С 2021 года в России активно внедряется электронный формат трудовых книжек, а с 2024 года начинают действовать новые нормативные акты, которые меняют порядок ведения, хранения и выдачи как бумажных, так и электронных трудовых книжек. Ниже представлен обзор ключевых изменений и практических рекомендаций для кадровых служб и бухгалтерии.

Законодательные новшества 2024 года

• Создание Единой государственной информационной системы учёта несчастных случаев на производстве и Личного кабинета работодателя по охране труда – поправки в Трудовой кодекс, которые, если будут приняты, потребуют от работодателей интеграции с новыми сервисами для передачи данных о травматизме.
• Обязательный кадровый электронный документооборот (КЭДО) – с 1 января 2024 года планируется сделать КЭДО обязательным для всех работодателей. Это означает, что все кадровые документы (в т.ч. трудовые книжки) должны оформляться и передаваться в электронном виде через утверждённые операторы ЭДО.
• Изменения в порядке выдачи дубликатов – согласно письму Гоструда от  № 2013/2/2.1-24а, если сведения о трудовой деятельности внесены в Реестр застрахованных лиц, трудовые книжки можно выдавать работникам до завершения пятилетнего срока хранения оригинала.

Электронная трудовая книжка: актуальное состояние (2024‑2026)

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

• С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, у которых не было трудового стажа до 1 января 2021 года, фиксируются исключительно в электронном виде (Контур.Экстерн).
• С 2025 года новые сотрудники, впервые поступающие на работу, не могут выбирать между бумажным и электронным форматом – только электронная трудовая книжка (УБРиР).

Как оформить и где посмотреть электронную трудовую книжку?

• Оформление осуществляется через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе работодателя, интегрированной с ПФР.
• Сотрудник может в любой момент запросить выписку из своей электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р) – она выдаётся по запросу работника и при увольнении.
• Преимущества: сокращение затрат на печатные бланки (по оценкам бизнеса – до 62 млрд руб. в год), мгновенный доступ к данным, минимизация риска утери или повреждения документа.
• Недостатки: необходимость обеспечения защиты персональных данных, обучение кадровых специалистов работе с КЭДО.

Особенности ведения в 2026 году

• При приёме сотрудника на декретную ставку по срочному трудовому договору обязательно вносится запись о приёме в трудовую книжку (эксперты Роструда, Telegram‑канал, ).
• При реорганизации компании путём выделения нового юрлица порядок оформления трудовых книжек остаётся unchanged – записи делаются в электронном виде, а при необходимости выдаётся дубликат.

Бумажные трудовые книжки: что изменилось?

Когда бумажная книжка всё ещё нужна?

• Для сотрудников, принятых на работу до 1 января 2021 года и имеющих трудовой стаж до этой даты, бумажная трудовая книжка сохраняется как основной документ.
• При утере или порче оригинала выдаётся дубликат на новом бланке (образец 2026 года). Новый бланк предназначен исключительно для дубликатов; для первичного оформления новых сотрудников после 2021 года он не используется.
• Если работник на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, новый работодатель продолжает вести её по общим правилам (Приём на работу в 2026 году с бумажной трудовой книжкой, ).

Правила ведения и хранения (2026 год)

• Хранение бумажных трудовых книжек осуществляется в условиях, обеспечивающих их сохранность (сухое, защищённое от прямых солнечных лучей место, доступ ограничен уполномоченным лицам).
• Срок хранения – 50 лет после увольнения работника (в соответствии с действующими нормами).
• При выявлении недостающих сведений о трудовой деятельности их можно внести в Реестр застрахованных лиц; после этого трудовые книжки могут быть выданы работникам до завершения пятилетнего срока хранения оригинала (письмо Гоструда, ).

Оформление записей в бумажной трудовой книжке

• Записи делаются чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений; при необходимости исправления делаются через зачёркивание и заверяются подписью ответственного лица и печатью организации.
• При смене фамилии работника изменения вносятся в раздел «Сведения о работнике» с указанием даты изменения и ссылкой на документ, подтверждающий смену фамилии (например, свидетельство о браке).
• При приёме на работу декретной ставки по срочному договору запись о приёме делается в обычном порядке – указание даты приёма, наименования должности, условия труда (срочный договор, декретная ставка).

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Определите категорию сотрудников – кто относится к группе «с трудоустройством до 2021 года» (бумажная книжка) и кто – к группе «новые сотрудники с 2021 года» (только электронная).
2. Интегрируйте КЭДО в существующие HR‑системы – настройте обмен данными с ПФР и операторами ЭДО, чтобы автоматически формировать записи в электронной трудовой книжке при приёме, переводе и увольнении.
3. Обучите персонал – проведите тренинги по работе с электронными трудовыми книжками, заполнению формы СТД‑Р и обработке запросов на выдачу дубликатов.
4. Обновите внутренние нормативные акты – внесите в локальные положения о ведении трудовых книжек ссылки на новые приказы Минтруда и Гоструда (2024‑2026 гг.).
5. Контролируйте сроки хранения – ведите реестр бумажных трудовых книжек с указанием даты выдачи и планируемой даты уничтожения (по истечении 50‑летнего срока).
6. Обеспечьте защиту данных – при работе с электронными трудовыми книжками соблюдайте требования ФЗ‑152 «О персональных данных»: шифрование, ограничение доступа, ведение журналов операций.

Период 2024‑2026 гг. отмечен ускоренным переходом к электронному документообороту в сфере трудовых отношений. Для новых сотрудников с 2021 года электронная трудовая книжка стала обязательной, а бумажный формат сохраняется лишь для тех, кто был принят на работу ранее, а также для выдачи дубликатов при утере или порче оригинала. Изменения в законодательстве (обязательный КЭДО, новые системы учёта несчастных случаев, уточнённые правила выдачи дубликатов) требуют от организаций своевременной адаптации внутренних процессов, обучения кадровых специалистов и обеспечения защиты персональных данных. Соблюдение этих требований позволит избежать штрафов, сократить трудовые затраты на ведение документации и повысить прозрачность учёта трудовой деятельности сотрудников.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на 22 мая 2026 года.