Вопрос о том, как и когда можно перейти от бумажной трудовой книжки к электронной, а также о возможности вернуть бумажную форму после отмены признака, волнует как работников, так и работодателей. Ниже вы найдёте подробный разбор законодательства, порядок действий и практические рекомендации.

С 1 января 2021 года в России действует обязательное электронное ведение трудовой книжки (ЭТК). Однако работник, выбравший бумажную форму, может изменить свой выбор в любой момент. В статье разберёмся, какие права и обязанности возникают при переходе, а также почему возврат к бумажной форме после отмены признака невозможен.

Что такое бумажная и электронная трудовая книжка?

• Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, в котором работодатели фиксируют сведения о трудовой деятельности работника.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, который ведётся в системе Фонда социального страхования (ФСС) и доступен через портал «Мой ФСС».

Независимо от выбранной формы, работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности в ФСС в электронном виде.

Законодательные основы

Положения закона РФ

Согласно статье 2, пункту 2 Федерального закона «О трудовой книжке»:

• Если работник выбрал электронную форму, возврат к бумажной трудовой книжке невозможен.
• Переход на бумажную форму возможен только в том случае, если работник ранее не выбрал электронную.

Письмо Минтруда

В письме Минтруда № 14‑6/ООГ‑5261 от 4 сентября 2024 г. уточнено, что:

• Работодатель не обязан требовать от работника выбор способа ведения трудовой книжки.
• Если работник на 1 января 2021 г. не имел трудового стажа и поступил на работу впервые, трудовая книжка не ведётся, а фиксируются только сведения о трудовой деятельности.

Как работает переход от бумажной к электронной?

Порядок подачи заявления

1. Работник подаёт заявление о переходе на электронную форму в письменном виде.
2. Заявление оформляется в соответствии с требованиями ФСС (форма ЕФС‑1, подраздел 1.1).
3. После получения заявления работодатель выдает бумажную трудовую книжку работнику, но дальнейшие сведения фиксируются только в электронном виде.

Что происходит с бумажной книжкой?

• Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
• После перехода на ЭТК информация в бумажной книжке больше не обновляется.
• Возврат к бумажной форме в этом случае не предусмотрен.

Возможность возврата к бумажной форме

Когда можно отказаться от бумажной?

Если работник в 2020 г. выбрал бумажную форму, он может отказаться от неё в любой момент, подавая заявление о переходе на электронную.

Ограничения и запреты

• После выбора ЭТК возврат к бумажной трудовой книжке невозможен.
• Это решение считается окончательным и не подлежит изменению при переходе на новое место работы.
• Переход к бумажной форме возможен только до момента подачи заявления о переходе на ЭТК.

Что делать работодателю?

Подача сведений в СФР

Независимо от выбранной формы, работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности в ФСС в электронном виде. После приема, увольнения, перевода на другую должность и т.п. в фонд подается подраздел 1.1 формы ЕФС‑1.

Обязанности при смене работодателя

• Если работник сохраняет бумажную форму, это право переносится при смене работодателя.
• Если работник уже перешёл на ЭТК, новый работодатель обязан вести сведения в электронном виде.

Практические рекомендации

Для работника

• Если вы хотите перейти на ЭТК, подайте заявление в письменной форме;
• Если вы не хотите менять форму, не подавайте заявление.
• Помните, что после перехода на ЭТК возврат к бумажной невозможен.

Для работодателя

• Не требуйте от работника выбор способа ведения трудовой книжки.
• Обеспечьте своевременную подачу сведений в ФСС.
• Если работник сохраняет бумажную форму, храните её в соответствии с требованиями закона.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вернуть бумажную после перехода?

Нет. После выбора электронной трудовой книжки возврат к бумажной невозможен.

Что если работник не подал заявление?

Если заявление не подавалось, работнику сохраняется бумажная форма, и это право переносится при смене работодателя;

Переход от бумажной трудовой книжки к электронной – это не просто изменение формата, а юридически закреплённый процесс. Работник имеет право изменить свой выбор в любой момент до момента подачи заявления о переходе на ЭТК, но после этого возврат к бумажной форме невозможен. Работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности в ФСС в электронном виде, независимо от выбранной формы. Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов и юридических рисков.