С 1 января 2024 года в России начал действовать новый порядок ведения трудовых книжек, который закрепил возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК). Этот процесс требует от работодателя грамотного оформления документов, особенно если сотрудник изначально имел бумажную трудовую книжку. Неправильная запись может привести к претензиям со стороны контролирующих органов или судебным спорам.

В данной статье подробно разберем, как и когда нужно делать запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронный формат, на какие нормативные акты опираться и как избежать типичных ошибок.

Нормативная база: на что ориентироваться

Основными документами, регулирующими этот вопрос, являются:

• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек. Пункт 35 этого Порядка прямо регулирует переход на ЭТК.
• Письмо Минтруда России от № 14-2/В-150 – дает разъяснения по оформлению записей, включая формулировки.
• Статья 66 Трудового кодекса РФ – общие положения о трудовой книжке.

Два основных сценария и правила оформления

Переход для действующего сотрудника (уже имеющего бумажную трудовую книжку)

Это самый частый случай. Работник, который уже работает в организации и у которого есть заполненная бумажная трудовая книжка, соглашается (или обязан, если это предусмотрено локальными актами) перейти на электронный формат.

Порядок действий:

1. Получение письменного согласия сотрудника. Рекомендуется оформить отдельное заявление или включить этот пункт в дополнительное соглашение к трудовому договору.
2. Внесение записи в бумажную трудовую книжку. Запись делается на последней свободной странице. Если страниц нет, оформляется вкладыш.
3. Заверение записи. Запись обязательно заверяется:
   • подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек (как правило, сотрудника отдела кадров);
   • печатью работодателя (организации) или кадровой службы (при наличии).

   Важно! Судебная практика (например, решение по делу Б. против ИП Ш.) подтверждает, что отсутствие подписи и печати может быть признано нарушением, даже если сама запись есть.

4. Выдача книжки на руки. После внесения записи бумажная трудовая книжка выдается сотруднику под расписку. Организация больше не ведет ее.
5. Создание электронной трудовой книжки. В ЭТК вносятся все сведения, которые ранее были в бумажной, включая последнюю запись о переходе. С этого момента вся дальнейшая информация (приказы, переводы, увольнение) вносится только в электронный формат.

Прием нового сотрудника, который сразу оформляет ЭТК

Если вновь принятый работник с самого начала оформляет электронную трудовую книжку (не имеет бумажной), запись о приеме на работу вносится только в электронную книжку. Бумажная книжка ему не выдается.

Особенность: Если у нового сотрудника на руках уже есть старая бумажная трудовая книжка от предыдущего работодателя, то при приеме на работу в новую организацию:

• Сначала делается стандартная запись о приеме в его бумажную книжку (если он ее предоставил).
• Затем сразу после этого на следующей странице (или вкладыше) делается запись о переходе на электронную трудовую книжку в новой организации.

Как должна выглядеть запись: формулировка и реквизиты

Точной унифицированной формулировки в законе нет, но на основе Письма Минтруда № 14-2/В-150 и сложившейся практики рекомендуется использовать следующий шаблон:

Обязательные реквизиты записи:

• Дата внесения записи.
• Текст записи (см. выше).
• Подпись ответственного лица (Ф.И.О.).
• Расшифровка подписи.
• Печать организации (или кадровой службы).

Что НЕ нужно делать: частые ошибки

• Не делать запись в «Журнале учета движения трудовых книжек»; Порядок ведения трудовых книжек не предусматривает отдельную запись в этом журнале о переходе на ЭТК. Это распространенная, но ошибочная практика.
• Не заверять запись. Отсутствие подписи и печати – грубейшее нарушение, которое может быть легко оспорено.
• Не использовать расплывчатые формулировки. Нельзя писать «Перешел на ЭТК» или «Электронная книжка». Нужна ссылка на нормативный акт.
• Не терять бумажную книжку после записи. После выдачи сотруднику организация должна иметь на руках только его расписку о получении. Все сведения для контроля должны быть в электронной системе.

1. Получите согласие сотрудника на переход на ЭТК в письменном виде.
2. Подготовьте бумажную трудовую книжку (если она есть). Найдите последнюю свободную страницу.
3. Внесите запись по рекомендованному шаблону, указав точную дату перехода.
4. Заверьте запись: подпись ответственного + печать организации.
5. Выдайте книжку сотруднику под расписку (если она была у него ранее).
6. Оформите электронную трудовую книжку в вашей кадровой системе, перенеся в нее все исторические данные и новую запись о переходе.
7. Убедитесь, что все данные в ЭТК соответствуют данным в бумажном документе на момент перехода.

Соблюдение этих простых правил защитит работодателя от рисков, обеспечит правовую определенность для сотрудника и позволит безболезненно перейти на современный цифровой формат ведения кадрового учета.