Дата публикации: 22 мая 2026 года‚ 03:50 MSK
В последние месяцы в сфере трудового законодательства РФ произошли значительные изменения‚ касающиеся оформления‚ ведения и хранения трудовых книжек. Ниже – подробный обзор самых актуальных новшеств‚ которые уже действуют или вступят в силу в ближайшее время.
Формы и бланки трудовых книжек
Новый образец трудовой книжки
С 1 сентября 2021 года действует Приказ Минтруда России № 320н‚ утвердивший бланк новой формы трудовой книжки. С 2023 года его может печатать не только Гознак‚ но и любое предприятие‚ соответствующее установленным требованиям.
- Размер книжки – 7 листов (14 страниц) + вкладыш.
- На листе титульного оформляются ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные.
- В конце каждой страницы размещаются подписи сторон.
Дубликат и замена
С 1 января 2024 года введена упрощённая процедура выдачи дубликата утраченной книжки. По новому правилу:
- Работодатель вносит запись о выдаче дубликата в электронный журнал.
- В книжке ставится отметка «Дубликат»‚ а оригинальная книга считается недействительной.
- Если работник меняет фамилию‚ в книжке вносятся соответствующие изменения.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
Переход на электронный формат
С 1 января 2025 года почти все кадровые документы‚ включая трудовые книжки‚ могут вестись в электронном виде. При этом:
- Переход на ЭТК возможен только по заявлению работника.
- При переходе работодатель делает закрывающую запись в бумажной книжке и выдаёт её сотруднику.
- Электронная версия имеет ту же юридическую силу‚ что и бумажная.
Порядок доступа к информации
С 1 января 2025 года отменён запрет на передачу электронных трудовых книжек за границу. Теперь работодатели могут передавать такие данные‚ если это предусмотрено соглашением сторон.
Запрет на вывоз бумажных книжек за границу
С 1 января 2025 года отменён ранее действовавший запрет на вывоз и пересылку бумажных трудовых книжек за пределы России. Это изменение вступило в силу после принятия Федерального закона от 13 декабря 2024 г. № 470‑ФЗ.
Оформление и заполнение записей
Новые требования к записям
С 2024 года в законодательство внесены уточнения:
- Записи в книжке должны быть сделаны в течение 30 дней с даты начала работы.
- В случае изменения условий труда вносятся дополнительные записи.
- Для совместителей предусмотрена отдельная колонка «Второй работодатель».
Примеры оформления
Ниже – типичные примеры записей:
- Приём на работу: « – заключён трудовой договор № 123‑2026‚ должность «Менеджер по продажам»‚ ставка 45 000 ₽».
- Изменение условий: « – изменён режим работы с полной на частичную (2/1)».
- Отпуск: « – предоставлен оплачиваемый отпуск в период с по ».
Сроки и порядок выдачи книжки
По новым правилам:
- Трудовую книжку выдают работнику в течение 30 дней с даты его приёма на работу.
- Если работник отказывается от бумажной формы‚ работодатель вносит отметку о переходе на электронный вариант.
- При утере книжки выдаётся дубликат в течение 10 рабочих дней.
Как вести учёт в 2026 году
Для удобства работодателей подготовлен образец ведущего листа:
| № | Дата | Сведения о работе | Подпись работника | Подпись работодателя | |---|------|------------------|------------------|----------------------| | 1 | | Приём на работу‚ договор №123‑2026 | __________________ | __________________ | | 2 | | Изменение режима работы | __________________ | __________________ |
Такой шаблон можно использовать как в бумажном‚ так и в электронном виде.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли оформлять отдельный лист для каждого работодателя?
Ответ: Нет. В книжке допускается один вкладыш‚ в котором фиксируються сведения о нескольких работодателях. - Вопрос: Как вести учёт при совмещении двух должностей?
Ответ: В отдельном столбце указываются сведения о второй работе‚ а подписи обеих сторон ставятся рядом. - Вопрос: Можно ли вести электронную книжку без бумажного аналога?
Ответ: Да‚ если работник написал заявление об отказе от бумажной формы. В этом случае бумажная книжка считается недействительной.
Что ждать в ближайшем году
По прогнозам Министерства труда‚ с 2027 года планируется полностью перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Это означает‚ что все кадровые документы‚ включая трудовые книжки‚ будут храниться исключительно в электронном виде‚ а бумажные формы станут исключением.
Автор: редакция «КонсультантПлюс»‚ 2026 год.
Для получения доступа к актуальной базе законов и комментариев‚ а также к образцам форм‚ зарегистрируйтесь на портале КонсультантПлюс – пробный период составляет 2 дня.