В процессе работы в отделе кадров часто возникает вопрос: как и когда выдавать сотрудникам оригинал бумажной трудовой книжки, а также как оформить запрос на её временное использование для ксерокопирования. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на нормах Трудового кодекса РФ и практике консалтинговых компаний.
Правовая основа
Согласно ст. 64 ТК РФ, работник имеет право в любое время обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче оригинала трудовой книжки. При этом:
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления;
- Выдача может осуществляться в последний день работы, а при невозможности – в удобное для сотрудника время;
- Если сотрудник отказывается забирать книжку, работодатель обязан выдать её тем же сроком, но способом, согласованным с ним (почтой, курьером и т.п.).
Когда можно предоставить трудовую книжку на определённый срок?
Возможность выдать трудовую книжку временно (например, для ксерокопирования) возникает в следующих случаях:
- Сотрудник предоставил письменное заявление, в котором указывает цель использования (копирование, оформление документов и т.д.);
- Заявление подписано и содержит контактный телефон для согласования времени выдачи;
- Работодатель оформляет акт приёма‑передачи с отметкой о сроке возврата (обычно – до конца рабочего дня).
Пошаговая инструкция для HR‑специалиста
Получение заявления – сотрудник подаёт в отдел кадров письменный запрос, в котором указывает, что требуется ксерокопия его трудовой книжки.
Проверка полномочий – подтверждаем, что сотрудник действительно имеет право на выдачу оригинала (трудовой договор, приказ об увольнении и т.п.).
Оформление акта – составляем акт выдачи, в котором указываем:
- ФИО сотрудника;
- Номер и серия трудовой книжки;
- Срок выдачи (обычно – в тот же день или в течение 3‑х рабочих дней);
- Цель выдачи (копирование);
- Срок возврата (например, «до »).
Выдача документа – передаём книжку сотрудником под подпись в акте. При необходимости фиксируем фотоснимок или скан для подтверждения состояния.
Контроль возврата – через установленный срок проверяем, что книжка возвращена в целости и сохранности. При нарушении сроков оформляем акт о непредоставлении.
Что делать, если сотрудник отказывается брать книжку?
В случае, когда сотрудник отказывается получать трудовую книжку (например, в последний день работы), работодатель обязан:
- Своевременно (не позднее 3‑х рабочих дней) выслать её по указанному адресу;
- Указать в сопроводительном письме контактный телефон и адрес для получения;
- Сохранить подтверждение отправки (такой как квитанция почты или электронное письмо).
Если по истечении установленного срока книжка всё равно не получена, работодатель может считать, что документ выдан в соответствии с законом, а сотрудник обязан вернуть его в случае последующего обращения.
Последствия невыдачи трудовой книжки при увольнении
Согласно ст. 84.1 ТК РФ, если работодатель не выдал трудовую книжку в день увольнения, он обязан возместить сотруднику неполученный заработок за весь период задержки. Днём увольнения считается день фактической выдачи документа.
Таким образом, своевременная выдача – не только формальность, но и способ избежать финансовых обязательств.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли выдавать копию вместо оригинала? – Нет, оригинал должен быть выдан, однако копию можно оформить для внутреннего пользования.
- Сколько времени может находиться у сотрудника книжка для копирования? – Обычно – до конца рабочего дня, но срок может быть согласован в заявлении.
- Что делать, если сотрудник потерял книжку? – По закону работодатель обязан выдать дубликат, но только после подтверждения потери и подачи заявления.
- Можно ли наложить штраф за несвоевременный возврат? – Штрафы не предусмотрены, однако задержка может привести к возмещению заработка в случае увольнения.
Оформление запроса на временную выдачу трудовой книжки – процесс, требующий строгого соблюдения сроков и формальностей. Главное правило: работодатель обязан выдать оригинал в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления, а при отказе сотрудника – обеспечить доставку документа и зафиксировать факт выдачи. Соблюдение этих требований защищает компанию от возможных споров и финансовых потерь.
Для удобства сотрудников и контроля за процессом рекомендуется использовать шаблоны актов выдачи и систему электронного документооборота, где все этапы фиксируются автоматически.
Текущая дата: 10:04:23 ()