Кадровое делопроизводство – это система документального оформления всех этапов трудовых отношений между работодателем и работником. Одним из ключевых элементов этой системы является учет трудовых книжек. Правильное ведение журналов и книг учета позволяет избежать штрафных санкций, успешно проходить проверки государственных органов и защищать интересы компании в трудовых спорах.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие учет трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них»;
- Постановление Госкомстата РФ № 302 от «О порядке ведения кадровой документации»;
- Локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения о порядке ведения кадрового делопроизводства и др.).
Что входит в учет трудовых книжек?
Основные документы
- Книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- Книга (журнал) учета бланков трудовых книжек;
- Трудовые книжки сотрудников (бумажные или электронные);
- Вкладыши в трудовые книжки (приём, перевод, увольнение, восстановление);
- Приказы о приёме, переводе, увольнении, восстановлении, командировках и др.;
- Личные карточки (личные дела) работников.
Обязательные реквизиты записей
В соответствии с пунктом 40‑42 Приказа 320н, в журнале необходимо фиксировать:
- Дата и номер приказа, которым произведено действие;
- ФИО работника;
- Серия и номер трудовой книжки (или её электронного аналога);
- Тип операции (выдача, возврат, передача, уничтожение);
- Подпись ответственного лица (руководителя отдела кадров);
- Примечания (особые отметки, исправления).
Пошаговая инструкция по ведению учета трудовых книжек
Шаг 1. Подготовка журналов
Создайте два отдельных журнала:
- Журнал учета бланков трудовых книжек – фиксирует приход и расход бланков, их серию, количество, дату получения от поставщика.
- Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей – фиксирует каждое действие с конкретной книжкой.
Шаг 2. Регистрация новых бланков
- Получите бланки от официального поставщика (Минтруд РФ или уполномоченный центр).
- Внесите данные в журнал бланков: дата получения, серия, количество, подпись ответственного.
- Сохраните оригиналы актов приема‑передачи.
Шаг 3. Выдача трудовой книжки новому сотруднику
- Подготовьте приказ «О приёме на работу» с указанием даты начала работы.
- Выберите свободный бланк из журнала бланков;
- В журнале движения внесите запись: дата, ФИО, серия книжки, номер приказа, подпись кадровика.
- Подпишите и поставьте печать в книжке, выдайте её сотруднику.
Шаг 4. Оформление вкладыша при увольнении (или переводе)
- Подготовьте приказ «Об увольнении» (или «О переводе»).
- В журнале движения укажите дату, ФИО, серию книжки, тип операции (вкладка «Увольнение»), номер приказа.
- Вложите в книжку соответствующий вкладыш, подпишите его и поставьте печать.
- Если книжка возвращается в архив, отметьте это в журнале.
Шаг 5. Хранение и архивирование
Все журналы, приказы и оригиналы трудовых книжек хранятся в отделе кадров в соответствии с требованиями ТК РФ (не менее 5 лет после окончания трудовых отношений). При необходимости их можно передать в архив, но оригиналы журналов должны оставаться в доступе для проверяющих органов.
Учет электронных трудовых книжек
С 2021 года в России вводится система Электронной трудовой книжки (ЭТК). При работе с ЭТК:
- В журнале учета бланков и движений фиксируются только операции с электронными записями (выдача, закрытие, восстановление).
- Не требуется вести отдельный журнал вкладышей – все изменения фиксируются в системе «Госуслуги».
- Ответственный за ввод данных – специалист отдела кадров, который подтверждает каждую запись своей подписью в системе.
Если в организации одновременно используются бумажные и электронные книжки, необходимо вести два параллельных журнала и обеспечить их согласованность.
Частые ошибки и способы их исправления
Нарушение нумерации записей
Если в журнале нарушена последовательность, следует:
- Сделать пометку «Ошибка» и указать правильный номер в скобках;
- Подписать и поставить печать рядом с исправлением;
- Внести пояснительную записку в личное дело сотрудника.
Отсутствие подписи ответственного
Без подписи запись считается недействительной. При обнаружении пропуска:
- Сразу подпишите запись, указав дату подписи;
- Если подпись невозможна (ответственный уволен), оформите акт о передаче ответственности новому кадровому специалисту.
Неучтённые возвраты книжек
При возврате книжки в архив необходимо:
- Сделать запись о возврате в журнале движения;
- Обновить статус книжки в системе (бумажной – в архиве, электронной – в базе данных).
Подготовка к проверке государственных органов
Для успешного прохождения проверок рекомендуется создать чек‑лист:
| № | Пункт проверки | Что проверить | Ответственный |
|---|---|---|---|
| 1 | Наличие журналов учета | Журнал бланков и журнал движения трудовых книжек – полные, подписанные, с печатью. | Кадровик |
| 2 | Соответствие записей приказам | Каждая запись должна иметь номер приказа, дату и подпись. | Кадровик |
| 3 | Хранение оригиналов | Акты приёма‑передачи, копии приказов, оригиналы трудовых книжек (если бумажные). | Главный бухгалтер/Кадровый отдел |
| 4 | Электронные трудовые книжки | Экспорт данных из системы «Госуслуги», подтверждение записей подписью ответственного. | IT‑отдел + Кадровик |
| 5 | Соблюдение сроков хранения | Документы хранятся не менее 5 лет после окончания трудовых отношений. | Кадровый отдел |
Автоматизация учета трудовых книжек
Современные ERP‑системы (1С:Зарплата и Управление Персоналом, SAP HR, Saby, СБИС) позволяют:
- Вести электронный журнал движения книжек;
- Автоматически генерировать приказы и вкладыши;
- Синхронизировать данные с электронными трудовыми книжками;
- Формировать отчёты для проверяющих органов (журналы в формате PDF/Excel).
При внедрении автоматизации важно обеспечить:
- Настройку прав доступа (только уполномоченные сотрудники могут вносить изменения);
- Регулярное резервное копирование данных;
- Обучение персонала работе с системой.
Учет трудовых книжек – это не просто бюрократическая формальность, а важный элемент защиты интересов как работодателя, так и работников. Следуйте рекомендациям:
- Соблюдайте нормативную базу – регулярно проверяйте актуальность Приказов и ТК РФ.
- Ведите журналы без пропусков – каждая операция фиксируется сразу после её выполнения.
- Контролируйте подписи и печати – без них запись считается недействительной.
- Переходите на электронные решения, если это позволяет ваш бизнес‑процесс.
- Подготовьте чек‑лист к проверкам и регулярно проводите внутренний аудит.
Тщательно организованное кадровое делопроизводство с правильным учётом трудовых книжек гарантирует законность трудовых отношений, снижение риска штрафов и повышение доверия сотрудников к работодателю.
Дата публикации: 12:33:15