Трудовая книжка – один из ключевых кадровых документов в России, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. С 1 января 2026 г. в России произошли значительные изменения в законодательстве, касающиеся ведения, хранения и использования трудовых книжек. Ниже приведена подробная статья, охватывающая исторический контекст, основные нормативные акты, переход на электронный формат и практические рекомендации для работодателей и работников.

Исторический контекст и основные нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной закон, регулирующий трудовые отношения. Статья 66 ТК РФ закрепляет порядок ведения трудовой книжки;
• Федеральный закон № 197-ФЗ от 30 декабря 2001 г. – «Трудовой кодекс Российской Федерации» в редакции с последними изменениями.
• Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г. – внес изменения в ТК РФ, предусматривающие формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Федеральный закон № 436-ФЗ от 16 декабря 2019 г. – регулирует порядок ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2024 г. в рамках программы «КЭДО» работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Это означает, что бумажная трудовая книжка больше не является обязательной для новых сотрудников, а для уже существующих – переход осуществляется постепенно.

• КЭДО – система, в которой хранится электронная трудовая книжка (ЭТК). Сведения о трудовой деятельности доступны работодателю и работнику через портал «Портал государственных услуг».
• С 1 января 2026 г. для новых сотрудников, начавших трудовую деятельность после этой даты, бумажная трудовая книжка не требуется.
• Для сотрудников, которые уже имеют бумажную трудовую книжку, переход на ЭТК осуществляется в порядке, установленном приказом Минтруда № 320н.

Новые правила ведения и хранения трудовых книжек (2024–2026 г.)

В 2024 г. в правовом поле произошли следующие изменения:

• С 1 сентября 2024 г. изменились правила ведения и хранения трудовых книжек. В частности, записи дат в бумажных книжках теперь должны быть в арабских цифрах, сокращения не допускаются.
• С 1 января 2025 г. отменяется запрет на вывоз и пересылку кадровых документов за границу. Это облегчает международные трудовые отношения.
• С 1 января 2024 г. заводить новые бумажные трудовые книжки запрещено. Это касается и дубликатов утерянных оригиналов.
• С 1 января 2026 г. для новых сотрудников бумажная трудовая книжка не требуется.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проверьте наличие ЭТК – убедитесь, что ваша компания подключена к системе КЭДО и имеет доступ к порталу «Портал государственных услуг».
2. Обучите персонал – проведите обучение кадрового отдела по работе с ЭТК, включая правила заполнения, валидацию данных и хранение резервных копий.
3. Обновите внутренние процедуры – пересмотрите внутренние инструкции по ведению кадровых документов, учитывая новые требования к форматам и срокам обновления.
4. Проведите аудит – проверьте, что все существующие бумажные трудовые книжки корректно перенесены в электронный формат.
5. Соблюдайте порядок хранения – бумажные копии (если они все еще нужны) должны храниться в соответствии с приказом Минтруда № 320н: сквозная нумерация разделов, защита от повреждений, хранение в защищенном месте.

Практические рекомендации для работников

• Если вы начали трудовую деятельность после 1 января 2026 г., не требуйте бумажную трудовую книжку; Все сведения будут храниться в ЭТК.
• Проверьте, что ваши данные в ЭТК корректны: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения.
• Если вам требуется копия трудовой книжки для подтверждения стажа, вы можете запросить электронную копию через портал «Портал государственных услуг».
• В случае потери бумажной трудовой книжки (если она у вас есть) оформите дубликат в соответствии с процедурами, установленными в приказе Минтруда № 320н.

Ключевые даты и сроки перехода

Законодательство РФ о трудовых книжках претерпело значительные изменения в последние годы. Переход на электронный формат, отмена запрета на вывоз кадровых документов и новые правила ведения бумажных трудовых книжек делают систему более гибкой и доступной. Работодатели и работники должны быть в курсе всех изменений, чтобы избежать недоразумений и соблюсти требования законодательства.

Для более подробной информации о конкретных процедурах и нормативных актах рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайтам Минтруда РФ, «Порталу государственных услуг» и правовым базам «КонсультантПлюс» и «Гарант».