В 2025‑2026 годах в России изменились требования к заполнению и передаче кадровой документации. Работодатели должны знать, какие сведения заносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, какие формы используются и как правильно оформить запись о приёме, переводе, увольнении и иных кадровых событиях.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 77) и Инструкции по заполнению и ведению трудовой книжки (п. 26), в книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу;
- заключении трудового договора;
- переводе на другую постоянную работу;
- присвоении категории (разряда, класса);
- увольнении и основаниях его возникновения;
- иных обстоятельствах, изменяющих трудовые отношения.
С 2023 года вместо формы СЗВ‑ТД в указанных случаях используется форма ЕФС‑1 (ьный лист, подраздел 1, раздел 1, подраздел 1.1).
Сроки внесения записей
Записи вносятся в течение 7 календарных дней после издания приказа (распоряжения) нанимателя. При увольнении запись делается в день увольнения.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Заполнение производится в строгом порядке, согласно рекомендациям Минтруда (приказ 320н). Ниже перечислены обязательные графы.
- Порядковый номер записи (графа 1).
- Дата приёма на работу (графа 2).
- Наименование документа, на основании которого произошло приём (графа 4) – указание даты и номера приказа/распоряжения.
- Наименование должности (работы), специальности, профессии и/или квалификации (графа 5).
- Сведения о трудовом договоре (срок, тип – бессрочный/срочный).
Если в трудовом договоре отсутствует информация, требуемая для заполнения, её в книжку не заносят.
Примеры формулировок
Запись о приёме на работу (образец):
1 Приказ № 123 от «О приёме И.И. Петрова на должность менеджера по продажам» Менеджер по продажам, специалист, 3‑й разряд
Запись об увольнении в связи с истечением срока договора:
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Формы отчётности и их связь с записью в книжке
Ранее работодатели передавали в ПФР форму СЗВ‑ТД. С 2023 года эта форма заменена на ЕФС‑1. Приём в книжку и отправка ЕФС‑1 взаимосвязаны:
- Приём на работу, перевод, повышение квалификации – требуется заполнить и отправить ЕФС‑1.
- Увольнение – также требуется заполнить ЕФС‑1, указав основание прекращения договора.
Пример заполнения ЕФС‑1 (раздел 1, подраздел 1.1) включает:
- ьный лист (данные работодателя).
- Сведения о сотруднике (ФИО, ИНН, должность).
- Сведения о трудовом договоре (срок, тип).
- Основания записи в трудовой книжке.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ – при увольнении необходимо указывать точный пункт (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
- Неправильный порядок заполнения графа 4 – указывайте дату и номер приказа, а не только «приказ о приёме».
- Заполнение записи о срочном договоре без указания срока – в книжке обязательно указывайте срок действия договора.
- Пропуск записи при переходе с одного подразделения на другое – перевод требует отдельной записи, даже если сотрудник остаётся на том же месте.
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется использовать готовые образцы заполнения (Word, PDF) и проверять их в соответствии с Приказом 320н.
Примеры записей в разных ситуациях
Приём на работу
1Приказ № 456 от «О приёме А.В. Сидорова на должность бухгалтера» Бухгалтер, 2‑й разряд
Перевод на другую постоянную работу
2 Приказ № 789 от «О переводе И.И. Петрова в отдел маркетинга» Менеджер по маркетингу, специалист, 4‑й разряд
Увольнение по собственному желанию
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Увольнение по дисциплинарным причинам
Трудовой договор расторгнут по причине грубого нарушения трудовых обязанностей, пункт 1 ч. 2 ст. 81 ТК РФ.
Часто задаваемые вопросы
- Необходимо ли вести запись о срочном трудовом договоре? Да. Сведения о срочном договоре заносятся в раздел «Сведения о работе», даже если сотрудник не имеет постоянного места работы.
- Можно ли использовать сокращения в формулировках? Нет. По рекомендациям Роструд, в записи должны использоваться полные формулировки, без сокращений.
- Как быть, если запись пропущена? Пропущенную запись можно добавить позже, но она должна быть оформлена в соответствии с п. 3 ст. 77 ТК РФ и подтверждена приказом.
- Какие документы требуются для подтверждения записи? Приказ (распоряжение) нанимателя, трудовой договор, копия приказа об увольнении.
Правильное заполнение трудовой книжки – это не только требование законодателя, но и способ обеспечить прозрачность кадровых отношений, избежать штрафов и упростить работу с ПФР и контролирующими органами. Соблюдая указанные выше правила и используя готовые образцы заполнения, работодатель сможет своевременно и корректно оформить все необходимые записи.
Для удобства подготовки документации рекомендуется скачать актуальные формы ЕФС‑1 и образцы записей в форматах Word и PDF, которые регулярно обновляются в соответствии с последними изменениями в трудовом законодательстве.
Автор: кадровый консультант, 2025‑2026 гг.