Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей работодателя в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда России от № 69. Часто возникают ситуации, когда в трудовой книжке допущены две ошибки, требующие одновременной отмены: например, неправильно оформлены два последовательных увольнения, или внесены две некорректные записи о приеме на работу. Зачеркивать, исправлять карандашом или стирать записи категорически запрещено. Вместо этого применяется специальная процедура — внесение новой записи, которая аннулирует две предыдущие;

Почему нельзя зачеркивать записи?

Согласно пункту 2;1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, зачеркивание ранее внесённых записей не допускается. Это правило действует как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек. Причина проста: трудовая книжка, это юридически значимый документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность человека. Любые физические изменения (зачёркивания, исправления, накладки) могут быть расценены как подделка, что ведёт к признанию документа недействительным.

Вместо этого законодатель предписывает использовать аннулирующую запись — новую запись, которая официально declares предыдущие записи недействительными и заменяет их корректной информацией.

Когда требуется отменить две записи?

Наиболее типичные случаи, когда необходимо отменить сразу две записи:

• Две ошибки при увольнении: например, работник был уволен по п. 5 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию), но в трудовой книжке ошибочно внесены две записи — одна о переводе, другая — об увольнении по п. 3 ст. 77 ТК РФ (сокращение штата).
• Неправильное указание даты приёма и даты увольнения в двух последовательных местах работы, что искажает общий стаж.
• Внесение дублирующей записи о приёме на работу (например, дважды внесён один и тот же приём).
• Ошибки в наименовании должности или структурного подразделения в двух записях подряд.
• Случайное внесение записи о переводе, который фактически не происходил, и последующей записи об увольнении по этому основанию.

Правила отмены двух записей: пошаговая инструкция

Исправление двух ошибок в трудовой книжке — это единый процесс, который должен быть оформлен в строгом соответствии с законом. Ниже приведена пошаговая инструкция для работодателя, который вносит исправления.

Шаг 1: Получите официальный документ от работодателя, допустившего ошибку

Если ошибка была допущена предыдущим работодателем, то текущий работодатель не имеет права вносить исправления без официального подтверждения. Необходимо получить:

• Письмо (или справку) от бывшего работодателя с указанием, какие именно записи являются ошибочными;
• Копию приказа (или решения) об устранении ошибки, подписанного руководителем и скреплённого печатью (если организация ещё существует);
• Если организация ликвидирована — справку из архива или выписку из реестра юридических лиц, подтверждающую факт ликвидации, и документ от территориального органа Росстата или архива, содержащий корректные сведения.

Шаг 2: Определите номера ошибочных записей

В трудовой книжке каждая запись имеет порядковый номер. Необходимо точно указать номера двух записей, которые подлежат аннулированию. Например: запись № 12 и запись № 13.

Шаг 3: Внесите аннулирующую запись

Новая запись вносится в следующем порядке:

1. Номер записи — следующий по порядку после последней существующей записи (например, если последняя запись была № 13, то новая — № 14).
2. Дата, дата внесения исправления (не дата ошибки!)
3. Содержание записи — формулировка должна быть чёткой и однозначной. Пример:

   «Запись № 12 от и запись № 13 от признаны недействительными, так как содержат ошибки в основании увольнения и дате приёма на работу.»

4. Основание — указываются реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения:

   «На основании приказа № 45/2026 от (копия прилагается)» или «На основании справки от ООО «Альфа» от № 12-к».

Шаг 4: Внесите корректную информацию

После аннулирующей записи немедленно вносится новая, правильная запись, следующая по порядку (например, № 15). Она должна содержать:

• Правильную дату приёма/увольнения;
• Правильное наименование должности и структурного подразделения;
• Правильное основание приёма или увольнения (с ссылкой на статью ТК РФ);
• Реквизиты приказа, на основании которого производится корректное оформление.

Пример полной последовательности:

1. № 12 — — Принят на должность инженера-конструктора (ошибка: должность неверна)
2. № 13, — Уволен по п. 3 ст. 77 ТК РФ (ошибка: увольнение не происходило)
3. № 14 — — Запись № 12 от и запись № 13 от признаны недействительными, так как содержат ошибки в наименовании должности и основании увольнения. На основании приказа № 45/2026 от .
4. № 15 — — Принят на должность инженера-технолога. На основании приказа № 12 от .

Кто имеет право вносить исправления?

Согласно пункту 3.1 Инструкции, исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку. Однако, если этот работодатель:

• Ликвидирован;
• Прекратил деятельность;
• Не может быть найден;

— то текущий работодатель вправе внести исправление на основании официального документа (справка из архива, выписка из ЕГРЮЛ, решение суда, подтверждение от территориального органа ПФР).

Особенности для электронной трудовой книжки

С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этом случае:

• Исправления вносятся через личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
• Исправление двух записей происходит через подачу корректирующей формы ЕФС-1 (подраздел 1.1);
• Все изменения автоматически отражаются в базе ПФР и доступны работнику в личном кабинете на сайте es.pfrf.ru;
• Работник может распечатать актуальную версию ЭТК в любом МФЦ или через портал Госуслуги.

Важно! Если у работника есть и бумажная, и электронная трудовая книжка, и в них есть расхождения — приоритет имеет электронная запись, если она была внесена после 2020 года и подтверждена ПФР.

Что делать, если работодатель отказывается исправлять ошибки?

Если работодатель игнорирует запрос на исправление, работник имеет право:

• Направить письменную претензию с требованием исправить ошибки в течение 10 рабочих дней;
• Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
• Подать иск в суд о признании записей недействительными и обязании работодателя внести исправления;
• Запросить дубликат трудовой книжки с корректными данными (если ошибка не исправлена в течение месяца).

Важные нюансы и рекомендации

• Не допускайте переписывания записей от руки — даже если вы «исправили» ошибку карандашом, это может быть признано подделкой.
• Все документы, на основании которых вносятся исправления, храните в архиве не менее 75 лет (как и трудовую книжку).
• Сообщайте работнику о внесении исправлений — под его подпись в трудовой книжке или в отдельном уведомлении.
• Если в трудовой книжке есть три и более ошибок — рекомендуется выдать дубликат трудовой книжки с полным восстановлением стажа на основании архивных данных.
• При внесении исправлений не используйте слова «исправлено», «заменено», «переписано» — только «признана недействительной».

Отмена двух записей в трудовой книжке — это не просто техническая операция, а юридически значимое действие, требующее строгого соблюдения процедур. Неверное оформление может привести к потере стажа, отказу в пенсии, проблемам с трудоустройством. Поэтому:

1. Никогда не зачеркивайте!
2. Всегда используйте аннулирующую запись!
3. Обязательно прилагайте официальные документы!
4. Следите за соответствием бумажной и электронной трудовых книжек!

Правильное ведение трудовой книжки — это не только обязанность работодателя, но и залог социальной защиты работника. Помните: каждая запись — это часть истории жизни человека. И она должна быть точной, законной и защищённой.

Важно! На 2026 год действуют те же правила, что и в 2025 году. Никаких изменений в законодательстве о трудовых книжках не внесено. Все рекомендации актуальны.