Индивидуальный предприниматель (ИП), принимающий на работу сотрудника, обязан вести его трудовую книжку. Однако с 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), что вносит изменения в привычные процедуры. Эта статья объясняет, как ИП должен действовать при приеме на работу в современных условиях, какие документы запрашивать и как оформлять записи.

Ключевые изменения: приоритет электронной формы

Согласно законодательству, с 1 января 2021 года для впервые устраивающихся на работу бумажная трудовая книжка не оформляется. Вместо этого им сразу заводится электронная трудовая книжка (ЭТК) в системе Пенсионного фонда России (ПФР). Это правило действует и в 2025-2026 годах.

Что должен сделать ИП-работодатель при приеме на работу?

Определить формат трудовой книжки у соискателя

При приеме на работу ИП должен выяснить, какая трудовая книжка у кандидата:

• Бумажная — традиционная книжка в твердом переплете.
• Электронная — сведения о работе хранятся в базе ПФР. Физический носитель отсутствует.
• Отсутствует — человек устраивается впервые (для него ЭТК создается автоматически).

Запросить необходимые документы

Независимо от формата, при приеме на работу ИП вправе запросить у сотрудника:

• Паспорт гражданина РФ.
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
• Документы об образовании (если работа требует специальной подготовки).

Для владельца электронной трудовой книжки вместо бумажного документа ИП должен запросить:

• СНИЛС (это ключевой идентификатор в системе ЭТК).
• Выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р или СТД-СФР).

Эта выписка подтверждает предыдущий стаж и может быть получена сотрудником через Госуслуги, в отделении ПФР или МФЦ.

Оформить запись о приеме на работу

Действия ИП зависят от формата:

1. Если у сотрудника БУМАЖНАЯ трудовая книжка:
   • ИП (или уполномоченный представитель) ставит в ней запись о приеме на работу, подписывает и скрепляет печатью организации (если она есть).
   • Книжка хранится у работодателя (ИП) и возвращается сотруднику только при увольнении.
2. Если у сотрудника ЭЛЕКТРОННАЯ трудовая книжка (или он устраивается впервые):
   • Бумажную запись не делают.
   • ИП обязан в течение 3 рабочих дней с даты приема на работу отправить сведения о приеме (дата, основание, наименование организации, должность) в ПФР через систему Электронный документооборот (ЭДО) или личный кабинет на сайте ПФР.
   • Для этого ИП должен быть подключен к соответствующим сервисам (часто это делает бухгалтер или кадровик на аутсорсе).

Что, если сотрудник отказался от электронной формы?

Если работник, имеющий право на ведение бумажной книжки (то есть не впервые устраивающийся), настаивает на бумажном носителе, ИП обязан:

• Оформить ему бумажную трудовую книжку.
• Вести ее по общим правилам, хранить у себя.
• При этом сведения о работе также передавать в ПФР для ведения ЭТК (двойное ведение).

Но если сотрудник впервые устраивается, он не имеет права требовать бумажную книжку, для него сразу создается только электронная.

Практические шаги для ИП: краткая инструкция

1. В первый день работы попросите у сотрудника паспорт, СНИЛС и, если есть, выписку из ЭТК (СТД-Р).
2. Определите формат: если бумажная — сделайте запись в ней. Если электронная — подготовьте данные для передачи в ПФР.
3. Передайте сведения в ПФР в течение 3 рабочих дней (для ЭТК).
4. Сохраните копию выписки из ЭТК (если сотрудник ее предоставил) в личное дело — она может понадобиться для проверок или при увольнении.
5. При увольнении действуйте аналогично: для бумажной книжки — делаете запись и выдается на руки. Для электронной — отправляете сведения об увольнении в ПФР.

Где и как посмотреть сведения из ЭТК?

ИП как работодатель может проверить данные в ЭТК сотрудника через:

• Личный кабинет на сайте ПФР (при наличии квалифицированной электронной подписи).
• Системы ЭДО, через которые передаются сведения;

Сам сотрудник может получить выписку через Госуслуги, ПФР или МФЦ.

• Будьте готовы к работе с ЭТК. Даже если у вас есть бумажная книжка сотрудника, сведения о его работе должны передаваться в ПФР.
• Уточняйте статус соискателя. Спросите, впервые ли он устраивается на работу. Это ключевой вопрос.
• Используйте СНИЛС как основной идентификатор. Все операции с ЭТК привязаны к этому номеру.
• Организуйте процесс передачи данных в ПФР. Если вы не умеете делать это самостоятельно, найдите бухгалтера или сервис, который поможет.
• Храните документы. Бумажную книжку — до увольнения. Выписки из ЭТК и копии приказов — в личных делах в течение установленного срока (75 лет).

Следование этим правилам поможет ИП избежать ошибок при оформлении кадровых документов и обеспечит правовую защиту как для работодателя, так и для сотрудника в условиях перехода на цифровые трудовые книжки.