Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию работника. Однако от человеческого фактора никто не застрахован, и иногда кадровики или работодатели допускают ошибки при ее заполнении. Важно знать, что зачеркивать неверные данные категорически запрещено. Законный способ отмены ошибочной записи существует только один — признание ее недействительной путем внесения соответствующей исправляющей записи. В этой статье мы подробно разберем, как правильно аннулировать ошибку в бумажной и электронной трудовой книжке.
Главное правило: зачеркивать нельзя!
Согласно действующим правилам, исправление ошибочных записей в трудовой книжке должно производиться на той же странице и в том же разделе, где была допущена неточность. При этом зачеркивать ранее внесенные данные нельзя (за исключением изменения фамилии, имени, отчества или даты рождения на титульном листе, где старые данные зачеркиваются одной чертой, а новые пишутся рядом).
Во всех остальных разделах (особенно в разделе «Сведения о работе») единственный допустимый метод — это аннулирование записи путем признания ее недействительной с последующим внесением верных данных (если это необходимо).
Кто и где должен исправлять ошибку?
Общее правило гласит: исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.
Но что делать, если сотрудник уже уволился и перешел в другую организацию, а ошибку заметил только на новом месте? В этом случае:
- Исправление может произвести работодатель по новому месту работы.
- Для этого обязательно нужен официальный документ (справка, копия приказа) от работодателя, который допустил ошибку, подтверждающий неверность записи.
Пошаговая инструкция: как отменить ошибочную запись
Алгоритм действий при обнаружении неточности зависит от того, какую именно запись нужно отменить. Рассмотрим стандартный порядок признания записи недействительной:
- Графа 1 (порядковый номер) — укажите следующий по порядку номер записи (например, если последняя запись была под номером 5, ставьте 6).
- Графа 2 (дата) — поставьте текущую дату внесения исправления (число, месяц, год).
- Графа 3 (сведения о работе), напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
Если после отмены нужно внести правильные данные, они пишутся в этой же графе сразу после фразы о недействительности. Например: «Запись за номером 5 недействительна. Принят в отдел продаж на должность менеджера». - Графа 4 (основание) — укажите реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения или производится отмена записи (дата и номер приказа работодателя).
Особые случаи отмены записей
Ситуации бывают разными, и порядок исправления зависит от конкретной ошибки:
- Ошибка в наименовании организации. Строка с названием компании не нумеруется, поэтому просто написать «Запись недействительна» не получится. Если неточность заметили сразу, ниже нужно написать: «Наименование организации указано неверно», а затем указать правильное название. Если после строки с ошибочным названием уже внесены отметки о трудоустройстве, аннулировать их не обязательно, ошибку о названии можно исправить после них.
- Ошибочная запись об увольнении или переводе. Если работник был восстановлен на работе или перевод отменен, в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» (или «восстановлен в прежней должности»).
- Ошибка в реквизитах приказа. Если сведения о приеме верны, но неверно указаны дата или номер приказа, в графе 3 указываем: «Запись за номером таким-то недействительна», а в графе 4 проставляем правильные реквизиты приказа.
- Отмена ошибочной записи, если верная не нужна. Если нужно просто аннулировать запись (например, ошибочно внесли запись о переводе, который не состоялся), в графе 3 указывается «Запись за номером __ недействительна». В этом случае графу 4 заполнять не нужно.
- Ошибка в самом приказе. Если ошибка допущена не в трудовой книжке, а в самом приказе, на основании которого она сделана, нужно указать дату и номер нового приказа, который отменил ошибочный.
Специфика электронных трудовых книжек (ЕФС-1)
С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) логика исправления ошибок изменилась. В электронном документе нельзя просто «зачеркнуть» или дописать строчку. Работодателям необходимо передавать в Социальный фонд России (СФР) корректные сведения, а при обнаружении ошибок — исправлять их с помощью корректирующих форм подраздела 1.1 ЕФС-1.
В электронной трудовой книжке имеется специальная Графа 10 «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении». Если запись нужно удалить, в этой графе проставляется символ «Х».
Важно отметить судебную практику: если работник обращается в ПФР (ныне СФР) с требованием физически удалить из ЭТК запись с «плохой» статьей увольнения, ему откажут. Суд подтверждает законность такого отказа (Определение от по делу 88-21721/2022), так как удаление данных не предусмотрено, запись должна быть помечена как отмененная символом «Х».
Что делать, если бланк испорчен?
Некоторые ошибочные записи исправить невозможно (например, если ошибки допущены на титульном листе и их объем не позволяет внести коррективы). В таких случаях приходится признавать целиком бланк недействительным. Работодатель выдает работнику новый чистый бланк трудовой книжки, перенеся в него все верные записи со старого, а старый бланк уничтожается по акту.
Исправление ошибок в трудовой книжке — процесс, требующий предельной внимательности. Главное помнить базовые принципы:
- Никаких зачеркиваний в разделе «Сведения о работе».
- Ошибочная запись обязательно признается недействительной в том же разделе и на той же странице.
- Исправление делается на основании официальных документов (приказов, справок).
- В электронном формате ошибки устраняются подачей корректирующих отчетов в СФР с проставлением признака отмены («Х»).
Соблюдение этих правил позволит избежать проблем при назначении пенсии и подтверждении стажа работника.