течение 5 лет после увольнения работника. После этого она должна быть передана работнику.
• Электронная трудовая книжка: Хранится в базе данных СФР. Работодатель и работник могут получить выписку из электронной трудовой книжки в любое время через личный кабинет на сайте СФР или через портал Госуслуг.

Как получить выписку из трудовой книжки?

Выписку из трудовой книжки можно получить несколькими способами:

• Через портал Госуслуг: Необходимо авторизоваться на портале Госуслуг и выбрать услугу «Выписка из трудовой книжки».
• Через личный кабинет на сайте СФР: Необходимо зарегистрироваться на сайте СФР и получить доступ к личному кабинету.
• Лично в СФР: Необходимо обратиться в любое отделение СФР с паспортом и заявлением на получение выписки.

Изменения в 2026 году

• Переход на электронную трудовую книжку для новых сотрудников: С 2025 года все новые сотрудники автоматически получают электронную трудовую книжку.
• Упрощение процесса ведения ЭТК: В 2026 году были упрощены процедуры внесения данных в электронную трудовую книжку.
• Расширение возможностей получения выписки из ЭТК: Теперь выписку из ЭТК можно получить через большее количество каналов‚ включая портал Госуслуг и личный кабинет на сайте СФР.

Трудовая книжка – важный документ‚ который необходимо правильно оформлять и хранить. В 2026 году правила ведения и хранения трудовых книжек претерпели изменения‚ поэтому важно быть в курсе актуальных требований. Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс ведения и получения информации о трудовой деятельности.

Ресурсы:

• [КонсультантПлюс](https://www.consultant.ru/)
• [Официальный сайт СФР](https://sfr.gov.ru/)
• [Портал Госуслуг](https://www.gosuslugi.ru/)

Важно помнить: Информация в данной статье носит справочный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к специалисту.