Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. С 1 апреля 2020 года в России действует переход на электронные трудовые книжки, но бумажные трудовые книжки все еще актуальны. В данной статье мы подробно рассмотрим, что такое извещение по трудовой книжке, когда оно необходимо, как его составить и какие нюансы следует учитывать.
Что такое извещение по трудовой книжке?
Извещение по трудовой книжке – это документ, который уведомляет работника о необходимости забрать его трудовую книжку после увольнения или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. Это важный документ, который работодатель должен предоставить работнику в день увольнения, если тот не забрал трудовую книжку ранее.
Когда необходимо уведомление по трудовой книжке?
Уведомление о необходимости получения трудовой книжки необходимо в следующих случаях:
- Увольнение работника: Это самый распространенный случай. Работодатель обязан уведомить работника о необходимости забрать его трудовую книжку в день увольнения, если работник не забрал ее ранее.
- Предоставление сведений о трудовой деятельности: Работник может запросить выписку из трудовой книжки, чтобы получить сведения о своей трудовой деятельности. В этом случае работодатель должен предоставить ему выписку из трудовой книжки, а также уведомить его о том, что сведения предоставлены.
- Переход на электронную трудовую книжку: Если работник согласен на переход на электронную трудовую книжку, работодатель должен уведомить его об этом и внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку.
Как составить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку?
Хотя нет строго регламентированной формы уведомления, рекомендуется использовать следующий шаблон:
Кому: [ФИО работника]
От кого: [Наименование организации]
Уважаемый(ая) [Имя Отчество работника],
Настоящим уведомляем Вас о том, что Ваша трудовая книжка, выданная [Дата выдачи трудовой книжки], находится в кассе организации.
Просим Вас забрать трудовую книжку в течение [Срок, например, 14 дней] с момента получения настоящего уведомления по адресу: [Адрес организации].
В случае, если Вы не заберете трудовую книжку в указанный срок, она будет передана в архив организации.
С уважением,
[Должность руководителя]
[Подпись руководителя]
[Печать организации]
Важно:
- В уведомлении необходимо указать ФИО работника, наименование организации, дату составления уведомления и срок, в течение которого работник должен забрать трудовую книжку.
- Уведомление должно быть составлено в двух экземплярах: один для работника, другой – для архива организации.
- Рекомендуется отправлять уведомление работнику заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы иметь подтверждение факта получения работником уведомления.
Что указывать в трудовой книжке при выдаче?
В графе 13 трудовой книжки при выдаче трудовой книжки работнику необходимо указать:
- «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.»
- Подпись работника при получении книжки.
Электронная трудовая книжка
С 1 июля 2023 года действует переход на электронные трудовые книжки. Работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки работников. Работники могут получать выписки из электронных трудовых книжек в личном кабинете на портале Госуслуг.
Штрафы за нарушение сроков выдачи трудовой книжки
За нарушение сроков выдачи трудовой книжки работодателю грозит штраф. Размер штрафа может варьироваться в зависимости от региона и размера организации.
Извещение по трудовой книжке – важный документ, который необходимо составлять и отправлять работнику в день увольнения. Соблюдение всех требований трудового законодательства поможет избежать штрафов и споров с работниками. Переход на электронные трудовые книжки – это современный шаг в развитии кадрового делопроизводства, который упрощает процесс ведения трудовой истории работника.
Ресурсы
- [Официальный сайт Государственной инспекции труда](https://www.ruslaws.ru/)
- [Портал Госуслуг](https://www.gosuslugi.ru/)
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к юристу.