Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий информацию о трудовой деятельности граждан. С 2024 года в России проводятся значительные изменения в порядке её оформления, хранения и использования. В статье собраны самые актуальные нормы, требования и практические рекомендации для работодателей и работников.

Нормативно‑правовая база

Основные правовые акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – определяет форму и обязательность ведения трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России № 320н от –утв. форму, порядок ведения и хранения.
• Постановление Правительства РФ № 225 от – исторический стандарт, действующий до 2024 года.
• Приказ Минтруда России от № 320н – новые правила, включая переход на электронные формы.

Все изменения вступают в силу с 1 сентября 2024 года, а переходный период по электронным трудовым книжкам завершится 1 января 2026 года.

Виды трудовых книжек

В 2026 году в России действует два варианта:

1. Бумажная трудовая книжка – используется, если работник не подаёт заявление о переходе на электронный формат.
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – создаётся автоматически для всех, кто впервые трудоустраивается с 2024 года, без исключений.

2.1 Форма и содержание

Форма утверждена Приказом Минтруда № 320н. В ней предусмотрены такие разделы:

• Персональные данные работника;
• Сведения о местах работы и;
• Записи о трудовом стаже, должностных обязанностях, условиях работы;
• Сведения о переводе, увольнении, переходе на другую организацию.

Порядок заведения и ведения

Записи в трудовую книжку вносятся не позднее пяти рабочих дней после наступления соответствующего кадрового события (приём на работу, перевод, повышение, увольнение и т.д.).

3.1 Оформление при приёме на работу

1. Работодатель получает заявление сотрудника о желаемом виде трудовой книжки (бумажный/электронный).
2. По заявлению создаётся новый экземпляр (бумажный или электронный) и в него вносится запись о приёме.
3. В случае электронного формата запись оформляется в системе кадрового учёта и передаётся в личный кабинет работника.

3.2 Ведение в течение отношений

Все изменения в трудовых отношениях (повышение, перевод, изменение условий труда) фиксируются в книжке в течение пяти рабочих дней.

Выдача, хранение и дублирование

Документы хранятся у работодателя в качестве документов строгой отчётности. При необходимости выдача происходит по заявке сотрудника.

• Выдача оригинала бумажной трудовой книжки производится в течение трёх дней после получения письменного заявления о переходе на электронный формат или о выдаче дубликата.
• При увольнении записи, сделанные в книжке за период работы, заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
• При потере или повреждении оригинала выдаётся дубликат в соответствии с Приказом Минтруда № 320н.

Особенности перехода на электронные формы

С 2024 года для новых сотрудников создаётся только электронная трудовая книжка. Это упрощает процесс учёта и ускоряет выдачу документа. При этом:

• Электронная книжка хранится в защищённой базе данных организации.
• Работник имеет доступ к своей книжке через личный кабинет.
• Все изменения вносятся в реальном времени, что исключает задержки.

Часто задаваемые вопросы

1. Нужно ли срочно закупать книжки нового образца в 2024 году? – Да. С 2024 года действует новая форма, поэтому необходимо использовать бланки, утверждённые Приказом № 320н.
2. Можно ли продолжать использовать старые бланки? – Нет. После 1 сентября 2024 года новые записи должны оформляться только по новой форме.
3. Что делать, если сотрудник впервые трудоустраивается в 2026 году? – Для него автоматически создаётся электронная трудовая книжка; бумажный вариант не требуется.
4. Как оформить переход на электронный формат после начала работы? – Сотрудник подаёт заявление, после чего работодатель переносит все записи в электронный документ и выдаёт доступ к нему.

Практические рекомендации для работодателей

• Обновите формы и бланки до соответствия Приказу № 320н (2024 год).
• Обучите HR‑персонал работе с электронной системой ведения трудовых книжек.
• Внедрите контрольный список: проверка ввода записей в течение пяти рабочих дней.
• Обеспечьте хранение бумажных экземпляров в архиве с ограниченным доступом.
• Регулярно проверяйте соответствие выдаваемых дубликатов требованиям закона.

Ведение трудовых книжек в России переживает переходный период от бумажного к электронному формату. Соблюдение новых норм, своевременное оформление записей и правильное хранение документов позволяют избежать штрафов и упростить работу с персоналом. При следовании рекомендациям из этой статьи ваш кадровый отдел будет работать эффективно и в полной законности.