Кадровое делопроизводство – это система документирования всех этапов трудовых отношений с работниками, включающая оформление приема, перемещения, увольнения, ведение личных дел, учет отпусков и больничных, а также ведение и хранение трудовых книжек․ Правильная организация этого процесса обеспечивает соблюдение законодательства, минимизирует риски споров и упрощает взаимодействие с контролирующими органами․
Нормативная база, регулирующая кадровое делопроизводство
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)․
- Приказ Минтруда РФ от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
- ГОСТ Р 7․0․8-2025 «Документооборот․ Организация и ведение кадрового делопроизводства» (введен в действие с )․
- Федеральный закон № 273‑ФЗ «О противодействии коррупции» (при ведении кадрового учета)․
- Локальные нормативные акты организации: инструкция по кадровому делопроизводству, положение о защите персональных данных, приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек․
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
- Определение нормативных актов – собрать актуальные ТК РФ, приказы Минтруда, ГОСТ, локальные положения․
- Назначение ответственного лица – издать приказ о назначении сотрудника (или подразделения) ответственного за ведение кадрового учета и хранение трудовых книжек․ Зафиксировать это в должностной инструкции․
- Разработка внутренней инструкции – описать порядок приема, хранения, выдачи и возврата трудовых книжек, ведения книги учета движения трудовых книжек, работы с электронными трудовыми книжками (ЭТК)․
- Обеспечение материально‑технической базы – приобрести бланки трудовых книжек и вкладышей, организовать сейф или металлический шкаф для хранения, настроить работу с системой ЭТК (если используется)․
- Обучение персонала – провести инструктаж для кадровых сотрудников и руководителей по правилам заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек․
- Контроль и аудит – периодически (не реже одного раза в квартал) проверять соответствие ведения книжки учета движения трудовых книжек требованиям Приказа № 320н и ГОСТ․
Книга учета движения трудовых книжек
Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные:
- ФИО сотрудника, его табельный номер․
- Основание выдачи (приказ о приеме на работу, перевод, восстановление)․
- Дата отправления или получения трудовой книжки (например, при переводе в другое подразделение или при увольнении)․
- Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии)․
Ведение книги учета осуществляется в соответствии с Приказом Минтруда РФ от № 320н․ Ответственность за правильность ведения несет лицо, назначенное приказом руководителя․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2020 года введены электронные трудовые книжки․ Для сотрудников, принятых на работу с 2021 года, оформление бумажных трудовых книжек не требуется․ Однако организация обязана:
- Обеспечить доступ сотрудников к их ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированные HR‑системы․
- Хранить подтверждающие документы о приеме на работу, перемещениях и увольнении в электронном виде в соответствии с требованиями к защите персональных данных․
- При необходимости выдавать выписку из ЭТК на бумажном носителе (по запросу сотрудника)․
При совмещении бумажных и электронных трудовых книжек ведется отдельная книга учета движения для каждого формата․
Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек
Согласно пункту 45 Правил ведения трудовых книжек, ответственность за:
- ведение,
- хранение,
- учет и
- выдачу трудовых книжек
- несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом руководителя․
Нарушение установленного порядка может повлечь дисциплинарное взыскание (выговор, замечание, увольнение) либо административную ответственность организации (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Практические рекомендации по оптимизации кадрового делопроизводства
- Автоматизация – внедрение HR‑системы, поддерживающей работу с ЭТК и формирование книги учета движения трудовых книжек в электронном виде․
- Регулярное обновление нормативной базы – подписка на юридические базы (КонсультантПлюс, Гарант) либо ежемесячный мониторинг изменений в ТК РФ и приказах Минтруда․
- Разделение функций – один сотрудник отвечает за прием и оформление документов, другой – за хранение и выдачу трудовых книжек (особенно актуально для крупных организаций)․
- Внутренний аудит – проведение ежеквартальных проверок соответствия ведения книжки учета движения трудовых книжек требованиям Приказа № 320н и ГОСТ․
- Документирование процедур – наличие четкой инструкции по каждому этапу (прием, перевод, увольнение, восстановление) снижает вероятность ошибок․
Организация кадрового делопроизводства и ведение трудовых книжек – важная составляющая эффективного управления персоналом․ Соблюдение нормативных требований, четкое распределение ответственности, использование современных инструментов (ЭТК, HR‑системы) и регулярный контроль позволяют минимизировать риски, обеспечить прозрачность кадровых процессов и создать благоприятные условия для работы сотрудников․
Следуя предложенной пошаговой инструкции и учитывая актуальные изменения законодательства (включая ГОСТ Р 7․0․8-2025 и Приказ Минтруда РФ № 320н), любая организация сможет построить надежную систему кадрового учета, которая будет соответствовать всем требованиям трудового права и внутренней политики компании․