Процесс увольнения сотрудника требует от работодателя строгого соблюдения норм трудового законодательства. Одним из важных этапов является выдача трудовой книжки. Если в день прекращения трудового договора работник отсутствовал на рабочем месте или отказался забрать документ‚ работодатель обязан снять с себя ответственность за задержку выдачи. Для этого направляется специальный документ. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно составить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой‚ и предоставим актуальный образец.
Зачем нужно уведомление?
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ‚ если в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно (он заболел‚ прогулял‚ отказался от получения и т.д.)‚ работодатель обязан направить ему письменное уведомление. Этот документ выполняет сразу несколько важнейших функций:
- Снятие ответственности: Со дня отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- Информирование: Уведомление сообщает бывшему сотруднику о том‚ что его документ готов к выдаче.
- Предложение альтернативы: В тексте обязательно должно содержаться предложение направить трудовую книжку по почте (с согласия работника).
Сроки отправки
Чтобы минимизировать риски‚ работодатель должен отправить уведомление не позднее следующего рабочего дня после дня‚ когда трудовая книжка не была выдана на руки (то есть на следующий день после даты увольнения).
Как правильно составить уведомление
Унифицированной формы этого документа нет‚ поэтому работодатель может разработать ее самостоятельно. Главное‚ чтобы документ содержал всю необходимую информацию. Уведомление оформляется на фирменном бланке организации или на обычном листе формата А4.
Структура документа:
- Шапка документа: ФИО уволенного работника‚ его адрес регистрации (или фактического проживания).
- «Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой».
- Текст уведомления:
- Указание факта увольнения (дата и основание).
- Констатация факта неявки за документом.
- Требование явится за получением трудовой книжки.
- Предложение дать согласие на пересылку документа почтой.
- Реквизиты: Дата составления‚ подпись руководителя или лица‚ ответственного за кадровый учет‚ печать организации.
Образец уведомления
Пример заполнения документа:
Кому: Иванову Ивану Ивановичу
Адрес: 101000‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ кв. 5
От кого: ООО «Ромашка»
Адрес: 101000‚ г. Москва‚ ул. Офисная‚ д. 2
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой
Уважаемый Иван Иванович!
Настоящим уведомляем Вас о том‚ что в соответствии с приказом ООО «Ромашка» № 45-к от г. Вы были уволены г. по собственному желанию на основании пункта 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
В день увольнения Вы отсутствовали на рабочем месте‚ в связи с чем выдача трудовой книжки не была произведена.
На основании части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ просим Вас явиться за получением трудовой книжки по адресу: г. Москва‚ ул. Офисная‚ д. 2‚ кабинет № 15 (отдел кадров)‚ в рабочие дни с 9:00 до 18:00.
В случае невозможности личной явки‚ просим Вас направить в наш адрес письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте‚ а также указать почтовый адрес‚ на который следует ее направить.
Со дня направления данного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Генеральный директор
ООО «Ромашка» _________________ /Петров А.А./
М.П.
Способы отправки
Отправка уведомления должна быть зафиксирована. Оптимальные способы:
- Заказным письмом с описью вложения: Самый надежный вариант. Опись подтвердит‚ что в конверте было именно уведомление‚ а не пустой лист.
- Телеграммой: Допустимо‚ если необходимо срочно проинформировать работника (желательно с заверенной копией текста телеграммы).
- Курьерской службой: С обязательной описью вложения и подписью получателя.
Отправка обычным письмом без описи или передача через третьих лиц не рекомендуются‚ так как в случае спора работодатель не сможет доказать факт отправки именно этого документа.
Что делать‚ если работник прислал согласие на пересылку?
Если бывший сотрудник ответил на уведомление и прислал письменное согласие‚ трудовую книжку необходимо отправить ценным письмом с описью вложения не позднее трех рабочих дней со дня получения такого согласия.
Что делать‚ если согласие не получено?
Если работник не явился за трудовой книжкой и не прислал согласие на пересылку‚ работодатель обязан сохранить трудовую книжку в архиве предприятия. Согласно пункту 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ невостребованные трудовые книжки хранятся в течение 50 лет. Сама по себе неявка работника не является основанием для уничтожения или списания документа.
Своевременное направление уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой — это не просто формальность‚ а важнейший инструмент защиты работодателя. Без этого документа работник может взыскать с компании средний заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки‚ а также потребовать компенсации морального вреда. Используйте представленный выше образец‚ чтобы грамотно оформить кадровые документы и избежать юридических рисков.