Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина РФ. При любой смене работы, будь то перевод внутри компании или увольнение с последним трудоустройством у нового работодателя, в неё вносятся обязательные записи. Неправильное оформление может привести к проблемам с подтверждением стажа, назначением пенсии или другими социальными выплатами. Данная статья подробно разбирает все нюансы внесения записей при смене работы в 2026 году, включая случаи с электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Общие принципы внесения записей при смене работы

Законодательство (ТК РФ, Постановление Правительства № 640) устанавливает единые правила для всех типов записей. Каждая запись должна быть:

• Своевременной: вносится не позднее дня, следующего за днем увольнения или перевода.
• Полной и точной: содержит все обязательные реквизиты (дату, наименование документа, подпись, расшифровку, печать).
• Чёткой и разборчивой, без исправлений, помарок и сокращений (кроме устоявшихся, например, «г.»).

Перевод на другую должность в той же организации

Это самый частый случай «смены работы» без увольнения. Оформляется приказом о переводе.

Что вносится в трудовую книжку?

Делается одна запись по форме, установленной Постановлением № 640. Ключевой вопрос — нужно ли указывать структурное подразделение?

• Если в трудовом договоре изначально было указано структурное подразделение (например, «Отдел продаж»), то в записи о переводе на другую должность рекомендуется также указать новое подразделение (например, «в отдел маркетинга»). Это исключает двусмысленность.
• Если в договоре подразделение не указано, то в записи можно ограничиться только наименованием организации и новой должностью.

Важно: законодательство прямо не регулирует этот нюанс, поэтому существуют разные кадровые практики. Более точное указание подразделения снижает риски споров.

Критически важные нюансы:

1. Запрет на испытание. При переводе в порядке, предусмотренном ТК РФ (ст. 72.1), устанавливать испытательный срок нельзя. Если такое условие прописать в дополнительном соглашении к договору, оно будет ничтожным.
2. Запись об увольнении НЕ делается. Перевод, это не увольнение. В стаж включается непрерывно.
3. Если перевод сопровождается сменой работодателя (юридического лица) в рамках одной группы компаний, это уже не перевод, а увольнение с одного и приём на работу у другого (см. раздел 3).

Увольнение с одной работы и приём на другую (смена работодателя)

Это классический случай смены работы. Происходит два независимых кадровых действия.

На предыдущем месте работы:

Делается закрывающая запись об увольнении с указанием точной причины в соответствии со ст. 81 ТК РФ (например, «по собственному желанию», «в связи с переводом работника в другую организацию» — если это было).

На новом месте работы:

Делается открывающая запись о приёме на работу. Указываются:

• Дата приёма.
• Наименование организации (полное) и, если есть, структурное подразделение.
• Должность (с указанием квалификации, если она есть в штатном расписании).

Особый случай: перевод по инициативе работодателя в другую организацию

Если работодатель (старый) переводит сотрудника в другую организацию (новую), с которой у него есть соглашение, и при этом трудовой договор с новым работодателем продолжает действовать (ст. 72.1 ТК РФ), то:

1. У старого работодателя делается запись: «Уволен в связи с переводом в [наименование новой организации]».
2. У нового работодателя делается запись: «Принят на работу в порядке перевода из [наименование старой организации]».
3. Испытание не устанавливается.

Смена фамилии (имени, отчества) работника

Если в результате смены работы (или в любой другой момент) работник изменил ФИО, в трудовой книжке не зачёркивается старое ФИО.

Порядок действий:

1. Работник предоставляет работодателю паспорт с новой записью и заявление о внесении изменений.
2. Работодатель вносит новую запись в графе «Сведения о работе» с указанием нового ФИО. При этом в ьном листе ФИО также обновляются.
3. Все предыдущие записи, сделанные при старых ФИО, остаются без изменений. Это важно для сохранения непрерывности стажа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С 2021 года действует система ЭТК. У работника может быть либо бумажная, либо электронная книжка, либо обе (если он перешёл с бумажной на электронную).

Как выглядит запись при смене работы в ЭТК?

В электронном виде запись оформляется по тем же правилам, но в виде структурированных полей в единой информационной системе. Все данные о приёме, переводе, увольнении автоматически попадают в «Сведения о трудовой деятельности».

Ключевые правила для работодателя:

• При приёме на работу сотрудника с бумажной книжкой работодатель обязан сделать в ней запись и сразу же внести те же данные в ЭТК через СЗВ-ТД.
• Если сотрудник уже имеет ЭТК, бумажная книжка ему не выдаётся. Все записи вносятся только в электронный формат.
• Работник вправе в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК. При этом работодатель делает в бумажной книжке закрывающую запись и выдаёт её сотруднику, а все дальнейшие записи будут только в электронном виде.
• Бланки трудовых книжек старого образца (до 2021 г.) действительны и обмену не подлежат.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Неточное указание причины увольнения. Должно быть дословно как в ст. 81 ТК РФ («по собственному желанию», «в связи с переводом…» и т.д.).
2. Дублирование записей при переводе. Делается только одна запись о переводе на новую должность. Запись об увольнении не требуется.
3. Установление испытательного срока при переводе. Категорически запрещено.
4. Несвоевременное внесение записей. Пропуск сроков может быть расценен как нарушение трудового законодательства.
5. Исправления и помарки в книжке. Любое исправление должно быть оформлено по правилам (заверено подписью и печатью с указанием даты исправления). Лучше переписать запись на чистом листе, если ошибка существенная.

7>Краткая памятка-алгоритм для работника

При смене работы проверьте свою трудовую книжку:

1. Перевод внутри компании: Убедитесь, что в записи указана новая должность и (желательно) новое подразделение. Испытательный срок быть не должно.
2. Увольнение и приём у нового работодателя: Проверьте, что у старого работодателя есть корректная запись об увольнении с указанием причины. У нового работодателя — запись о приёме с правильными реквизитами компании и должностью.
3. Смена ФИО: Проверьте, что в ьном листе и во всех последующих записях указаны новые ФИО. Старые записи не меняются.
4. Электронная книжка: Если у вас ЭТК, запросите у кадровика выписку из неё и сверьте данные с своими знаниями. Убедитесь, что все периоды работы отражены.
5. Храните документы: Копии приказов о приёме, переводе, увольнении храните отдельно. Они являются основным доказательством при любых разногласиях.

Правильное оформление записей в трудовой книжке при смене работы, это залог вашей социальной защищённости в будущем. Основные правила просты: одна точная запись на каждое событие, без испытаний при переводе, с чётким указанием причин увольнения. В эпоху цифровизации важно понимать разницу между бумажным и электронным форматом и следить за своевременным отражением данных в системе. При малейших сомнениях в правильности записи — требуйте от работодателя её исправления на законных основаниях.