Изъятие у работника трудовой книжки — это крайняя мера‚ которая применяется исключительно в строго определённых законом случаях. Неправильное оформление такого уведомления может привести к признанию действий работодателя незаконными‚ административной ответственности и судебным спорам. В данной статье представлен подробный разбор процедуры‚ юридических оснований и образец уведомления‚ составленного в соответствии с требованиями российского трудового законодательства.

Правовые основания для изъятия трудовой книжки

Трудовой кодекс РФ не содержит прямой нормы‚ разрешающей работодателю изымать трудовую книжку у работника. Однако такое право вытекает из следующих положений:

• Статья 62 ТК РФ — при утрате трудовой книжки работодатель обязан по заявлению работника выдать ему дубликат. Процедура выдачи дубликата предполагает‚ что оригинал утерян. Если же работодатель имеет основания полагать‚ что книжка не утеряна‚ а находится у работника‚ он может инициировать процедуру её изъятия для оформления дубликата.
• Статья 81 ТК РФ — при увольнении работника работодатель обязан в день увольнения выдать ему трудовую книжку. Если книжка не была выдана ранее (например‚ при временном переводе или отпуске)‚ её необходимо изъять у работника для внесения записи об увольнении и последующей выдачи.
• Постановление Правительства РФ № 640 (Правила ведения и хранения трудовых книжек) — устанавливает порядок выдачи дубликатов. Изъятие оригинала является необходимым условием для признания его утраченным и оформления дубликата.

Ключевой момент: Изъятие возможно только для оформления дубликата (при утрате) или для внесения обязательной записи (при увольнении). Изъятие с иными целями (например‚ для проверки записей) недопустимо.

Кто имеет право изымать трудовую книжку?

Изъятие производится исключительно уполномоченным представителем работодателя (например‚ специалистом отдела кадров‚ HR-менеджером‚ руководителем структурного подразделения). Действие должно быть документально оформлено.

Образец уведомления (случай утраты и выдача дубликата)

Ниже представлен типовой образец уведомления‚ который работодатель направляет работнику в случае‚ если у того имеется оригинал трудовой книжки‚ но он не может её предъявить по запросу‚ что даёт основания полагать о её утрате.

Директору (Генеральному директору)

[Полное наименование организации]

от сотрудника [Должность]

[ФИО сотрудника полностью]

УВЕДОМЛЕНИЕ

Я‚ [ФИО сотрудника]‚ работающий(ая) в вашей организации в должности [Должность] с [дата приема на работу]‚ в соответствии с частью 1 статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации и Постановлением Правительства РФ от № 640 (в ред. на дату уведомления) заявляю об утрате своей трудовой книжки.

Трудовая книжка серия [серия‚ если известна] № [номер‚ если известен] была выдана мне при приёме на работу [дата выдачи]. Последняя запись в ней внесена [дата последней записи‚ если известна] о [содержание последней записи].

В связи с утратой прошу:

1. Оформить дубликат трудовой книжки.
2. Произвести изъятие у меня (если оригинал будет обнаружен) ранее выданной трудовой книжки для её аннулирования.

Обязуюсь незамедлительно сообщить вам‚ если оригинал трудовой книжки будет найден.

Подпись: _______________ / [ФИО] /

РАСПИСКА в получении уведомления

Работник [ФИО сотрудника] уведомление об утрате трудовой книжки и просьбу о выдаче дубликата от [дата] получил(а) лично.

Подпись работника: _______________ / [ФИО] /

Образец уведомления (случай увольнения и необходимость внесения записи)

Если сотрудник‚ увольняющийся из организации‚ не имеет при себе трудовой книжки (например‚ она осталась дома или была ранее передана в отдел кадров)‚ работодатель должен направить ему уведомление с требованием её предъявить для внесения обязательной записи об увольнении.

На [должность]

[ФИО сотрудника]

УВЕДОМЛЕНИЕ

В соответствии с частью 2 статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации и частью 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации сообщаем вам следующее.

Вы увольняетесь с [должность] с [дата увольнения] на основании [основание увольнения‚ например‚ пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ — истечение срока трудового договора].

Настоящим уведомляем вас о необходимости предъявить вашу трудовую книжку в отдел кадров [Полное наименование организации] для внесения в неё обязательной записи об увольнении не позднее [дата‚ обычно день увольнения].

В случае неисполнения данного требования и непредъявления трудовой книжки в установленный срок‚ в соответствии с действующим законодательством‚ мы будем вынуждены:

1. Признать вашу трудовую книжку утраченной.
2. Оформить дубликат трудовой книжки на основании вашего заявления.
3. Внести в дубликат запись об увольнении с [дата увольнения].
4. Произвести изъятие у вас (при обнаружении) оригинала трудовой книжки для её аннулирования.

Подпись уполномоченного представителя работодателя: _______________ / [ФИО‚ должность] /

М.П.

Ключевые моменты и практические рекомендации

Порядок действий работодателя:

• Запрос. Первым делом нужно направить сотруднику письменный запрос (например‚ служебную записку или уведомление‚ как выше) с требованием предъявить трудовую книжку. Установите разумный срок (обычно 3-5 рабочих дней).
• Фиксация. Все действия (дата отправки уведомления‚ способ доставки — под роспись‚ заказным письмом с уведомлением) должны быть документально зафиксированы.
• Изъятие. Если оригинал всё же предъявлен‚ при его изъятии составляйте акт о приёме-передаче документа. В акте указываются реквизиты книжки‚ её состояние‚ подписи сотрудника и представителя работодателя.
• Оформление дубликата. Если книжка не предъявлена‚ после истечения срока из уведомления‚ работодатель вправе‚ на основании заявления сотрудника (которое он должен написать)‚ оформить дубликат. В заявлении сотрудник указывает‚ что оригинал утерян.

Что делать‚ если сотрудник отказывается подписывать уведомление?

В этом случае уведомление направляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Копия уведомления и почтовая квитанция с отметкой почты хранятся у работодателя. Это будет доказательством того‚ что сотрудник был надлежащим образом уведомлен.

Аннулирование оригинала при его последующем обнаружении

Если после выдачи дубликата оригинал будет найден и предъявлен сотрудником‚ он подлежит аннулированию. На первой странице оригинала ставится штамп «Аннулирован. Дубликат серия XXX № YYY выдан [дата]». Аннулированный оригинал хранится в деле организации вместе с дубликатом.

Ответственность

Задержка выдачи трудовой книжки (в т.ч. из-за непредъявления её сотрудником) влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Однако если работодатель докажет‚ что направил сотруднику надлежащее уведомление и вина в задержке лежит на самом сотруднике (не предъявил книжку)‚ ответственность может быть снята.

Изъятие трудовой книжки — формальность‚ продиктованная необходимостью соблюдения закона. Главное правило — все действия должны быть документально оформлены и мотивированы. Использование предложенных образцов уведомлений‚ составленных с учётом норм ТК РФ‚ минимизирует риски для работодателя и обеспечивает правовую определённость для обеих сторон.

Примечание: Данные образцы являются рекомендательными. В сложных или спорных ситуациях необходимо консультироваться с юристом‚ специализирующимся на трудовом праве.