Дата публикации: 23 мая 2026 г.
В этой статье мы подробно рассмотрим кадровый отчет по трудовым книжкам, его актуальность, требования к оформлению и порядок предоставления. Мы рассмотрим изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки, и дадим практические рекомендации для работодателей.
Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. В настоящее время в России происходит переход на электронные трудовые книжки, что требует от работодателей соблюдения определенных правил и процедур при ведении и предоставлении информации о трудовой деятельности работников. Правильное ведение кадрового учета и своевременное предоставление отчетов – залог соблюдения трудового законодательства и избежания штрафных санкций.
Актуальные требования и изменения
С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в Федеральной налоговой службе (ФНС) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД. Это связано с началом перехода на электронные трудовые книжки.
Основные изменения, связанные с электронными трудовыми книжками:
- Переход на электронный вид: С 1 января 2020 года ведется переход на электронные трудовые книжки. Это означает, что бумажные трудовые книжки постепенно заменяются электронными.
- Форма СЗВ-ТД: Отчетность по кадровым изменениям осуществляется по форме СЗВ-ТД.
- Обязанность предоставления копии трудовой книжки: Работодатель обязан по требованию сотрудника предоставить ему копию трудовой книжки, независимо от того, в бумажном или электронном виде она ведется.
Формы отчетности по трудовым книжкам
Существует несколько форм отчетности, связанных с трудовыми книжками:
- СЗВ-ТД (Сведения о работниках, утративших трудовые книжки): Используется для отражения информации о сотрудниках, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки и у которых выдана форма СТД-Р.
- СТД-Р (Сведения о работнике, принятом на работу по форме СЗВ-ТД): Выдается при увольнении сотрудника, отказавшегося от ведения бумажной трудовой книжки.
- СЗВ-М (Сведения о принятых в установленном порядке на работу по форме СЗВ-М): Используется для отражения информации о принятых на работу сотрудников.
- СЗВ-К (Сведения о работниках, переведенных на другую работу по форме СЗВ-К): Используется для отражения информации о переведенных на другую работу сотрудниках.
- СЗВ-ОТД (Сведения о прекращении трудовых отношений с работником по форме СЗВ-ОТД): Используется для отражения информации об уволенных сотрудниках.
Порядок ведения кадрового учета
Прием на работу: При приеме на работу необходимо заполнить трудовой договор и внести соответствующие записи в трудовую книжку (или электронную трудовую книжку).
Перевод на другую работу: При переводе на другую работу необходимо внести соответствующие записи в трудовую книжку (или электронную трудовую книжку).
Увольнение: При увольнении необходимо внести запись об увольнении в трудовую книжку (или электронную трудовую книжку) и выдать сотруднику копию трудовой книжки (или электронную трудовую книжку);
Отказ от бумажной трудовой книжки: Если сотрудник отказывается от ведения бумажной трудовой книжки, необходимо оформить соответствующие документы и внести информацию в электронную трудовую книжку.
Предоставление копии трудовой книжки
Работодатель обязан предоставить сотруднику копию трудовой книжки по его требованию в течение 15 календарных дней. Копию трудовой книжки можно предоставить как в бумажном, так и в электронном виде.
Ответственность за нарушение требований
Нарушение требований трудового законодательства, связанных с ведением и предоставлением трудовых книжек, влечет за собой административную ответственность. Штрафы могут быть наложены на работодателя и должностных лиц.
Рекомендации для работодателей
- Ознакомьтесь с актуальными требованиями: Регулярно проверяйте изменения в трудовом законодательстве и требования к ведению кадрового учета.
- Внедрите электронные трудовые книжки: Переходите на электронные трудовые книжки, чтобы упростить процесс ведения кадрового учета и избежать ошибок.
- Обеспечьте доступ к трудовым книжкам: Предоставляйте сотрудникам доступ к их трудовым книжкам по их требованию.
- Обучите сотрудников: Обучите сотрудников правилам ведения кадрового учета и оформления трудовых книжек.
- Используйте специализированное программное обеспечение: Используйте специализированное программное обеспечение для автоматизации процесса ведения кадрового учета.
Ведение кадрового учета и предоставление информации о трудовой деятельности работников – важная задача для работодателя. Соблюдение требований трудового законодательства, связанных с трудовыми книжками, поможет избежать штрафных санкций и обеспечить защиту прав работников. Переход на электронные трудовые книжки – это шаг в будущее, который требует от работодателей адаптации к новым условиям и внедрения современных технологий.
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к специалистам.