Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий профессиональную биографию работника․ Согласно ст․ 183 Трудового кодекса РФ и приказу Минтруда России № 130н от  г․, сведения о награждениях и поощрениях обязаны быть отражены в разделе «Сведения о награждении»․ Если запись была пропущена, её необходимо добавить в соответствии с установленными правилами․

Правовые основания для внесения пропущенной записи

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 183 – обязательность отражения в трудовой книжке всех наград, полученных работником․
• Приказ Минтруда России № 130н от  г․ – порядок заполнения разделов трудовой книжки, в т․ч․ «Сведения о награждении»․
• Федеральный закон № 273-ФЗ от  г․ «Об электронных трудовых книжках» – аналогичные требования к ЕТК․

Кто имеет право вносить запись?

Запись в трудовую книжку вносит работодатель (наниматель) или его уполномоченный представитель (начальник отдела кадров, бухгалтер)․ Работник лишь подписывает внесённую запись, подтверждая её достоверность․

Какие документы нужны для внесения записи?

1. Приказ (распоряжение) работодателя о награждении сотрудника (оригинал + копия)․
2. Копия наградного документа (почётная грамота, медаль, благодарность и т․п․)․
3. Заявление работника (по желанию), если награждение было получено без официального приказа․
4. Согласие работника на внесение записи (подписывается в конце записи)․

Пошаговая инструкция по внесению пропущенной записи

Шаг 1․ Подготовка приказа

Приказ должен содержать:

• Наименование организации‑работодателя․
• Дата и номер приказа․
• ФИО работника, должность, подразделение․
• Наименование награды, дату её вручения, основание (конкурс, юбилей и т․д․)․
• Подпись руководителя и печать организации․

Шаг 2․ Определение места записи

Запись вносится в раздел «Сведения о награждении» (страницы 5‑6 трудовой книжки)․ Нумерация записей в этом разделе должна быть нарастающей (1, 2, 3 …)․ Если запись пропущена, её следует добавить в конец раздела, указав реальную дату награждения, но фиксируя дату внесения записи в графе «Дата внесения записи»․

Шаг 3․ Заполнение графы записи

Заполняются все 5 граф:

1. Порядковый номер записи – следующий по счёту․
2. Дата награждения – фактическая дата вручения․
3. Наименование награды – полное название (например, «Почётная грамота Министерства труда РФ»)․
4. Основание награждения – кратко (например, «За выдающиеся результаты в реализации проекта «Эко‑труд»»)․
5. Ссылка на документ‑основание – номер и дата приказа, а также подпись и печать․

Шаг 4․ Подпись и печать

После заполнения графы сотрудник ставит подпись (подтверждая достоверность) и дату подписи․ Работодатель ставит свою подпись и печать рядом с записью․

Шаг 5․ Внесение в электронную трудовую книжку (если используется)

Для ЕТК процесс аналогичен, но запись делается в системе «Госуслуги» через личный кабинет работодателя․ Требуется загрузить скан‑копию приказа и наградного документа․

Образец пропущенной записи о награждении

В случае, если запись вносится после даты увольнения, необходимо оформить дополнительный приказ о корректировке трудовой книжки и приложить к нему объяснительную записку работника․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1․ Можно ли исправить запись о награждении без новой записи?

Если в записи допущена ошибка (например, неверная дата), её исправляют зачеркиванием ошибки, подписью и печатью, а затем вносят корректную запись в следующей строке с указанием даты исправления․

Вопрос 2․ Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись, но она не соответствует документу?

Необходимо оформить поправку: в графе «Дата внесения записи» указывается дата исправления, а в примечании (если есть) – «исправление записи о награждении»․

Вопрос 3․ Нужно ли уведомлять сотрудника о внесении записи?

Да․ По статье 183 ТК РФ работник имеет право быть ознакомлен с внесёнными изменениями и подписать запись, подтверждая её достоверность․

Практические рекомендации

• Ведите реестр всех наград в отделе кадров, чтобы избежать пропусков․
• Сохраняйте оригиналы приказов и наградных документов в отдельном архиве․
• Проводите периодический аудит трудовых книжек (раз в год) для проверки полноты записей․
• Если запись вносится в электронную форму, проверяйте корректность сканов и метаданных (дата, подпись)․
• При возникновении спорных ситуаций привлекайте юридический отдел или консультанта по трудовому праву․

Внесение пропущенной записи о награждении в трудовую книжку – обязательная процедура, регулируемая Трудовым кодексом и приказом Минтруда․ Главное – иметь правильный приказ‑основание, соблюдать порядок нумерации и оформить подписи обеих сторон․ При правильном подходе запись будет признана законной и не вызовет вопросов при проверках или при трудоустройстве в будущем․

Дата публикации: