Обновлено: 23 мая 2026 года

Что изменилось в ведении трудовых книжек в 2026 году?

С 2026 года вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденные приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.
Эти изменения коснулись как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек‚ а также порядка их оформления и хранения.

Основные изменения в бумажных трудовых книжках

1. Новый порядок ведения: Теперь ряд сроков измеряется в рабочих днях‚ а не в календарных. Это касается‚ например‚ сроков предоставления
   информации о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России.
2. Упрощение процедуры: От сотрудников требуется меньше подписей при оформлении трудовых книжек. Это сделано для оптимизации документооборота.
3. Новые графы: В бланке трудовой книжки появились дополнительные графы для указания даты рождения работника и даты заполнения трудовой.
4. Исключение устаревших кодов: Из новой формы исключены коды ДИСТ (перевод на дистанционную работу) и НДОМ (перевод на надомную работу).
   Теперь об этих изменениях не нужно отчитываться отдельно.

Электронные трудовые книжки: новые реалии 2026 года

В 2026 году электронные трудовые книжки стали еще более распространенными. Основные моменты:

• Обязанности работодателя: Работодатель обязан:
  • вести учет трудовой деятельности в электронном формате;
  • предоставлять информацию о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России;
  • обеспечивать доступ работника к его электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуг.
• Частые ошибки: Работодатели часто допускают следующие ошибки:
  • не предоставляют информацию о трудовой деятельности в установленные сроки;
  • неправильно оформляют записи в электронной трудовой книжке;
  • не обеспечивают доступ работника к его электронной трудовой книжке.
• Заявление на ЭТК: Работник должен подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Образец заявления можно найти на сайте Пенсионного фонда России.

Как оформить и заполнить трудовую книжку в 2026 году?

Для новых сотрудников

С 2021 года на сотрудников‚ которые устраиваются на работу впервые‚ не нужно заводить бумажные трудовые книжки. Их трудовая деятельность ведется только в электронном формате.

Для действующих сотрудников

Для действующих сотрудников‚ которые выбрали бумажный формат‚ действуют следующие правила:

• Оформление новой трудовой книжки: Если у работника нет трудовой книжки или она утеряна‚ работодатель обязан оформить новую. При этом используется
  новая форма трудовой книжки‚ утвержденная приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н.
• Заполнение трудовой книжки: При заполнении трудовой книжки необходимо учитывать следующие правила:
  • Все записи должны быть внесены чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета;
  • Записи должны быть четкими и разборчивыми;
  • Не допускаются помарки‚ подчистки и исправления;
  • При необходимости исправления вносятся путем признания записи недействительной и внесения новой записи;
• Перевод на другую работу: При переводе работника на другую постоянную работу к другому работодателю в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается‚
  в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия‚ а также наименование организации или индивидуального предпринимателя‚
  куда переводится работник.

Хранение трудовых книжек: новые требования

В 2026 году действуют следующие правила хранения трудовых книжек:

• Бумажные трудовые книжки: Работодатель обязан хранить бумажные трудовые книжки в сейфе или металлическом шкафу в отдельном помещении. Доступ к трудовым
  книжкам должен быть ограничен.
• Сроки хранения: Бумажные трудовые книжки хранятся:
  • у работодателя, до увольнения работника;
  • в архиве работодателя — не менее 50 лет после увольнения работника;
  • в случае ликвидации работодателя — передаются в государственный архив.
• Электронные трудовые книжки: Информация о трудовой деятельности в электронном формате хранится в информационных системах Пенсионного фонда России и
  предоставляется по запросу работника или его представителя.

Как восстановить утерянную трудовую книжку в 2026 году?

Если трудовая книжка утеряна‚ работник может обратиться к работодателю с заявлением о восстановлении. Работодатель обязан:

1. Проверить наличие информации о трудовой деятельности работника в информационных системах;
2. Восстановить записи на основании имеющихся документов;
3. Оформить дубликат трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли завести новую трудовую книжку в 2026 году?

Да‚ можно. Если у работника нет трудовой книжки или она утеряна‚ работодатель обязан оформить новую трудовую книжку на основании документов‚ подтверждающих
трудовую деятельность работника.

Нужно ли заводить бумажную трудовую книжку для новых сотрудников?

Нет‚ не нужно. С 2021 года на сотрудников‚ которые устраиваются на работу впервые‚ не нужно заводить бумажные трудовые книжки. Их трудовая деятельность
ведется только в электронном формате.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Для перехода на электронную трудовую книжку работник должен подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Образец заявления можно найти
на сайте Пенсионного фонда России.

Какие коды исключены из новой формы трудовой книжки?

Из новой формы исключены коды ДИСТ (перевод на дистанционную работу) и НДОМ (перевод на надомную работу).
Теперь об этих изменениях не нужно отчитываться отдельно.

С 2026 года в России действуют новые правила ведения и хранения трудовых книжек‚ которые значительно изменили порядок оформления‚ хранения и предоставления
информации о трудовой деятельности. Работодатели должны учитывать эти изменения‚ чтобы избежать ошибок и штрафов. Работники‚ в свою очередь‚
должны знать свои права и обязанности в отношении трудовой книжки‚ чтобы защитить свои трудовые права.

Если у вас остались вопросы по ведению и хранению трудовых книжек в 2026 году‚ обратитесь к специалистам по трудовому праву или в территориальный орган
Пенсионного фонда России.