Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — один из самых масштабных процессов в современном российском трудовом законодательстве. Формирование электронных сведений о стаже началось еще 1 января 2020 года в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ. К 2025–2026 годам этот процесс полностью завершился как система, однако для многих работников вопрос выбора между бумагой и цифрой по-прежнему актуален. В этой статье мы подробно разберем, как и когда выдается на руки бумажная трудовая книжка при переходе на электронную, какие записи необходимо сделать и кому этот формат положен по умолчанию.

Кому положена только электронная трудовая книжка?

Важно понимать ключевое правило реформы: отказ от электронной трудовой книжки для новых сотрудников невозможен. Законодательство четко разделяет работников по дате их первого трудоустройства:

• Если человек впервые устроился на работу после 1 января 2021 года (по другим данным — после 1 января 2022 года, когда правило стало абсолютно обязательным), трудовую книжку оформляют только в электронном варианте, без исключений. Бумажный документ им не заводится вовсе.
• Если работник имел стаж до начала реформы, у него есть право выбора. Он может сохранить старый бумажный формат, перейти полностью на электронный или вести оба варианта параллельно (если не написал заявление об отказе от бумажной книжки).

Как перейти на ЭТК, если вы ранее сохранили бумажную?

Работники, которые изначально выбрали ведение традиционной трудовой книжки на бумаге, могут в любой момент передумать. Переход на электронную трудовую книжку — дело добровольное, и инициировать его можно по желанию сотрудника.

Для этого необходимо:

1. Подать письменное заявление работодателю. В заявлении обязательно нужно отразить два ключевых момента: согласие на электронный формат и просьбу о выдаче бумажного документа на руки.
2. Дождаться оформления. Работодатель внесет изменения в электронную систему и подготовит бумажную книжку к выдаче.

Как правильно составить заявление?

При составлении заявления могут использоваться следующие формулировки:

• «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде»
• «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ»

Не забудьте! Обязательно добавьте в заявление фразу: «Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку». Это избавит от недопониманий с отделом кадров.

Сроки выдачи бумажной трудовой книжки

Одним из самых частых вопросов являеться: когда должны отдать документ на руки?

Согласно законодательству, после того как работник подает заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку не позднее трёх дней с момента получения этого заявления.

С момента выдачи документа на руки работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. Вся дальнейшая информация о трудовой деятельности сотрудника будет передаваться только в цифровом виде.

Пошаговый алгоритм действий для кадровика (и работника)

Переход на электронную трудовую книжку нужно оформить по всем правилам. Алгоритм действий при этом выглядит следующим образом:

1. Получение заявления от работника о переходе на ЭТК и выдаче бумажного документа.
2. Внесение записи в бумажную трудовую. Сотрудник отдела кадров должен сделать соответствующую запись о выборе работником электронной книжки.
3. Подписание записи. Сотрудник и руководитель расписываются в бумажной ТК под внесенной записью.
4. Выдача документа. Бумажная трудовая книжка отдается сотруднику на руки под роспись.
5. Отправка отчета. Работодатель подает форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 в Социальный фонд России (СФР), после чего фонд создает и актуализирует электронную трудовую книжку.

Пример записи о выдаче трудовой на руки сотруднику

В графе 3 раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки делается отметка о том, что сотрудник перешел на электронный формат. Пример записи может звучать так:

«Подана письменная информация о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (о переходе на электронную трудовую книжку). Трудовая книжка выдана на руки работнику».

Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

После перехода на цифровой формат информация о вашем стаже хранится в защищенной системе СФР; Проверить свои данные несложно:

• Через портал Госуслуг (в соответствующем разделе можно заказать выписку).
• На сайте Социального фонда России.
• Запросив у текущего работодателя форму СТД-Р — специальную выписку из электронных сведений.

Для пенсионеров, получающих доход от трудовой деятельности, переход на цифровой формат через портал Госуслуг значительно упрощает контроль над стажем и начислением пособий.

В 2026 году переход на электронные трудовые книжки проходит в индивидуальном порядке для тех, кто еще не сделал свой выбор. Если вы решили отказаться от бумажного варианта, помните о главном: вы имеете право получить свою трудовую книжку на руки в течение 3 дней после написания заявления. Храните её бережно, она остается подтверждением вашего стажа, накопленного до перехода на цифровой формат, в то время как все новые записи будут вестись исключительно в электронном виде.