Процесс увольнения сотрудника всегда связан с оформлением множества документов. Одним из самых важных этапов является внесение записи в трудовую книжку. У кадровиков, особенно начинающих, часто возникает вопрос: нужно ли делать в трудовой книжке отметку об ознакомлении сотрудника с записью об увольнении (писать слово «Ознакомлен» и ставить подпись)? Давайте разберем этот вопрос подробно, опираясь на актуальные нормативные акты и практику 2026 года.
Нужно ли писать «Ознакомлен» в трудовой книжке?
Ответ однозначный: нет, не нужно. Действующее законодательство не требует от работодателя внесения в бумажную трудовую книжку каких-либо отметок об ознакомлении работника с записями.
Согласно правилам ведения трудовых книжек, запись об увольнении заверяется исключительно подписью ответственного лица работодателя (например, специалиста по кадрам или директора) с указанием его должности и расшифровкой подписи, а также печатью организации (при наличии). Подпись увольняемого сотрудника рядом с записью в самой трудовой книжке не обязательна.
Где сотрудник подтверждает свое ознакомление?
Возникает резонный вопрос: как же тогда подтвердить, что работник видел и согласен с внесенной записью? Для этого существует специальный документ — Личная карточка работника (форма Т-2).
Именно в личную карточку вносятся сведения о каждой новой записи, сделанной в трудовой книжке. И именно в форме Т-2 работник ставит свою подпись, подтверждая:
- Ознакомление с приказом об увольнении;
- Ознакомление с записью, внесенной в трудовую книжку.
Таким образом, функция подтверждения ознакомления перекладывается с трудовой книжки на личную карточку. Это связано с тем, что нормативные акты вообще не регулируют нахождение записи «Ознакомлен» на страницах трудовой книжки, для этого она не предназначена.
Где должна стоять печать при увольнении?
Поскольку слово «Ознакомлен» и подпись работника в трудовой книжке не предусмотрены, у специалистов часто возникает путаница: на какой странице и где именно должна ставиться печать организации?
Печать ставится на той же странице, где указана должность и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (например, «Директор» или «Инспектор по кадрам»). Печать должна частично захватывать подпись ответственного лица и наименование его должности, подтверждая подлинность внесенной записи об увольнении. Ставить печать на пустом месте или на отдельной строке «Ознакомлен» категорически неверно.
Правила внесения записи об увольнении в 2026 году
Чтобы избежать ошибок при оформлении увольнения, важно соблюдать строгий алгоритм заполнения раздела «Сведения о работе»:
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи (например, 15).
- Графа 2: Указывается дата увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
- Графа 3: Делается запись об увольнении с обязательным указанием причины. Формулировка должна в точности соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.
- Пример: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Пример: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Пример: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4: Указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении (например, «Приказ от № 45-к»).
Заверение записи
После внесения записи в графах 1-4, в следующей строке (без номера и даты) указывается должность ответственного лица, ставится его подпись и расшифровка подписи, после чего проставляется оттиск печати организации.
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1) в 2026 году
Не стоит забывать, что с введением электронных трудовых книжек (ЭТК) процесс ознакомления и внесения записей частично перешел в цифровой формат.
В 2026 году работодатели обязаны направлять сведения о трудовой деятельности увольняющегося сотрудника в Социальный фонд. Это делается путем подачи специальной отчетной формы ЕФС-1. Сведения о работе и увольнении отражаются в подразделах 1 и 1.1 раздела 1 данной формы. Подача ЕФС-1 при увольнении обязательна для работников с любым типом трудовой книжки (и бумажной, и электронной).
Исправление ошибок
Если кадровик по ошибке все-таки написал слово «Ознакомлен» и оставил место для подписи работника в трудовой книжке, это является нарушением нормативных требований. В таком случае потребуется исправление ошибочной записи.
Исправление производится в стандартном порядке: признание записи недействительной и внесение правильной заверяющей записи (без отметок об ознакомлении сотрудника). Помните, что зачеркивать или замазывать неверные записи в трудовой книжке нельзя.
- Делать в бумажной трудовой книжке запись «Ознакомлен» и оставлять место для подписи работника не нужно.
- Подпись работника об ознакомлении с записями ставится в Личной карточке Т-2.
- Запись об увольнении заверяется только подписью ответственного лица работодателя и печатью организации.
- Формулировки причин увольнения должны строго соответствовать Трудовому кодексу РФ.
- При увольнении не забывайте про отправку данных в Социальный фонд по форме ЕФС-1.
Соблюдение этих простых правил позволит избежать кадровых ошибок и гарантировать законность оформления увольнения сотрудника.