Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. Внесение в неё записей строго регламентировано Трудовым кодексом РФ и Порядком ведения трудовых книжек. Одним из частых вопросов кадровиков и работников является вопрос: как и нужно ли вообще отражать в трудовой книжке факт временного перевода?
Общее правило: временные переводы не отражаются
Согласно части 4 статьи 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- работе, которую выполняет работник;
- постоянных переводах на другую работу;
- увольнении и его основаниях;
- награждениях.
Ключевое слово здесь, «постоянных». Это прямо означает, что временный перевод (в т.ч. на другую должность, в другое структурное подразделение или к другому работодателю) не является основанием для внесения записи в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
Это правило закреплено в Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ). Таким образом, если сотрудник был временно переведён, например, на период отпуска основного работника или для замещения вакансии, никакой записи в бумажную или электронную трудовую книжку вносить не нужно.
Исключение: когда временный перевод становится постоянным
Ситуация меняется, если после временного перевода стороны (работник и работодатель) принимают решение о его превращении в постоянный. Это происходит, например, когда:
- Истекает срок временного перевода, но работник продолжает работать на новой должности, и работодатель не возражает.
- Между сторонами заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором временный перевод оформляется как постоянный.
В этом случае факт перевода теряет признак «временности» и подпадает под требование закона об отражении постоянного перевода.
Как оформить запись о превращении временного перевода в постоянный?
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (в бумажной книжке — на первой странице после ьного листа). Порядок заполнения следующий:
- Графа 1 (№ п/п): Указывается порядковый номер записи (следующий после предыдущей записи о работе).
- Графа 2 (Дата приема, перевода): Ставится дата фактического начала исполнения обязанностей по временному переводу (то есть та дата, с которой сотрудник реально начал работать на новой должности в первый раз).
- Графа 3 (Наименование организации, структурного подразделения): Указывается полное наименование организации и, если есть, структурного подразделения (отдела, управления), в которое сотрудник перешёл на постоянной основе.
- Графа 4 (Должность, специальность, профессия): Указывается название новой должности, специальности или профессии в соответствии со штатным расписанием.
- Графа 5 (Основание): Указывается основание для внесения записи. Это может быть:
- Приказ (распоряжение) о переводе с указанием его номера и даты (как первоначального временного, так и последующего о превращении в постоянный).
- Дополнительное соглашение к трудовому договору.
Важно: В графе «Подпись» ставится подпись уполномоченного лица кадровой службы (обычно кадровика или руководителя).
Пример записи (в текстовом виде):
1 | | ООО «Ромашка», Отдел маркетинга | Специалист по цифровому маркетингу | На основании приказа № 125-к от и доп. соглашения к трудовому договору от
Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если работник имеет электронную трудовую книжку (ЭТК), правила аналогичны:
- Сведения о временном переводе в ЭТК не вносятся.
- Сведения о постоянном переводе (включая случай превращения временного в постоянный) вносятся в раздел «Сведения о трудовой деятельности» в соответствии с теми же правилами, что и в бумажный вариант.
Типичные ошибки и их последствия
Неправильное оформление трудовой книжки может привести к проблемам:
- Ненужная запись о временном переводе: Создаёт путаницу в стаже и истории работы. При увольнении с основной должности может возникнуть вопрос, с какой даты считать стаж на новой.
- Отсутствие записи о превратившемся в постоянный переводе: Трудовая книжка не будет отражать реальный трудовой стаж на последней должности. Это может повлиять на расчёт пенсии, предоставление льгот, требование к стажу при увольнении по сокращению и т.д.
- Неправильная дата в записи: Указание даты приказа о превращении перевода, а не даты фактического начала временного перевода, исказит непрерывность стажа.
Пошаговая инструкция для кадровика
- Определите характер перевода. Имеет ли он временный или постоянный характер? Это следует из приказа, дополнительного соглашения или фактических обстоятельств (продолжение работы после срока).
- Если перевод временный, никакой записи в трудовую книжку не вносите. Достаточно оформить приказ (распоряжение) и дополнительное соглашение, если срок перевода более одного месяца.
- Если временный перевод стал постоянным — подготовьте приказ (или дополнительное соглашение) о признании перевода постоянным.
- Внесите запись в раздел «Сведения о работе». Укажите дату фактического начала временного перевода, новое наименование организации/подразделения и новую должность. В основание укажите оба документа: первоначальный приказ о временном переводе и приказ/соглашение о его превращении в постоянный.
- Оформите запись правильно: порядковый номер, дата, наименование, должность, основание, подпись.
- Заверьте запись. В бумажной книжке, подписью и печатью. В ЭТК — электронной подписью уполномоченного лица;
Главный вывод: Временный перевод сам по себе не отражается в трудовой книжке. Запись вноситься только тогда, когда такой перевод приобретает постоянный характер. При этом датой перевода для записи считается дата фактического начала работы на новой должности в рамках первоначального временного перевода.
Всегда сверяйтесь с действующими редакциями Трудового кодекса РФ и Порядка ведения трудовых книжек. При сложных или спорных ситуациях рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и кадровых практик по состоянию на 2026 год.