Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Ошибки и небрежность в записях могут привести к тому, что часть рабочего стажа не зачтут при расчете пенсии. Именно поэтому кадровикам и бухгалтерам так важно строго соблюдать правила внесения сведений. Одна из самых частых операций — оформление перевода сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке со словом «переведен», приведем примеры и актуальные образцы на 2025–2026 год.
Главное правило: какой перевод фиксируется в трудовой?
Согласно трудовому законодательству, перевод может быть временным или постоянным. Очень важно помнить: в трудовую книжку вносится запись только о постоянном переводе. Сведения о временных переводах фиксируются только в личной карточке сотрудника и в приказе.
Запись о постоянном переводе у текущего работодателя вносится в обязательном порядке. Правила заполнения регулируются актуальным Порядком ведения и хранения трудовых книжек (с учетом изменений 2022 года, которые актуальны и в 2025-2026 годах).
Внутренний перевод: как заполнить раздел «Сведения о работе»
Внутренний перевод означает, что сотрудник продолжает работать у того же работодателя, но переходит в другое структурное подразделение или на другую должность.
Пошаговая инструкция заполнения
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи (например, 5, если предыдущая была под номером 4).
- Графа 2: Указывается дата перевода в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- Графа 3: Вносится сама формулировка. Указывается: «Переведен(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности]». Если подразделение в договоре не прописано, можно указать просто: «Переведен(а) на должность [наименование должности]».
- Графа 4: Указываются дата и номер приказа (распоряжения) о переводе (например: Приказ от № 24-к).
Пример записи о переводе в другой отдел
Рассмотрим наглядный образец заполнения:
- Графа 1: 10
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя проектов.
- Графа 4: Приказ от № 45-п
Особые случаи внутреннего перевода
Превращение временного перевода в постоянный
Если изначально сотрудник был переведен временно, но затем по соглашению сторон перевод признан постоянным, в трудовую книжку вносится соответствующая запись:
- Графа 1: Указывается порядковый номер записи.
- Графа 2: Ставится дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с временным переводом (а не дата подписания соглашения о признании его постоянным).
- Графа 3: Указывается наименование структурного подразделения и должности, на которую работник переведен постоянно.
- Графа 4: Реквизиты приказа, которым перевод утвержден как постоянный.
Совместительство стало основной работой
Если работник работал по совместительству, а затем эта работа стала для него основной, возможны два варианта. Один из них (если запись о совместительстве уже была внесена ранее):
- Графа 2: Указывается дата, когда сотрудник приступил к основной работе.
- Графа 3: Делается запись: «Работа по совместительству на должности [название должности] стала основной».
Переименование должности или структурного подразделения
Если обязанности сотрудника не изменились, но название его должности или отдела поменялось в штатном расписании, это не перевод, а переименование. В графе 3 делается запись: «Структурное подразделение «Отдел продаж» переименовано в «Отдел по работе с клиентами»» или «Должность «специалист» переименована в «менеджер»».
Перевод в другую организацию (внешний перевод)
Перевод на постоянную работу к другому работодателю оформляется как увольнение у текущего и прием у нового. Это сложный процесс, требующий согласия работника, прежнего и нового руководства.
Записи у прежнего работодателя
Отдел кадров прежней организации оформляет приказ о расторжении трудового договора (например, по унифицированной форме Т-8). Основанием выступает пункт 5 части первой статьи 77 ТК РФ. В трудовую книжку вносится запись об увольнении:
- Графа 3: «Уволен в связи с переводом на постоянную работу в организацию [наименование новой компании] по просьбе работника (или с согласия работника), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Записи у нового работодателя
На новом месте работы в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись о приеме по общим правилам, но с обязательным уточнением:
- Графа 3: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности] в порядке перевода из [наименование прежней организации]».
Ответственность и важные нюансы
Как отметил заслуженный юрист России Иван Соловьев, небрежность в записях трудовой книжки может стоить работнику части пенсионных накоплений. Чтобы этого избежать:
- Всегда строго сверяйте формулировки с Трудовым кодексом РФ.
- Не делайте сокращений слов (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «пер.» вместо «переведен»).
- Все записи должны иметь основание, подписанный руководителем приказ (распоряжение).
- При ошибках не зачеркивайте неверную запись! Признайте ее недействительной в установленном порядке, а затем внесите верную информацию.
Соблюдение этих несложных правил и использование актуальных образцов поможет вам безошибочно оформлять трудовые книжки при любых видах переводов, обеспечив сотрудникам спокойствие при расчете будущего стажа.