С 2024 года в России произошли фундаментальные изменения в системе ведения трудовых книжек; Эти изменения затрагивают не только форму и порядок заполнения документов, но и сам принцип учета трудовой деятельности работников․ В 2025–2026 годах работодатели обязаны строго соблюдать новые правила, установленные Приказом Минтруда России № 320н от , а также последними поправками, вступившими в силу с 1 января 2024 года․ В этой статье мы подробно разберем все актуальные требования к оформлению трудовых книжек, как бумажных, так и электронных․

Основные изменения с 1 января 2024 года

С 2024 года вступили в силу ключевые поправки в Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв․ постановлением Минтруда и соцзащиты от № 40, в новой редакции)․ Главные изменения:

• Запрет на оформление новых бумажных трудовых книжек — с 1 января 2024 года работодатели не могут заводить новые трудовые книжки на бумаге, даже в случае утери оригинала (дубликаты теперь оформляются только в электронном виде)․
• Обязательный переход на электронный учет — все новые сотрудники, принятые на работу после 1 января 2024 года, должны иметь только электронную трудовую книжку (ЭТК)․
• Изменение порядка выдачи дубликатов — при утере бумажной трудовой книжки дубликат оформляется не на бланке, а на основе данных из Единой информационной системы Фонда социальной защиты населения (ФСЗН)․
• Отмена необходимости подписи работника под всеми записями — больше не требуется знакомить сотрудника под роспись со всеми внесенными в трудовую книжку записями (ранее это требовалось по личной карточке)․

Электронная трудовая книжка — новый стандарт

С 2024 года электронная трудовая книжка стала основным и единственным документом для новых работников․ Она представляет собой цифровой аналог бумажной книжки, содержащий сведения о:

• Местах работы (наименование работодателя, даты приема и увольнения)
• Должностях и профессиях
• Причинах прекращения трудовых отношений
• Наградах и поощрениях (по желанию работодателя)

Как получить ЭТК:

1. Работник подает заявление в свою кадровую службу о переходе на электронный формат․
2. Работодатель передает сведения в Пенсионный фонд России (ПФР) через систему КЭДО (кадровый электронный документооборот)․
3. ПФР формирует ЭТК и предоставляет доступ через портал Госуслуги или Личный кабинет застрахованного лица на сайте ПФР․

Важно! Работодатель обязан предоставить работнику выписку из ЭТК при увольнении или по его запросу․ Выписка оформляется в виде PDF-файла с электронной подписью работодателя и печатью ПФР․

Оформление дубликата трудовой книжки в 2025–2026 годах

Если работник утратил свою бумажную трудовую книжку, работодатель не может выдать дубликат на новом бумажном бланке․ С 1 января 2024 года это запрещено․ Вместо этого действует следующий порядок:

Этап 1: Запрос сведений в ФСЗН

Работодатель обязан направить официальный запрос в Фонд социальной защиты населения (ФСЗН) с просьбой предоставить сведения о трудовой деятельности работника с 1 января 2003 года․ Запрос подается через Единую информационную систему (ЕИС) или в электронном виде через защищенные каналы связи․

Этап 2: Формирование электронного дубликата

На основании полученных данных ФСЗН работодатель формирует электронный дубликат трудовой книжки в системе КЭДО․ В нем указываются:

• ФИО работника
• Все места работы с датами
• Должности и причины увольнения
• Сведения о наградах (если есть)

Работнику выдается выписка из электронного дубликата — документ в формате PDF с ЭЦП работодателя и ПФР․ Этот документ имеет юридическую силу и может быть использован для оформления пенсии, трудоустройства и других целей․

Внимание!

Если работник до 2024 года имел бумажную трудовую книжку, он может сохранить ее как дополнительный документ․ Но все новые записи (включая дубликаты) теперь вносятся только в электронную версию․

Бумажные трудовые книжки: что можно делать в 2025 году?

Несмотря на запрет на оформление новых бумажных книжек, существуют исключения:

• Сохранение старых бумажных книжек — если работник уже имел бумажную трудовую книжку до 2024 года, работодатель продолжает вести в ней записи (прием, перевод, увольнение) до тех пор, пока работник не перейдет на ЭТК․
• Выдача бумажной книжки при увольнении — если работник не подавал заявление на переход на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку с последней записью․
• Проверка старых книжек — при приеме на работу работодатель обязан запросить у соискателя его бумажную трудовую книжку для проверки наличия закрывающей записи․

Важно! Бумажные бланки трудовых книжек, приобретенные до 2024 года, можно использовать только для внесения записей в уже существующие книжки․ Новые бланки нельзя покупать — их выпуск прекращен․ Если старые бланки закончились, работодатель должен перейти на электронный учет․

Требования к оформлению записей в трудовой книжке

Независимо от формата (бумажный или электронный), записи в трудовой книжке должны соответствовать строгим правилам:

• Формат дат — только ДД․ММ․ГГГГ (например, )․
• Запрещены сокращения — пишется полное наименование организации, должности, причины увольнения (например, «уволен по собственному желанию», а не «ув․ по сог․»)․
• Подпись и печать — все записи заверяются подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она есть)․
• Нумерация записей — нумерация ведется последовательно, без пропусков и исправлений․
• Исправления, запрещены․ При ошибке вносится новая запись с указанием «Исправлено» и датой․

Кто может выпускать бланки трудовых книжек?

С 2023 года производство бумажных бланков трудовых книжек разрешено только АО «Госзнак» и его официальным дистрибьюторам, с которыми заключены договоры в соответствии с Приказом Минфина РФ № 55н от ․

Запрещено приобретать бланки:

• в канцелярских магазинах
• на газетных киосках
• в интернет-магазинах без лицензии

Покупка неофициальных бланков влечет за собой административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица․

Что делать работодателю в 2025–2026 годах?

Работодателю необходимо:

1. Перейти на КЭДО — внедрить систему кадрового электронного документооборота для передачи данных в ПФР․
2. Обеспечить доступ к ЭТК — обучить кадровиков работе с системой, наладить обмен данными с ПФР․
3. Информировать сотрудников — провести информационные сессии о преимуществах ЭТК и порядке перехода․
4. Сохранять бумажные книжки — хранить все старые трудовые книжки в архиве в течение 75 лет (по закону об архивном деле)․
5. Не использовать старые бланки для новых книжек — с 2024 года это запрещено, даже если бланк «еще есть»․

Чем отличается электронная трудовая книжка от бумажной?

С 2024 года бумажная трудовая книжка постепенно уходит в прошлое․ Работодатели обязаны адаптироваться к новым условиям: внедрять КЭДО, обучать персонал, информировать сотрудников и отказываться от использования старых бланков․ Электронная трудовая книжка, это не просто новая форма, а современная система учета, которая повышает прозрачность, снижает риски потери документов и упрощает процесс оформления пенсий и трудоустройства․

Главное правило 2025–2026 годов: Ни один новый работник не может получить бумажную трудовую книжку․ Все — только в электронном виде․

Если вы еще не перешли на ЭТК, самое время начать․ Откладывать переход больше нельзя: законодательство уже изменилось, и штрафы за нарушения становятся все строже․

Для получения актуальных образцов записей, шаблонов запросов в ФСЗН и инструкций по работе с КЭДО рекомендуем обращаться к официальному сайту Пенсионного фонда России (www․pfrf․ru) и Минтруда России (mintrud․gov․ru)․