Дата актуализации: г. 15:08
Общие положения
Трудовая книжка (или её электронный аналог) – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника.
Записи в ней могут быть изменены только в строго определённых случаях и только теми лицами‚ которые имеют на то законные полномочия.
Когда требуется изменить запись о работе
- Изменение названия организации (переименование‚ слияние‚ реорганизация);
- Корректировка даты приема‚ увольнения или перевода;
- Изменение должности‚ профессии‚ специальности‚ квалификации;
- Исправление ошибок в ФИО‚ дате рождения‚ образовании;
- Внесение сведений о совместительстве‚ о работе по договору подряда и т.п.;
- Устранение технических ошибок (неразборчивый почерк‚ пропуск строки и др.).
Кто имеет право вносить изменения
Согласно Трудовому кодексу РФ и приказам Минтруда‚ изменения вносятся:
- Работодателем (или уполномоченным представителем кадровой службы) – в случае изменения данных‚ связанных с работой‚ образованием‚ должностью‚ наименованием организации.
- Работником – только при наличии официальных документов (свидетельство о браке‚ паспорт‚ диплом и т.д.) и после согласования с работодателем.
- Органом государственной службы занятости – при выдаче дубликата трудовой книжки.
Порядок внесения исправлений
На бумажной трудовой книжке
Существует два основных способа:
- Зачёркивание и запись рядом – применяется‚ если в строке осталось свободное место. Ошибочная информация зачеркивается одной линией‚ а рядом пишется правильный вариант.
- Вкладка (дополнительный лист) – используется‚ когда свободных строк в разделе «Сведения о работе» нет. На внутренней стороне обложки или на отдельном листе делается запись о корректировке.
В обоих случаях запись заверяется подписью (или печатью) работодателя/кадровой службы.
Шаги для внесения исправления
- Подготовьте документ‚ подтверждающий правильные данные (приказ‚ диплом‚ свидетельство о браке и др.).
- Согласуйте исправление с руководителем или кадровой службой.
- На титульном листе (если исправление касается ФИО‚ даты рождения) зачеркивайте ошибку и пишите правильный вариант рядом.
- В разделе «Сведения о работе»:
- Если есть свободная строка – вносите новую запись‚ указывая причину исправления (например‚ «Организация переименована»).
- Если строк нет – оформляете вкладку с указанием номера страницы‚ даты и подписи.
- Подпишите запись и поставьте печать организации.
- Сделайте копию исправленной страницы (по желанию) для собственного архива.
В электронной трудовой книжке (ЭТК)
ЭТК управляется через государственный портал Госуслуги. Процедура упрощена:
- Войдите в личный кабинет с помощью подтвержденного аккаунта.
- Выберите раздел «Моя трудовая книжка» → «Изменить запись».
- Загрузите скан или фото подтверждающего документа.
- Заполните форму исправления (укажите‚ что меняется и почему).
- Отправьте запрос. После проверки уполномоченным специалистом запись будет автоматически обновлена.
Примеры типовых записей
Переименование организации
Пример записи в графе 3 «Сведения о работе»:
2023‑04‑15 ООО «Техно‑Сервис» (ранее ООО «Техно‑Сервис‑Инвест») переименовано в ООО «Техно‑Сервис‑Групп» на основании приказа Минэкономразвития РФ № 123 от .
В графе 4 указывается номер и дата приказа‚ на основании которого произведено переименование.
Исправление ФИО
На титульном листе:
Иванов Иван Иванович → Иванов Иван Петрович (зачёркнутый вариант‚ рядом подпись руководителя и печать)
Изменение уровня образования
Запись в графе 4 «Сведения о работе» (или на внутренней стороне обложки):
Образование: Среднее специальное → Высшее (магистратура) на основании диплома серии 03 № 456789‚ выданного .
Добавление сведения о совместительстве
2025‑09‑01 Совместительство в ООО «Маркет‑Плюс» (должность: менеджер по продажам‚ 20 ч/нед) – запись внесена по месту основной работы.
Ошибки‚ которые нельзя исправлять‚ и необходимость дубликата
- Если запись полностью утрачена (страница порвана‚ запись стёрта)‚ оформляют дубликат трудовой книжки в отделе кадров.
- При наличии более 20 записей в разделе «Сведения о работе» (или когда свободные строки закончились) – оформляют вкладыш в той же книжке.
- Записи‚ сделанные без законных оснований (например‚ попытка «скрыть» увольнение) считаются недействительными и могут повлечь административную ответственность.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли самостоятельно исправить ошибку в ФИО?
- Только при наличии официального документа (паспорт‚ свидетельство о браке) и после согласования с работодателем. Запись вносит работодатель.
- Что делать‚ если в трудовой книжке закончились свободные строки?
- Оформить вкладку (дополнительный лист) в той же книжке. На первой строке указывается номер страницы‚ где делается запись.
- Можно ли изменить запись о совместительстве без согласования с основной работой?
- Нет. По ТК РФ запись о совместительстве вносится в трудовую книжку только после согласования с работодателем основной работы.
- Как оформить исправление в электронной трудовой книжке?
- Через портал «Госуслуги»‚ загрузив подтверждающие документы. После проверки запись обновится автоматически.
Правильное ведение трудовой книжки – важный элемент трудовых отношений в России.
Любые изменения должны осуществляться в соответствии с законодательством‚ с обязательным документальным подтверждением и подписью уполномоченного лица. Соблюдение правил позволяет избежать конфликтов‚ сохранить трудовой стаж и гарантировать права работника.
Помните: любые исправления в трудовой книжке – это не «ручная правка»‚ а официальное действие‚ требующее подписи‚ печати и ссылки на нормативный документ.
Статья подготовлена на основе открытых источников (Энциклопедия решений‚ КонсультантПлюс‚ нормативные акты Минтруда) и актуальна на 21 мая 2026 года.