Трудовой книжкой (ТК) в России является основной документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работника. Её правильное оформление и своевременная выдача при увольнении, это не просто формальность, а важнейшее право работника и обязанность работодателя, регулируемая Трудовым кодексом РФ. Нарушение этих правил может привести к административной ответственности для компании и создаст проблемы для самого сотрудника при устройстве на новую работу.
В этой статье подробно разберем, как и когда нужно забирать трудовую книжку при увольнении, что делать, если вы её не получили, и какие документы ещё положены уволенному сотруднику.
Основное правило: сроки выдачи по закону
Ключевая норма содержится в части 4 статьи 77 Трудового кодекса РФ и пункте 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда № 589н):
Работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.
Таким образом, общий срок — день увольнения. Если сотрудник в этот день находится на рабочем месте (даже если это его последний рабочий день), он должен получить документ лично под подпись в журнале учёта движения ТК.
Что входит в «день увольнения»?
- Это последний рабочий день по трудовому договору.
- Если увольнение происходит из отпуска, днём увольнения считается последний день отпуска.
- Если сотрудник не выходил на работу в последний день (например, был больничным), днём увольнения считается дата, указанная в приказе об увольнении.
Алгоритм действий для работника в день увольнения
Чтобы процесс прошёл гладко, следуйте этому простому плану:
- Проверьте приказ об увольнении. Убедитесь, что в нём правильно указана дата увольнения и причина (например, «по собственному желанию», «в связи с истечением срока договора»).
- Обратитесь в отдел кадров (ОК) или к непосредственному руководителю. Вежливо напомните о необходимости получить трудовую книжку.
- Внимательно проверьте запись в трудовой книжке. Запись должна быть сделана на основании приказа и содержать:
- Дату увольнения (д.м.гггг).
- Номер записи по порядку (арабскими цифрами).
- Формулировку причины увольнения, дословно соответствующую тексту приказа (например, «Уволен по собственному желанию в связи с переходом на другую работу»).
- Подпись должностного лица ОК (обычно начальника отдела кадров) и печать организации.
- Поставьте свою подпись в графе «Работник» и в журнале учёта движения трудовых книжек (форма Т-2 или аналогичная).
- Получите копию приказа об увольнении (если не получали ранее) и расчётный листок с подробной ведомстью всех выплат и удержаний.
Если вы не получили трудовую книжку в день увольнения
Ситуации бывают разные: вы могли быть в отпуске, больничном, или просто не вспомнили об этом в суматохе. Закон защищает ваши права.
Ваши действия:
- Напишите письменное заявление (обращение) на имя руководителя организации или в отдел кадров с просьбой выдать трудовую книжку. В заявлении укажите:
- Свои ФИО, должность, дату увольнения.
- Контакты для связи (телефон, адрес).
- Вариант получения: лично или заказным письмом с уведомлением (это важно для фиксации факта).
- Работодатель обязан выдать ТК не позднее 3 рабочих дней со дня вашего обращения (ч. 4 ст. 77 ТК РФ).
- Если и это не помогло, обращайтесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для принудительного исполнения.
Что должен сделать работодатель, если сотрудник не явился?
Если вы не пришли за ТК в день увольнения, кадровики не могут просто оставить её себе. Они обязаны:
- Направить вам письменное уведомление (на бланке организации) с требованием явиться за документами в определённый срок (обычно 3-5 дней).
- В уведомлении обязательно указать возможность получения документов по почте за счёт отправителя (работодателя).
- Приложить копию приказа об увольнении.
- Если и после уведомления вы не отреагировали, работодатель вправе отправить ТК заказным письмом с уведомлением по вашему адресу, указанному в личной карточке (форма Т-2). С этого момента обязанность по хранению ТК переходит к вам.
Особенности выдачи электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года в России действует система ЭТК. Порядок немного отличается:
- Если вы дали согласие на ЭТК, то бумажная книжка не выдается. Вместо неё вам на портал Госуслуг загружают электронную запись об увольнении.
- Работодатель обязан направить вам уведомление о размещении записи в ЭТК в день увольнения.
- Вы можете в любой момент распечатать выписку из ЭТК на бланке установленной формы (форма СТД-Р), которая будет иметь юридическую силу.
- Если вы отказываетесь от ЭТК, работодатель обязан выдать вам традиционную бумажную трудовую книжку в день увольнения.
Какие ещё документы положены при увольнении?
Трудовая книжка — не единственный документ. В день увольнения или по вашему заявлению вы должны получить:
- Копию приказа об увольнении (на основании ст. 74 ТК РФ).
- Расчётный листок с детализацией всех начислений и удержаний.
- Справку о сумме заработка за 2 календарных года, предшествующих году увольнения (форма СЗВ-ТД), для оформления пособия.
- Выписку из индивидуального лицевого счёта (форма СЗИ-ЛС) из ПФР.
- Справку 2-НДФЛ за текущий год.
- При увольнении по собственному желанию — справку о среднем заработке (для расчёта выходного пособия, если оно предусмотрено).
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Неправильная формулировка причины увольнения в ТК. | Может привести к проблемам при оформлении пособия или трудоустройстве. | Запросить копию приказа и сверить запись в ТК с текстом приказа дословно. |
| Отсутствие даты или подписи в ТК. | Запись считается недействительной. | Проверить все реквизиты: дата, подпись, печать. |
| Выдача ТК без отметки в журнале учёта Т-2. | Работодатель не может доказать факт выдачи, что создаёт риски для обеих сторон. | Обязательно поставить свою подпись в журнале, получив от кадровика свою подпись в ТК. |
| Хранение ТК работодателем после увольнения. | Нарушение закона. За это предусмотрен штраф (ст. 5.27 КоАП РФ). | Требовать выдачу в день увольнения. Если не дали — писать заявление. |
Краткий чек-лист для работника
В день увольнения:
- Получить копию приказа об увольнении.
- Получить расчётный листок.
- Получить трудовую книжку с корректной записью.
- Поставить подпись в ТК и в журнале учёта Т-2.
Если не получили в день увольнения:
- Написать письменное заявление с просьбой выдать ТК (с указанием варианта получения).
- Ждать не более 3 рабочих дней.
- При игнорировании — жаловаться в ГИТ или суд.
Трудовая книжка — ваш ценный актив. Её необходимо получить в день увольнения, тщательно проверив запись. Если этого не произошло, действуйте быстро: пишите заявление, фиксируйте всё. Помните, что работодатель не имеет права удерживать ваш документ. Соблюдение этих простых правил защитит ваши трудовые права и избавит от лишних хлопот в будущем.
Статья составлена на основе актуальных норм Трудового кодекса РФ и официальных разъяснений контролирующих органов. Информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с юристом;