Трудовая книжка (в т.ч. электронная) является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок её ведения‚ хранения и выдачи строго регламентирован. Основным нормативным актом на сегодняшний день является Приказ Минтруда России от № 320н (с изменениями)‚ утвердивший форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Ключевой принцип: Работодатель обязан организовать работу по ведению‚ хранению‚ учёту и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Ответственность за это возлагается непосредственно на работодателя.
Приём на работу и оформление трудовой книжки
Обязательность наличия
Приём на работу без трудовой книжки не допускается (за исключением случаев‚ когда работник впервые устраивается на работу или работает менее 26 часов в неделю‚ и по его письменному заявлению). При первом трудоустройстве работодатель обязан завести новую трудовую книжку установленного образца.
Процедура приёма
При приёме на работу кадровый специалист (или уполномоченное лицо) должен:
- Принять трудовую книжку у работника.
- Проверить правильность заполнения предыдущих записей‚ наличие всех штампов и печатей.
- Занести сведения о работнике на ьном листе (ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ специальность и т.д.).
- Внести первую запись о приёме на работу в раздел «Сведения о работе» (п. 1).
- Оформить запись о присвоении тарифно-квалификационного разряда (если применимо).
- Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии);
- Зарегистрировать трудовую книжку в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
Заполнение трудовой книжки в процессе работы
Общие правила заполнения
Все записи вносятся чернилами чёрного или синего цвета‚ разборчиво‚ без исправлений‚ помарок и сокращений. Испорченные бланки подлежат уничтожению с составлением акта.
Что записывать?
В раздел «Сведения о работе» (первая часть) вносятся:
- Приём на работу (с указанием наименования организации‚ даты‚ основания‚ подразделения‚ должности‚ условий труда).
- Переводы на другую постоянную работу в той же или другой организации (с указанием нового работодателя).
- Повышение в должности (изменение условий трудового договора).
- Награждения (ордена‚ медали‚ почётные звания‚ благодарности).
- Дисциплинарные взыскания (с указанием срока и основания).
- Увольнение (прекращение трудового договора) с указанием основания и даты.
Особые случаи заполнения
Перевод на другую постоянную работу к другому работодателю: Запись о увольнении с предыдущего места работы и запись о приёме на новое место работы не делаются. Вносится единая запись о переводе с указанием обеих организаций и даты перехода.
Совместительство: Записи о работе по совместительству не вносятся в трудовую книжку‚ если основное место работы сохраняется. Если совмещение является основным местом работы‚ то запись вносится как обычный приём.
Вахтовый метод работы: Запись вносится с указанием организации-работодателя и условия «вахтовый метод».
Вкладыши в трудовую книжку
Когда вшивается вкладыш?
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (например‚ раздела «Сведения о работе» или «Сведения об образовании»)‚ вшивается вкладыш установленного образца.
Оформление вкладыша
Вкладыш ведёться в том же порядке‚ что и трудовая книжка:
- Заполняются ьные данные (серия‚ номер вкладыша‚ ФИО работника).
- Вносятся записи‚ начиная с первой страницы вкладыша.
- Каждая запись завершается подписью ответственного лица и печатью.
- При выдаче вкладыша в самой книжке ставится штамп: «Выдан вкладыш № ___ от ___» с указанием серии и номера вкладыша.
Важно: Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
Хранение и учёт трудовых книжек
Хранение у работодателя
Трудовые книжки хранятся в закрытом шкафу (сейфе) с ограничением доступа. Организуется их учёт в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей‚ где регистрируются:
- Все принятые от работников при поступлении на работу трудовые книжки (с указанием серии и номера).
- Все выданные работникам трудовые книжки и вкладыши (с указанием серии и номера‚ даты выдачи‚ подписи работника).
Хранение невостребованных книжек
Трудовые книжки и дубликаты‚ не полученные работниками при увольнении (либо в случае смерти работника — его ближайшими родственниками)‚ хранятся у работодателя до востребования.
Ответственное лицо
Работодатель приказом (распоряжением) назначает уполномоченное лицо (обычно начальника отдела кадров или специалиста)‚ которое осуществляет:
- Ведение трудовых книжек.
- Их хранение и учёт;
- Выдачу работникам при увольнении.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Срок и порядок выдачи
Трудовая книжка (или дубликат) выдаётся работнику в день увольнения (в день прекращения трудового договора).
Процедура выдачи
- Вносится последняя запись об увольнении с указанием точного основания (статья ТК РФ или иного НПА) и даты.
- Запись завершается подписью ответственного лица и печатью организации.
- В Книге учёта делается отметка о выдаче: дата выдачи‚ подпись работника о получении.
- Работнику выдаётся трудовая книжка с описью вложений (если были вкладыши).
Дубликаты трудовой книжки
Когда выдаётся дубликат?
Дубликат выдаётся в случае:
- Потери трудовой книжки.
- Порчи (непригодности к использованию).
- Кражи (по заявлению работника и при наличии справки из правоохранительных органов).
Особенности оформления в 2024-2025 гг.
С 2024 года дубликат бумажной трудовой книжки оформляется только в одном случае — при утере или порче. При этом:
- Дубликат заполняется на основании имеющихся в организации данных о трудовой деятельности работника (приказы‚ личные карточки‚ выписки из Книги учёта).
- В дубликате делается запись: «Дубликат выдана взамен утерянной (непригодной) трудовой книжки серии ___ № ___».
- Дубликат не содержит записей о предыдущих местах работы‚ если они не были в оригинале. В него переносятся только те сведения‚ которые были в оригинале на момент утери/порчи.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Переход на ЭТК
Работник может по письменному заявлению перейти на ведение электронной трудовой книжки. После внесения записи о переходе и выдачи документа на руки (выписки из ЭТК) работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажного документа.
Хранение и выдача
При наличии ЭТК:
- Бумажная трудовая книжка не ведётся (если не было записей до перехода).
- Работодатель хранит только электронные данные в СКУД (системе кадрового учёта).
- По запросу работника выдается выписка из ЭТК на бумажном носителе‚ заверенная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
Ответственность за нарушения
За нарушения правил ведения‚ хранения и выдачи трудовых книжек работодатель и должностные лица могут привлекаться к:
- Административной ответственности (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
- Гражданско-правовой ответственности (возмещение ущерба работнику).
- Дисциплинарной ответственности для виновных сотрудников.
- Своевременными (в день события).
- Полными и точными (с указанием всех реквизитов и оснований).
- Заверёнными (подпись ответственного лица + печать организации).
- Учтёнными (в Книге учёта движения).
Статья составлена на основе Приказа Минтруда России № 320н и актуальной судебной практики. Рекомендуется согласовывать все спорные моменты с юристом.