Кадровое делопроизводство – это система создания, оформления, регистрации, хранения и использования документов, которые фиксируют все стадии трудовых отношений между работодателем и работником. Правильное ведение кадровой документации обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права обеих сторон и служит основанием для проверок со стороны контролирующих органов.

Нормативно‑правовое регулирование

Основным законодательным актом, регулирующим документирование трудовых отношений, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Помимо него, в работу кадрового делопроизводства вовлечены:

• Гражданский кодекс РФ (в части договорных отношений);
• Федеральный закон «Об архивном деле»;
• Приказы и инструкции государственных органов (например, приказ Департамента по архивам и делопроизводству «Об утверждении УСОРД»);
• Локальные нормативные акты организации (положения о кадровом делопроизводстве, инструкции по КЭДО и др.).

Судебная практика подтверждает, что ТК РФ не запрещает применение общих положений Гражданского кодекса к трудовым отношениям, если в них совпадают интересы работника и работодателя (пример – ООО, где учредитель одновременно является работником).

Ключевые нормативные документы

1. Трудовой кодекс РФ (части 1‑4, главы 1‑30).
2. Федеральный закон «Об обязательном электронном документообороте в сфере труда» (введён в ТК РФ в 2025 г.)
3. Приказ Минтруда России № 354н от «Об утверждении Положения о кадровом делопроизводстве».
4. Унифицированная система организационно‑распорядительной документации (УСОРД).

Перечень обязательных документов по трудовым отношениям

Согласно ТК РФ и УСОРД, к документам, связанным с работой, относятся:

• Трудовой договор (соглашение) – основной документ, фиксирующий условия труда.
• Приказы по личному составу:
  • приём на работу;
  • перевод, перемещение, перевод в другой отдел;
  • временное отстранение от работы;
  • увольнение (по собственному желанию, по соглашению, по инициативе работодателя).
• Заявления работников (о приёме, отпуске, командировке, увольнении и др.).
• Характеристики, справки и рекомендации.
• Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности, если книжка не используется).
• Личная карточка (личное дело) работника.
• Медицинские справки (медкнижка, справка о состоянии здоровья, справка об отсутствии судимости, справка от нарколога/психиатра, если это предусмотрено должностными инструкциями).
• Документы, подтверждающие факт возникновения трудовых отношений (например, копия резюме, результаты собеседования).
• Документы, связанные с отпуском, больничным листом, командировкой, обучением и повышением квалификации.

Все перечисленные документы должны быть оформлены в письменной форме, подписаны сторонами и, при необходимости, зарегистрированы в системе кадрового учёта.

Этапы документирования трудовых отношений

Кадровое делопроизводство охватывает каждый жизненный цикл работника в организации:

1. Приём на работу – оформление трудового договора, приказа о приёме, заполнение личного дела, выдача (или запись) сведений о трудовой деятельности.
2. Перевод и перемещение – приказ о переводе, изменение условий договора, обновление личного дела.
3. Отпуск и командировка – заявление работника, приказ об отпуске/командировке, подтверждающие справки.
4. Больничный лист и лечение – медицинская справка, приказ о временном отстранении.
5. Увольнение – приказ об увольнении, расчётные документы, справка о заработной плате, запись в трудовой книжке.

Каждое действие должно сопровождаться соответствующим приказом или распоряжением, а порядок их оформления регулируется локальными нормативными актами организации.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО)

С 2025 года в ТК РФ закреплены нормы об электронном документообороте в сфере труда. Внедрение КЭДО позволяет:

• Сократить время на подготовку и подписание документов;
• Обеспечить контроль доступа и неизменяемость записей;
• Уменьшить бумажный архив и связанные с ним издержки;
• Обеспечить удалённый доступ к документам (особенно актуально в условиях удалённой работы).

Для перехода на КЭДО необходимо:

1. Разработать Положение о переходе на КЭДО (пример – документ от , подготовленный экспертом Натальей Пискаревой).
2. Выбрать и внедрить программный продукт, соответствующий требованиям ФЗ «Об электронной подписи».
3. Обучить персонал работе с электронными документами и подписью.
4. Обеспечить интеграцию КЭДО с бухгалтерским и налоговым учётом.

После внедрения все новые кадровые документы (трудовые договоры, приказы, заявления) могут оформляться в электронном виде, а старые бумажные документы переводятся в электронный архив в соответствии с инструкциями по архивному делу.

Практические рекомендации по ведению кадрового делопроизводства

• Стандартизировать формы – использовать типовые образцы из «КонсультантПлюс», «Контур.Экстерн» или собственного реестра.
• Соблюдать сроки регистрации – большинство кадровых документов подлежат регистрации в течение 5 рабочих дней с момента их создания.
• Контролировать подписи – каждый документ должен быть подписан уполномоченными лицами (руководитель, кадровик, работник).
• Вести личные дела в едином реестре – в бумажном виде – в виде папок; в электронном – в системе КЭДО.
• Регулярно проводить внутренний аудит – проверять полноту и актуальность документов, соответствие требованиям УСОРД.
• Обеспечить сохранность архивных материалов – хранить оригиналы в архиве не менее 5 лет (по трудовому законодательству) и до 75 лет в случае трудовых книжек.
• Информировать работников – каждый сотрудник обязан ознакомиться с документами, подписать их и получить копию (или электронный эквивалент).

Кадровое делопроизводство – это фундаментальная часть управления персоналом, без которой невозможно обеспечить законность и прозрачность трудовых отношений. Тщательное соблюдение нормативных требований, правильный подбор и оформление документов, а также переход на электронный документооборот позволяют снизить риски, повысить эффективность работы HR‑службы и создать надёжную правовую базу для развития организации.

Помните: каждое действие работодателя в отношении сотрудника должно сопровождаться приказом или распоряжением, а порядок работы регулируется локальными нормативными актами. При правильном подходе кадровая документация станет надёжным инструментом управления персоналом и гарантией соблюдения прав всех участников трудового процесса.