С 1 января 2026 года в России завершается переходный период к внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако до сих пор многие организации продолжают работать с бумажными трудовыми книжками, а также обязаны обеспечивать их правильное хранение в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ. Нарушение правил хранения трудовых книжек может повлечь за собой административную ответственность, штрафы и риски для прав работников на оформление пенсии, подтверждение стажа и другие социальные гарантии.

Правовая основа хранения трудовых книжек

Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (статья 66, 66.1)
• Положением о трудовой книжке, утвержденным Постановлением Правительства РФ от № 225
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Минтрудом России
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Минтрудом и Росархивом

Кто отвечает за хранение трудовых книжек?

Ответственность за хранение трудовых книжек возлагается на работодателя — юридическое лицо или индивидуального предпринимателя. В организации назначается ответственное лицо (как правило, это сотрудник кадровой службы или секретарь), которому выдается приказ о назначении ответственного за хранение трудовых книжек. Это лицо несет персональную ответственность за сохранность, порядок учета и своевременное предоставление книжек.

Где должны храниться трудовые книжки?

Трудовые книжки хранятся в организации только в специально отведенном месте, соответствующем требованиям безопасности:

• В сейфе или металлическом шкафу с замком — это обязательное требование. Хранение в открытом шкафу, на столе или в обычном архиве недопустимо.
• В помещении с контролируемым доступом — доступ к месту хранения должен быть ограничен только уполномоченным лицам (кадровики, бухгалтеры по кадрам, руководитель).
• В условиях, исключающих повреждение документов: отсутствие влаги, перепадов температуры, прямого солнечного света, пыли и других факторов, способных повредить бумагу.

Организация учета и хранения

Для контроля за движением трудовых книжек в организации ведется Журнал учета движения трудовых книжек и документов, относящихся к ним (форма № Т-2, утвержденная Госкомстатом России). В него заносятся:

1. Дата поступления трудовой книжки (при приеме на работу)
2. Дата выдачи книжки работнику (при увольнении, при запросе на получение копии, при передаче в Пенсионный фонд)
3. ФИО работника
4. Номер трудовой книжки
5. Подпись работника при получении книжки
6. Подпись ответственного лица
7. Примечания (например, «выдана для оформления пенсии», «передана в архив» и т.д.)

Журнал ведется в печатном виде или в электронной форме (с обязательной электронной подписью, если используется цифровой документооборот). Он должен храниться в течение 75 лет с момента последней записи, это требование Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле».

Хранение трудовых книжек после увольнения

После увольнения работника трудовая книжка должна быть выдана ему в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если работник не явился за книжкой, работодатель обязан:

• Уведомить его о необходимости получения книжки (письменно, по почте или электронно)
• Хранить трудовую книжку в течение 5 лет с даты увольнения
• После истечения 5 лет передать книжку в архив организации (если она не была востребована)

Если трудовая книжка утеряна или повреждена, работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней по письменному заявлению работника.

Особенности хранения при ликвидации организации

При ликвидации организации трудовые книжки передаются в архив по месту нахождения организации или в архив муниципального образования. Если организация реорганизована (слияние, присоединение), трудовые книжки передаются новому юридическому лицу — правопреемнику. В этом случае составляется акт передачи трудовых книжек с подписями ответственных лиц обеих сторон.

Электронные трудовые книжки (ЭТК), что меняется?

С 1 января 2026 года все работодатели обязаны вести трудовые книжки только в электронной форме. Бумажные книжки, оформленные до этой даты, остаются действительными, но новые трудовые отношения оформляются исключительно через ЭТК. В этом случае:

• Хранение осуществляется в информационной системе Пенсионного фонда РФ
• Работодатель передает данные о трудовой деятельности в ПФР через электронный документооборот (ФСС, СПФР)
• Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг

Важно! Даже при переходе на ЭТК, работодатель обязан сохранять бумажные трудовые книжки, выданные до 2026 года, в течение 75 лет, как архивные документы.

Штрафы за нарушение правил хранения

Нарушение требований к хранению трудовых книжек влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей
• Повторное нарушение, штраф до 70 000 рублей для организации

Кроме того, при утрате трудовой книжки работника организация может быть привлечена к возмещению ущерба, связанного с задержкой оформления пенсии или потери стажа.

Рекомендации для работодателей

1. Назначьте ответственного за хранение трудовых книжек и оформите приказ.
2. Обеспечьте хранение в сейфе или металлическом шкафу с замком.
3. Ведите журнал учета движения трудовых книжек (форма Т-2).
4. Проводите ежеквартальную инвентаризацию трудовых книжек.
5. Обучите кадровый персонал правилам ведения и хранения.
6. Подготовьтесь к переходу на ЭТК — обновите программное обеспечение и настройте передачу данных в ПФР.

Хранение трудовых книжек — это не просто формальность, а важнейшая часть кадровой работы, напрямую влияющая на социальные права работников. Правильная организация хранения, учета и передачи документов снижает риски для работодателя и обеспечивает защиту интересов сотрудников. С 2026 года переход на электронные трудовые книжки упрощает процесс, но не отменяет ответственность работодателя за точность и своевременность передачи данных. Помните: каждая трудовая книжка — это история профессиональной жизни человека, и хранить её нужно с уважением и ответственностью.