В современном мире цифровизация проникает во все сферы жизни, и трудовые отношения не исключение. Все больше сотрудников переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). Если к вам пришел сотрудник с ЭТК, важно знать, как правильно действовать, чтобы соблюсти законодательство и избежать ошибок. В этой статье мы подробно рассмотрим, что нужно делать в такой ситуации, какие документы запрашивать и какие правила необходимо соблюдать.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она ведется и хранится в электронном виде в базе данных Федеральной службы по труду и занятости (СФР). С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, не имевших трудового стажа до этой даты, фиксируються только в электронном виде.
Как убедиться, что у кандидата действительно электронная трудовая книжка?
Самый простой способ – попросить сотрудника предоставить Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) или Сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа (СТД-СФР). Эти документы выдаются СФР и содержат информацию о трудовой деятельности человека, зафиксированную в электронной форме.
Какие документы запрашивать при приеме на работу сотрудника с ЭТК?
При приеме на работу сотрудника с ЭТК необходимо запросить следующие документы:
- Паспорт
- СНИЛС
- СТД-Р или СТД-СФР (это основной документ, подтверждающий наличие ЭТК)
- (Опционально) Заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, если оно было подано предыдущему работодателю.
Действия работодателя при получении СТД-Р или СТД-СФР
Проверка информации: Внимательно изучите СТД-Р или СТД-СФР. Убедитесь, что информация о трудовой деятельности сотрудника соответствует его заявлению и другим предоставленным документам.
Отсутствие бумажной трудовой книжки: Если сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки (в связи с ее утратой, повреждением или по иным причинам), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению сотрудника.
Заполнение формы СЗВ-ТД: Необходимо подать в СФР отчет о приеме сотрудника на работу по форме СЗВ-ТД. В этом отчете указывается, что сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки и его сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде.
Ведение электронных сведений: Работодатель должен вести сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде и подавать в СФР отчет ЕФС-1.
Предоставление доступа к информации: Сотрудник имеет право получать доступ к своим сведениям о трудовой деятельности, хранящимся в СФР.
Важные моменты, на которые стоит обратить внимание
- Заявление об отказе от бумажной трудовой книжки: Если сотрудник ранее подавал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, необходимо проверить наличие закрывающей записи о переходе в его предыдущей бумажной трудовой книжке (если она была).
- Сроки подачи СЗВ-ТД: Отчет СЗВ-ТД необходимо подать в СФР в течение 3 рабочих дней со дня приема сотрудника на работу.
- Форма СЗВ-ТД: Используйте актуальную форму СЗВ-ТД, утвержденную приказом СФР.
- Переход на ЭТК: Переход на электронную трудовую книжку является добровольным. Если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую книжку и подавать отчет ЕФС-1.
Ошибки, которых следует избегать
- Неправильное заполнение СЗВ-ТД: Ошибки в отчете могут привести к штрафам и другим проблемам.
- Отсутствие СТД-Р или СТД-СФР: Необходимо убедиться, что у сотрудника есть действующие сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Несоблюдение сроков подачи СЗВ-ТД: Задержка в подаче отчета может повлечь за собой штрафные санкции.
При приеме на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой важно соблюдать все установленные правила и процедуры. Это поможет избежать проблем с законодательством и обеспечить правильное ведение трудовых отношений. Внимательное отношение к документам и своевременное выполнение всех необходимых действий – залог успешного трудоустройства и соблюдения прав работника.
Важно: Информация в данной статье предоставлена в ознакомительных целях и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной помощи рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.